Demande de Proposition: Logiciel de gestion des admissions et des inscriptions

Demande de proposition: Solution logicielle de gestion des admissions et des inscriptions

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Exigences techniques
4. Exigences fonctionnelles
5. Fonctionnalités basées sur l’IA
6. Exigences en matière de mise en œuvre et de soutien
7. Qualifications des fournisseurs
8. Critères d’évaluation
9. Lignes directrices pour la soumission
10. Chronologie

1. Introduction et contexte

[Nom de l’organisation] sollicite des propositions pour une solution logicielle complète de gestion des admissions et des inscriptions conçue pour rationaliser et améliorer l’ensemble de notre processus d’admission et d’inscription des étudiants. Ce système servira de pierre angulaire à notre initiative de transformation numérique en matière de recrutement des étudiants, d’admission et de gestion des inscriptions.

1.1 Environnement actuel

[Décrivez votre processus actuel d’admission et d’inscription, les systèmes utilisés et les principaux défis à relever].

1.2 Objectifs du projet

• Moderniser et automatiser le processus d’admission et d’inscription
• Améliorer l’expérience et l’engagement des candidats
• Améliorer l’efficacité opérationnelle du traitement des demandes
• Permettre une prise de décision fondée sur les données dans la gestion des inscriptions
• Assurer une intégration transparente avec les systèmes existants

2. Objectifs du projet

2.1 Objectifs principaux

• Mettre en œuvre une solution moderne et évolutive de gestion des admissions
• Rationaliser l’ensemble du processus de candidature et d’inscription
• Améliorer la communication avec les étudiants potentiels
• Améliorer les capacités d’analyse des données et d’établissement de rapports
• Veiller au respect de la réglementation en matière d’éducation
• Optimiser l’utilisation des ressources

2.2 Critères de réussite

• Réduction du temps de traitement des demandes
• Augmentation du taux d’achèvement des demandes
• Amélioration de la satisfaction des candidats
• Amélioration de la productivité du personnel
• Amélioration de la précision et de l’accessibilité des données
• Intégration réussie du système

3. Exigences techniques

3.1 Sécurité des données et conformité

• Respect de la FERPA
• Cryptage des données au repos et en transit
• Contrôles d’accès granulaires
• Audits de sécurité réguliers
• Pistes d’audit complètes
• Politiques de conservation des données
• Procédures de réponse aux incidents de sécurité

3.2 Capacités d’intégration

• Systèmes d’information sur les étudiants (SIS)
• Systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS)
• Outils de gestion de la relation client (CRM)
• Systèmes de gestion des aides financières
• Plateformes de gestion des anciens élèves
• Systèmes d’authentification de tiers
• Systèmes de traitement des paiements

3.3 Évolutivité et performances

• Capacité à gérer des volumes de données et des charges d’utilisateurs croissants
• Mesures du temps de réponse pour diverses opérations
• Capacités d’équilibrage de la charge
• Outils de contrôle des performances
• Fonctions de planification des capacités
• Traitement des périodes de pointe
• Optimisation des ressources

3.4 Sauvegarde et récupération des données

• Procédures de sauvegarde automatisées
• Plan de reprise après sinistre
• Options de récupération ponctuelle
• Politiques de conservation des données
• Procédures de vérification des sauvegardes
• Objectifs en matière de délai de récupération
• Fonctions de continuité des activités

3.5 API et extensibilité

• API bien documentées pour les intégrations personnalisées
• Prise en charge de plugins ou d’extensions de tiers
• Prise en charge des versions de l’API
• Documentation pour les développeurs
• Outils de test d’intégration
• Support de flux de travail personnalisé
• Capacités des webhooks

4. Exigences fonctionnelles

4.1 Traitement des demandes

Conseil : un traitement efficace des demandes nécessite un système robuste capable de traiter divers types de demandes, de prendre en charge plusieurs formats de documents, de maintenir l’intégrité des données et d’offrir une expérience transparente aux demandeurs et aux administrateurs, tout en garantissant la sécurité et la conformité tout au long du processus.

4.2 Suivi des candidats

Conseil : Un système de suivi complet doit combiner des capacités de suivi en temps réel, des mises à jour automatisées de l’état d’avancement et des analyses détaillées pour fournir des informations sur l’entonnoir d’admission tout en permettant une intervention proactive et une prise de décision stratégique tout au long du cycle de vie de la demande.

