Demande de Proposition: Logiciel de gestion de projets d’investissement

Demande de proposition : Solution logicielle pour la gestion des projets d’investissement

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Exigences techniques
3. Exigences fonctionnelles
4. IA et fonctionnalités avancées
5. Qualifications des fournisseurs
6. Critères d’évaluation
7. Lignes directrices pour la soumission
8. Calendrier et informations de contact

1. Introduction et contexte

1.1 Vue d’ensemble de l’organisation

[Nom de l’entreprise] lance un appel d’offres pour une solution complète de logiciel de gestion de projets d’investissement (CPMS) afin d’améliorer ses capacités de gestion de projets. Le présent appel d’offres décrit nos besoins en matière de système robuste qui permettra de gérer le cycle de vie des projets à grande échelle et à forte intensité de capital au sein de notre organisation.

1.2 Historique de l’organisation

• Secteur d’activité : [Votre secteur d’activité]
• Nombre d’utilisateurs nécessitant un accès : [X]
• Nombre de projets simultanés généralement gérés : [X]
• Valeur moyenne du portefeuille de projets : [X]

1.3 Environnement actuel

• Outils de gestion de projet existants : [Énumérer les outils actuels]
• Systèmes nécessitant une intégration : [Énumérer les systèmes]
• Défis actuels : [Énumérer les principaux défis]

1.4 Objectifs du projet

Les principaux objectifs de la mise en œuvre d’une nouvelle solution logicielle de gestion des projets d’investissement sont les suivants :

1. Permettre une gestion complète des projets et des portefeuilles
2. Améliorer les processus de planification et de budgétisation des investissements
3. Améliorer la gestion des coûts et le suivi financier
4. Optimiser l’allocation et l’utilisation des ressources
5. Renforcer les processus de gestion des risques et de conformité

1.5 Principaux indicateurs de réussite

• Amélioration du délai de livraison du projet de [X]%.
• Réduction des dépassements de coûts du projet de [X]%.
• Amélioration de l’utilisation des ressources de [X]%.
• Augmentation de la visibilité du portefeuille de [X]%

2. Exigences techniques

2.1 Architecture et infrastructure du système

2.1.1 Architecture du système global

• Architecture évolutive permettant la réalisation de projets à grande échelle
• Fonctionnalités multi-locataires pour un déploiement à l’échelle de l’entreprise
• Haute disponibilité (99,9 % de temps de fonctionnement au minimum)
• Prise en charge des architectures distribuées
• Présence de centres de données dans le monde entier
• Support multigéographique
• Capacités régionales de mise en conformité

2.1.2 Optimisation des performances

• Capacités d’équilibrage de la charge
• Intégration des réseaux de diffusion de contenu
• Optimisation de la bande passante pour les fichiers volumineux
• Mécanismes de mise en cache intelligents
• Optimisation des ressources
• Gestion du trafic

2.1.3 Sauvegarde et récupération

• Systèmes de sauvegarde automatisés
• Capacités de récupération à un moment donné
• Redondance géographique
• Vérification et test des sauvegardes
• Objectifs de temps de récupération (RTO)
• Objectifs du point de récupération (RPO)
• Fonctions de continuité des activités

2.2 Exigences en matière d’intégration

2.2.1 Intégration du système

• Disponibilité de l’API REST
• Documentation complète de l’API
• Protocoles d’intégration standard
• Capacités d’intégration personnalisées
• Prise en charge du traitement par lots
• Synchronisation des données en temps réel

2.2.2 Intégration de tiers

• Intégration du système ERP
• Intégration des logiciels de comptabilité
• Intégration des systèmes de ressources humaines
• Systèmes de gestion des documents
• Systèmes de courrier électronique et de calendrier
• Gestion des appareils mobiles
• Modélisation des données du bâtiment (BIM)

2.3 Exigences en matière de sécurité

2.3.1 Contrôle d’accès

• Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC)
• Authentification multifactorielle
• Capacité d’authentification unique (SSO)
• Restrictions d’accès basées sur l’IP
• Gestion des sessions
• Application de la politique en matière de mots de passe

2.3.2 Sécurité des données

• Cryptage de bout en bout
• Cryptage des données au repos
• Cryptage des données en transit
• Système de gestion des clés
• Capacités de masquage des données
• Protocoles de transfert de fichiers sécurisés

2.3.3 Conformité

• Conformité SOC 2
• Certification ISO 27001
• Caractéristiques de conformité au GDPR
• Conformité spécifique à l’industrie
• Audits de sécurité réguliers
• Outils de rapport de conformité

2.4 Exigences de performance

2.4.1 Performance du système

• Prise en charge de [X] utilisateurs simultanés
• Temps de réponse maximal de [X] secondes
• Temps de chargement de la page inférieur à [X] secondes
• Génération d’un rapport dans les [X] secondes
• Résultats de la recherche dans les [X] secondes
• Temps de réponse de l’API inférieur à [X] ms

