Angebotsanfrage: Studienberatung Software

Aufforderung zur Angebotsabgabe: Akademische Beratungssoftware-Lösung

Inhaltsübersicht

1. Einführung und Hintergrund
2. Ziele des Projekts
3. Umfang der Arbeiten
4. Technische Anforderungen
5. Funktionale Anforderungen
6. AI-gestützte Funktionen
7. Qualifikationen des Anbieters
8. Kriterien für die Bewertung
9. Leitlinien für die Einreichung
10. Zeitleiste

1. Einleitung und Hintergrund

[Name des Unternehmens] bittet um die Einreichung von Angeboten für eine umfassende Softwarelösung für die akademische Beratung, um unsere Unterstützungsdienste für Studierende zu erweitern und die akademischen Ergebnisse zu verbessern. Diese Ausschreibung umreißt unsere Anforderungen an ein robustes System, das den Beratungsprozess rationalisiert, eine bessere Interaktion zwischen Studierenden und Beratern ermöglicht und moderne Technologien, einschließlich KI-Funktionen, zur Unterstützung des Studienerfolgs einsetzt.

Aktuelles Umfeld

• Art der Einrichtung: [Hochschuleinrichtung]
• Derzeitige Studentenpopulation: [Anzahl]
• Anzahl der akademischen Berater: [Anzahl]
• Vorhandene Systeme: [Aktuelle relevante Systeme auflisten]

Überblick über das Projekt

Wir wollen eine moderne akademische Beratungsplattform implementieren, die sich in unsere bestehenden Systeme integrieren lässt und gleichzeitig erweiterte Möglichkeiten für die Unterstützung, Verfolgung und Einbindung von Studierenden bietet.

2. Projektziele

Die Hauptziele dieses Projekts sind:

1. Implementierung einer zentralen Plattform für die akademische Beratung, die den Beratungsprozess rationalisiert und die Ergebnisse der Studenten verbessert
2. Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Studenten und Beratern durch moderne digitale Tools
3. Nutzung von KI und prädiktiver Analytik zur Identifizierung und Unterstützung gefährdeter Schüler
4. Bessere Verfolgung und Berichterstattung über die Fortschritte der Studenten auf dem Weg zum Abschluss
5. Sicherstellung einer nahtlosen Integration mit den bestehenden Systemen und Technologien auf dem Campus
6. Erhöhung der Verbleibs- und Erfolgsquoten von Studenten durch proaktive Beratungsunterstützung

3. Umfang der Arbeit

3.1 Implementierung des Kernsystems

• Installation und Konfiguration der Software für die Studienberatung
• Integration mit bestehenden Studenteninformationssystemen und Technologien auf dem Campus
• Datenmigration aus bestehenden Systemen
• Systemprüfung und -validierung
• Benutzerschulung und Dokumentation

3.2 Funktionsentwicklung und -anpassung

• Konfiguration der einrichtungsspezifischen Anforderungen
• Entwicklung von benutzerdefinierten Berichten und Dashboards
• Implementierung von KI-gestützten Funktionen
• Einrichtung von Frühwarn- und Interventionssystemen

3.3 Laufende Unterstützung

• Technische Unterstützung und Wartung
• Regelmäßige Updates und Sicherheitspatches
• Kontinuierliche Systemoptimierung
• Benutzerschulung und -unterstützung

4. Technische Anforderungen

4.1 Datensicherheit und Datenschutz

• Zertifizierung der FERPA-Einhaltung
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung
• Robuste Mechanismen zur Benutzerauthentifizierung und -autorisierung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Zertifizierungen
• Umfassende Verfahren zur Datensicherung und -wiederherstellung
• Datenschutzkontrollen für sensible Schülerdaten
• Detaillierte Prüfprotokolle für alle Systemzugriffe und -änderungen

4.2 Skalierbarkeit und Leistung

• Cloud-basierte Bereitstellungsoptionen für einfache Skalierung
• Unterstützung für eine wachsende Benutzerbasis und steigende Datenmengen
• Hohe Verfügbarkeit bei minimaler Ausfallzeit
• Lastausgleichsfunktionen
• Tools zur Leistungsüberwachung und -optimierung
• Regelmäßige Gesundheitschecks des Systems
• Automatische Skalierung auf der Grundlage von Nutzungsmustern