4.3 Outils de communication

Conseil : les outils de communication modernes pour les admissions doivent permettre une approche multicanal, des messages personnalisés et des flux de travail automatisés, tout en maintenant la cohérence entre tous les points de contact et en fournissant des analyses détaillées de l’engagement pour une amélioration continue.

4.4 Planification et gestion des événements

Conseil : les systèmes de gestion d’événements doivent gérer efficacement plusieurs types d’événements, prendre en charge la programmation individuelle et collective, s’intégrer aux calendriers existants et offrir des capacités complètes de suivi et de reporting tout en restant flexibles pour les changements de dernière minute.

4.5 La maturation des prospects

Conseil : une maturation efficace des prospects nécessite une automatisation sophistiquée combinée à des stratégies d’engagement personnalisées, une segmentation intelligente et une diffusion de contenu dynamique pour guider les prospects dans l’entonnoir d’admission tout en maintenant des liens significatifs.

4.6 Prise de décision

Conseil : le processus décisionnel doit combiner des outils d’évaluation automatisés et des capacités d’examen manuel flexibles, afin de garantir une application cohérente des critères d’admission tout en prenant en charge le traitement par lots et en maintenant la conformité avec les politiques institutionnelles.

4.7 Analyses et rapports

Conseil : Les capacités d’analyse doivent fournir des informations complètes sur tous les aspects du processus d’admission, en combinant les tendances historiques et la modélisation prédictive pour soutenir les décisions fondées sur des données, tout en offrant des tableaux de bord personnalisables et des fonctions de reporting automatisées.

4.8 Capacités d’intégration

Conseil : les cadres d’intégration doivent permettre un flux de données transparent entre les systèmes, offrir des capacités API robustes et maintenir l’intégrité des données tout en offrant des options flexibles pour la synchronisation en temps réel et le traitement par lots à travers l’écosystème technologique.

4.9 Accessibilité mobile

Conseil : les solutions mobiles doivent offrir une expérience entièrement réactive sur tous les appareils, en maintenant la parité des fonctionnalités avec les versions de bureau tout en garantissant la sécurité sur et en offrant des capacités hors ligne pour les fonctions clés du processus de gestion des admissions.

4.10 Formulaires et gestion des documents

Conseil : Les systèmes de gestion des documents doivent prendre en charge divers types de fichiers, offrir de solides capacités de recherche et assurer le contrôle des versions tout en garantissant un accès sécurisé et le respect des politiques de conservation tout au long du processus de cycle de vie des documents.

5. Fonctionnalités basées sur l’IA

5.1 Planification intelligente des degrés

Conseil : La planification des diplômes pilotée par l’IA doit combiner les données historiques sur la réussite des étudiants avec les exigences académiques actuelles et les tendances professionnelles pour créer des parcours éducatifs personnalisés tout en s’adaptant à l’évolution des objectifs des étudiants et des demandes du marché.

5.2 Générateur de compétences

Conseil : le système d’analyse des compétences doit traduire avec précision les acquis académiques en compétences pertinentes pour l’industrie, en alignant les cours sur les demandes actuelles du marché tout en fournissant des informations exploitables pour le développement de carrière et la planification du programme d’études.

5.3 Actions de recrutement et d’admission des copilotes d’Einstein

Conseil : le copilote d’IA doit fournir des réponses cohérentes et adaptées au contexte tout en apprenant continuellement des interactions afin d’améliorer la précision et la personnalisation des communications avec les étudiants dans tous les processus de recrutement et d’admission.

5.4 Générateur de questions intelligent

Conseil : le système de génération de questions doit s’adapter au profil et aux réponses de chaque étudiant, afin de créer des parcours d’évaluation personnalisés tout en maintenant la rigueur académique et en fournissant des informations précieuses aux conseillers et aux étudiants tout au long du processus d’admission.

5.5 Évaluation des essais pilotée par l’IA

Conseil : les algorithmes d’évaluation des dissertations doivent évaluer plusieurs aspects, notamment la pertinence du contenu, la qualité de la rédaction et l’originalité, tout en fournissant des commentaires constructifs et en respectant les normes institutionnelles d’évaluation des dissertations pour les admissions.

5.6 L’analyse des sentiments dans les essais

Conseil : les outils d’analyse des sentiments doivent évaluer le ton émotionnel et le contexte culturel tout en restant sensibles aux diverses perspectives et en fournissant des informations sur les attitudes et les styles de communication des candidats tout au long de leur dossier de candidature.