2.4.2 Évolutivité

• Capacité de mise à l’échelle horizontale
• Soutien à la mise à l’échelle verticale
• Fonctions de mise à l’échelle automatique
• Équilibrage de la charge
• Contrôle des performances
• Optimisation des ressources

2.5 Exigences en matière d’interface utilisateur

2.5.1 Interface générale

• Navigation intuitive
• Modèles de conception cohérents
• Conception adaptée
• Tableaux de bord personnalisables
• Respect de l’accessibilité
• Prise en charge multilingue

2.5.2 Interface mobile

• Applications mobiles natives
• Conception de sites web réactifs
• Capacités hors ligne
• Notifications push
• Interface tactile optimisée
• Synchronisation des données mobiles

3. Exigences fonctionnelles

3.1 Gestion de projet et de portefeuille

Conseil : Concentrez-vous sur l’évaluation de la fluidité avec laquelle la solution gère plusieurs projets simultanément tout en fournissant des informations et des contrôles clairs au niveau du portefeuille. Recherchez des fonctionnalités qui prennent en charge à la fois la gestion de haut niveau du portefeuille et l’exécution détaillée des projets.

3.2 Planification et budgétisation du capital

Conseil : évaluez la capacité du système à gérer des flux financiers complexes, en vous concentrant sur les processus d’approbation et la précision des outils de budgétisation. Examinez dans quelle mesure le système intègre la planification financière à l’exécution du projet.

3.3 Gestion des coûts et suivi financier

Conseil : Recherchez de solides capacités de suivi des coûts en temps réel et une intégration transparente avec les systèmes comptables. La solution doit offrir une visibilité claire des performances financières à toutes les phases du projet.

3.4 Gestion des ressources

Conseil : Évaluez l’efficacité avec laquelle le système optimise l’allocation des ressources entre les projets tout en maintenant une visibilité claire des compétences et de la disponibilité. Concentrez-vous sur les outils qui soutiennent les décisions stratégiques et tactiques en matière de ressources.

3.5 Gestion des risques

Conseil : Concentrez-vous sur la capacité du système à identifier, évaluer et suivre les risques tout au long du cycle de vie du projet. Recherchez des fonctions d’alerte proactives et des capacités complètes de suivi des mesures d’atténuation.

3.6 Gestion des documents

Conseil : évaluez la capacité du système à gérer des flux de documents complexes tout en maintenant le contrôle des versions et la sécurité. Examinez les possibilités d’intégration avec les systèmes de gestion documentaire existants.

3.7 Gestion des achats et des contrats

Conseil : Évaluez les capacités du système à gérer l’ensemble du cycle d’approvisionnement, de la sélection du fournisseur à la clôture du contrat. Concentrez-vous sur les fonctions d’automatisation qui rationalisent les processus d’approvisionnement tout en maintenant la conformité.

3.8 Gestion des ordres de travail

Conseil : Recherchez des fonctionnalités qui permettent de créer, de suivre et de clôturer efficacement les ordres de travail tout en s’intégrant aux systèmes de gestion des ressources et de planification. Tenez compte des exigences en matière de flux de travail propres à votre secteur d’activité.

3.9 Rapports et analyses

Conseil : évaluez la profondeur et la flexibilité des outils de reporting, en vous concentrant sur les capacités en temps réel et les options de personnalisation. Examinez dans quelle mesure les analyses soutiennent la prise de décision stratégique.

3.10 Collaboration et communication

Conseil : Privilégiez les outils qui facilitent une collaboration efficace au sein de l’équipe tout en préservant le contexte et la documentation du projet. Examinez dans quelle mesure les fonctionnalités permettent la communication avec les parties prenantes internes et externes.

3.11 Gestion de la conformité et de la réglementation

Conseil : évaluez l’efficacité avec laquelle le système contribue à maintenir la conformité avec les réglementations sectorielles tout en fournissant des pistes d’audit et une documentation claires. Tenez compte de la flexibilité nécessaire pour vous adapter à l’évolution des exigences réglementaires.

4. Fonctionnalités de l’IA et fonctionnalités avancées

4.1 L’analyse prédictive alimentée par l’IA

Conseil : évaluez la manière dont l’IA améliore les capacités de prévision des projets et d’évaluation des risques. Recherchez des fonctionnalités qui démontrent une valeur évidente dans les processus de prise de décision grâce à des informations basées sur des données.

4.2 Traitement du langage naturel

Conseil : Concentrez-vous sur la manière dont les fonctions NLP améliorent l’efficacité de la documentation et de la communication. Tenez compte de la précision et de l’utilité des capacités de génération et d’analyse de contenu automatisées.

4.3 Optimisation des ressources pilotée par l’IA

Conseil : évaluez la manière dont l’IA améliore les décisions d’affectation des ressources et leur utilisation. Recherchez des caractéristiques qui démontrent des améliorations mesurables de l’efficacité des ressources et des résultats des projets.