4.3 Mobile Zugänglichkeit

• Responsive Design für alle Gerätetypen
• Native mobile Anwendungen für iOS und Android
• Unterstützung der Offline-Funktionalität
• Push-Benachrichtigungsfunktionen
• Mobil-optimierte Schnittstellen
• Berührungsfreundliches Design
• Mobile Datensynchronisierung
• Sicherer mobiler Zugang
• Verwaltung mobiler Geräte
• Plattformübergreifende Kompatibilität

4.4 Integrationsanforderungen

• Nahtlose Integration mit Studenteninformationssystemen
• Integration von Lernmanagementsystemen
• Konnektivität der Finanzhilfeplattform
• Integration des Systems der Berufsberatung
• Integration des Campus-Portals
• Kompatibilität mit Tools von Drittanbietern
• API-Dokumentation und Unterstützung
• Datensynchronisierung in Echtzeit
• Implementierung von Single Sign-On
• Funktionen zur Stapelverarbeitung
• Entwicklung kundenspezifischer Integration
• Überwachung und Protokollierung der Integration

4.5 Integration akademischer Systeme

• Integration von Lernmanagementsystemen (Canvas, Blackboard, Moodle)
• Integration von Studenteninformationssystemen (Banner, PeopleSoft, Workday Student)
• Verwaltung des akademischen Kalenders
  • Unterstützung für mehrere Kalendertypen (Semester, Quartal, Trimester)
  • Konfiguration des akademischen Jahres
  • Termingestützte Planung und Verfolgung
• Integration des Finanzhilfesystems
• Integration des Bibliothekssystems
• Integration des Campus-ID-Systems
• Akademisches Prüfungszentrum Integration
• Integration akademischer Planungswerkzeuge
• Integration von Nachhilfediensten
• Akademisches Ressourcenmanagement
• Kurskatalog-Integration
• Integration des Registrierungssystems
• Integration des Abschlussprüfungssystems

4.6 Akademische Standards und deren Einhaltung

• Unterstützung für akademische Akkreditierungsanforderungen
• Durchsetzung der akademischen Politik
• Berechnung des Notendurchschnitts
• Verfolgung des akademischen Status
• Bewertung von Transferleistungen
• Voraussetzung für die Prüfung
• Verwaltung der Kursäquivalenzen
• Verfolgung der akademischen Integrität
• Verfolgung der Berufszulassung
• Verwaltung der Zertifizierungsanforderungen
• Einhaltung der Programmanforderungen
• Verwaltung akademischer Petitionen

4.7 Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit

• Institutionsspezifisches Branding und individuelle Anpassung
• Erstellung und Verwaltung benutzerdefinierter Felder
• Werkzeuge zur Workflow-Anpassung
• Funktionalität der Berichtserstellung
• Optionen zur Anpassung des Dashboards
• Funktionen zur Formularerstellung
• Erstellung benutzerdefinierter Regeln
• Rollenbasierte Schnittstellenanpassung
• Anpassung der Terminologie
• Erstellung benutzerdefinierter Bewertungen
• Konfiguration von Richtlinien und Verfahren
• Automatisierte Werkzeuge zur Gestaltung von Arbeitsabläufen
• Plugin-Architektur zur Erweiterung der Funktionalität
• Unterstützung bei der Entwicklung benutzerdefinierter Plugins
• Marktplatz für Plugins von Drittanbietern
• API für benutzerdefinierte Plugin-Entwicklung
• Plugin-Sicherheitsprüfung
• Überwachung der Plugin-Leistung
• Versionskontrolle für benutzerdefinierte Plugins
• Verwaltung von Plugin-Abhängigkeiten

5. Funktionale Anforderungen

5.1 Verwaltung von Schülerprofilen

Tipp: Ein umfassendes System zur Verwaltung von Studentenprofilen bildet die Grundlage für eine effektive Studienberatung. Es sollte einen 360-Grad-Blick auf den akademischen Werdegang eines jeden Studierenden bieten, damit die Berater fundierte Entscheidungen treffen und individuelle Beratung anbieten können, ohne die Datengenauigkeit und den Datenschutz zu beeinträchtigen.