5.7 Détection de modèles et d’anomalies

Conseil : Les systèmes de détection doivent identifier à la fois les modèles positifs et les problèmes potentiels dans les candidatures, en utilisant des algorithmes avancés pour signaler les incohérences tout en maintenant l’exactitude et en fournissant des informations exploitables pour l’examen par le personnel chargé des admissions.

5.8 Analyse prédictive

Conseil : Les modèles prédictifs doivent s’appuyer sur les données historiques et les tendances actuelles pour prévoir les schémas d’inscription et la réussite des étudiants, afin de fournir des informations exploitables pour la planification stratégique tout en s’adaptant à l’évolution des conditions du marché.

5.9 Robot conversationnel de l’IA

Conseil : le robot d’intelligence artificielle doit fournir des réponses précises et pertinentes en fonction du contexte, tout en maintenant un flux de conversation naturel et en apprenant continuellement des interactions afin d’améliorer la qualité du service et les indicateurs de satisfaction des utilisateurs.

5.10 Génération de rapports assistée par l’IA

Conseil : Les systèmes de génération de rapports doivent combiner l’analyse des données et le traitement du langage naturel pour créer des rapports clairs et exploitables qui facilitent la prise de décision à tous les niveaux de l’organisation, tout en préservant la cohérence et la précision.

6. Exigences en matière de mise en œuvre et de soutien

6.1 Services de mise en œuvre

• Gestion de projet
• Assistance à la migration des données
• Configuration du système
• Soutien à l’intégration
• Essais et validation
• Tests d’acceptation par l’utilisateur
• Déploiement de la production
• Soutien post-déploiement

6.2 Exigences en matière de formation

• Formation des utilisateurs administratifs
• Formation des utilisateurs finaux
• Documentation sur la formation
• Accès à la base de connaissances
• Ressources de formation continue
• Programmes de formation des formateurs
• Tutoriels vidéo
• Système d’aide en ligne

6.3 Services d’appui

• Assistance technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Accords de niveau de service
• Système de suivi des dossiers
• Entretien régulier
• Mises à jour du système
• Aide d’urgence
• Procédures d’escalade
• Contrôle des performances

7. Qualifications des fournisseurs

7.1 Profil de l’entreprise

• Années d’activité
• Données relatives à la stabilité financière
• Mises en œuvre similaires
• Références des clients
• Qualifications de l’équipe
• Certifications industrielles
• Capacités de développement
• Infrastructure de soutien

7.2 Expertise technique

• Expérience dans l’enseignement supérieur
• Capacités en matière d’IA/ML
• Expérience d’intégration
• Certifications de sécurité
• Feuille de route pour le développement
• Expérience en matière d’innovation
• Qualifications du personnel technique
• L’écosystème des partenaires

8. Critères d’évaluation

8.1 Solution technique (40%)

• Complétude des caractéristiques
• Architecture technique
• Capacités d’intégration
• Fonctionnalité de l’IA
• Mesures de sécurité
• Mesures de performance
• Potentiel d’extensibilité
• Capacités mobiles

8.2 Approche de la mise en œuvre (25%)

• Méthodologie du projet
• Faisabilité du calendrier
• Allocation des ressources
• Gestion des risques
• Gestion du changement
• Approche de la formation
• Stratégie d’essai
• Assurance qualité

8.3 Qualifications des fournisseurs (20%)

• Expérience dans l’industrie
• Expertise technique
• Références des clients
• Capacités de soutien
• Stabilité financière
• Potentiel d’innovation
• Qualifications de l’équipe
• Réseau de partenariat

8.4 Coût (15%)

• Coût total de possession
• Structure des prix
• Rapport qualité-prix
• Coûts optionnels
• Conditions de paiement
• Frais de maintenance
• Coûts de formation
• Coûts de soutien

9. Lignes directrices pour la soumission

9.1 Format de la proposition

• Résumé
• Solution technique
• Approche de la mise en œuvre
• Équipe et qualifications
• Tarification
• Références
• Exemple de documentation
• Calendrier du projet

9.2 Documentation requise

• Spécifications techniques détaillées
• Calendrier de mise en œuvre
• Plan de formation
• Procédures de soutien
• Documentation sur la sécurité
• Exemples de rapports
• Références des clients
• États financiers

10. Calendrier

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
• Décision de sélection : [Date]
• Lancement du projet : [Date]
• Début de la mise en œuvre : [Date]
• Objectif de mise en service : [Date]

Informations sur le contact

Pour toute question ou soumission de proposition :

[Nom du contact] [Titre] [Organisation] [Courriel] [Téléphone]