4.4 Programmation automatisée et gestion des tâches

Conseil : Concentrez-vous sur la manière dont l’IA améliore l’optimisation du calendrier et la hiérarchisation des tâches. Prenez en compte la capacité du système à s’adapter aux conditions changeantes du projet tout en maintenant une utilisation optimale des ressources.

4.5 Durabilité et contrôle de conformité

Conseil : Évaluez la manière dont l’IA permet de suivre et d’améliorer la durabilité des projets tout en garantissant la conformité aux réglementations. Recherchez des fonctionnalités qui fournissent des informations exploitables pour la réduction de l’impact sur l’environnement.

4.6 Intégration de l’IdO

Conseil : évaluez l’efficacité avec laquelle le système intègre et analyse les données IoT afin d’améliorer le suivi du projet et la prise de décision. Tenez compte de l’évolutivité et des capacités de traitement en temps réel.

4.7 Amélioration de l’aide à la décision

Conseil : Concentrez-vous sur la manière dont les informations issues de l’IA soutiennent la prise de décision stratégique et opérationnelle. Tenez compte de la qualité et de la possibilité d’action des recommandations fournies par le système.

4.8 Intelligence collective

Conseil : évaluez la manière dont les fonctions d’IA soutiennent la dynamique d’équipe et l’optimisation des performances. Recherchez des outils qui permettent d’identifier et de relever les défis liés à l’équipe de manière proactive.

4.9 Gestion autonome des projets

Conseil : Évaluez le niveau d’automatisation des tâches courantes de gestion de projet et la capacité du système à fonctionner avec un minimum d’intervention humaine tout en maintenant la précision et le contrôle.

5. Qualifications des fournisseurs

5.1 Profil de l’entreprise et expérience

1. Exigences organisationnelles
   • Au moins 5 ans d’expérience dans les solutions CPMS
   • Mise en œuvre réussie de projets d’envergure similaire
   • Stabilité financière et modèle d’entreprise durable
   • Forte présence dans le secteur de la gestion des projets d’investissement
2. Position de l’industrie
   • Reconnaissance des principaux cabinets d’analystes
   • Prix et distinctions décernés par l’industrie
   • Part de marché dans les secteurs concernés
   • Études de cas publiées

5.2 Partenariat et infrastructure de soutien

1. Partenariats technologiques
   • Alliances stratégiques avec les principaux fournisseurs de technologie
   • Partenariats d’intégration
   • Certifications en matière de plate-forme informatique en nuage
   • Adhésion à des associations professionnelles
2. Capacités de soutien
   • Assistance mondiale disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
   • Plusieurs niveaux de soutien
   • Équipe d’assistance dédiée
   • Garanties de temps de réponse

5.3 Mise en œuvre et innovation

1. Méthodologie de mise en œuvre
   • Un cadre de mise en œuvre éprouvé
   • Approche de la gestion du changement
   • Programmes de formation
   • Méthodes de transfert de connaissances
2. Innovation et développement
   • Pourcentage d’investissement en R&D
   • Calendrier de diffusion régulier
   • Programme de test bêta
   • Clarté de la future feuille de route

6. Critères d’évaluation

6.1 Capacité de la solution (40%)

1. Complétude des caractéristiques
   • Architecture technique
   • Exigences fonctionnelles
   • Capacités en matière d’IA
   • Caractéristiques d’intégration
2. Plate-forme technologique
   • Évolutivité
   • Performance
   • Sécurité
   • L’innovation

6.2 Approche de la mise en œuvre (20%)

1. Méthodologie
   • Gestion de projet
   • Atténuation des risques
   • Assurance qualité
   • Gestion du changement

6.3 Capacité du fournisseur (20 %)

1. Expérience
   • Expertise sectorielle
   • Clients de référence
   • Infrastructure de soutien
   • Expérience en matière d’innovation

6.4 Coût (20%)

1. Coût total de possession
   • Frais de licence
   • Coûts de mise en œuvre
   • Coûts de maintenance
   • Coûts de formation

7. Lignes directrices pour la soumission des candidatures

7.1 Exigences de la proposition

1. Résumé
2. Historique de l’entreprise
3. Solution proposée
4. Approche de la mise en œuvre
5. Plan d’assistance et de maintenance
6. Prix détaillés
7. Références clients
8. Exemples de rapports et de captures d’écran

7.2 Exigences en matière de format

• Format PDF
• Maximum 50 pages
• Police de 12 points
• Marges de 1 pouce

8. Ligne du temps et informations de contact

8.1 Dates clés

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Annonce de la liste de présélection : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
• Sélection finale : [Date]
• Lancement du projet : [Date]

8.2 Informations de contact

Toutes les questions relatives à cet appel d’offres doivent être adressées à :

[Nom] [Titre] [Courriel] [Téléphone]

Les propositions doivent être soumises par voie électronique à [Adresse électronique].