5.2 Lehrveranstaltungsplanung und Verfolgung von Abschlüssen

Tipp: Effektive Funktionen für die Kursplanung und die Verfolgung des Studienabschlusses ermöglichen es Studierenden und Beratern, gemeinsam akademische Wege zu planen, den Fortschritt zu überwachen und fundierte Entscheidungen über die Kursauswahl zu treffen, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass die Kursanforderungen und akademischen Ziele erfüllt werden.

5.3 Terminplanung

Tipp: Ein effizientes Terminvereinbarungssystem rationalisiert die Interaktion zwischen Studierenden und Beratern, reduziert den Verwaltungsaufwand und gewährleistet den rechtzeitigen Zugang zu Beratungsdiensten bei gleichzeitiger Maximierung der Verfügbarkeit des Beraters und des Engagements der Studierenden.

5.4 Aufzeichnung und Dokumentation

Tipp: Effektive Notizen und Dokumentationswerkzeuge gewährleisten eine umfassende Aufzeichnung der Interaktionen mit den Studierenden und erleichtern gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen den Beratern sowie die Einhaltung angemessener Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

5.5 Bewertung und Karriereplanung

Tipp: Umfassende Beurteilungs- und Karriereplanungstools helfen dabei, die akademischen Entscheidungen mit den beruflichen Zielen in Einklang zu bringen, und bieten den Studierenden aussagekräftige Einblicke in potenzielle Karrierewege und unterstützen sie gleichzeitig bei ihrer beruflichen Entwicklung.

5.6 Kommunikationsmittel

Tipp: Effektive Kommunikationstools erleichtern die nahtlose Interaktion zwischen Beratern und Studierenden und ermöglichen den zeitnahen Austausch von Informationen und das Engagement unter Wahrung professioneller Standards und Nachverfolgungsmöglichkeiten.

5.7 Prädiktive Analysen und Frühwarnung

Tipp: Vorausschauende Analysen und Frühwarnsysteme helfen dabei, gefährdete Schüler zu identifizieren, bevor Probleme eskalieren, und ermöglichen so ein proaktives Eingreifen und Unterstützung, während gleichzeitig die Wirksamkeit der Förderstrategien überwacht wird.

5.8 Analyse des Studienerfolgs

Tipp: Umfassende Analysen bieten Einblicke in die Erfolgsmuster der Studierenden und die institutionelle Effektivität und ermöglichen eine datengestützte Entscheidungsfindung und eine kontinuierliche Verbesserung der Beratungsstrategien.

6. KI-gestützte Funktionen

6.1 Konversationelle KI und Chatbot

Tipp: Fortgeschrittene KI-Funktionen für Konversationen bieten 24/7-Support für Studenten, während sie kontinuierlich lernen und die Genauigkeit der Antworten durch natürliche Sprachverarbeitung und maschinelle Lerntechnologien verbessern.

6.2 KI-gestützte Inhaltserstellung

Tipp: KI-gestützte Tools zur Erstellung von Inhalten verbessern die Produktivität und die Kommunikationseffizienz von Beratern und sorgen gleichzeitig für eine konsistente und personalisierte Interaktion mit den Studierenden.

6.3 Prädiktive Analysen und maschinelles Lernen

Tipp: Fortgeschrittene prädiktive Analysen und maschinelle Lernfunktionen ermöglichen eine proaktive Unterstützung der Schüler durch frühzeitige Risikoerkennung und personalisierte Interventionsempfehlungen auf der Grundlage einer umfassenden Datenanalyse.

6.4 AI Co-Pilot für Berater

Tipp: Die KI-Co-Pilot-Funktionalität erweitert die Fähigkeiten des Beraters, indem sie Einblicke, Vorschläge und Automatisierungen in Echtzeit bietet und gleichzeitig die menschliche Note in der Studienberatung beibehält.

6.5 Adaptives Lernen und Personalisierung

Tipp: Adaptive Lernfunktionen ermöglichen personalisierte Lernerfahrungen, indem sie die Leistungen der Schüler kontinuierlich analysieren und die Empfehlungen auf der Grundlage individueller Lernmuster und -ziele anpassen.

7. Qualifikationen des Anbieters

7.1 Erfahrung und Fachwissen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung von Softwarelösungen für die akademische Beratung
• Nachgewiesene Fachkenntnisse im Bereich Bildungstechnologie
• Erfolgreiche Umsetzungen in ähnlichen Einrichtungen
• Erfahrung mit KI und maschinellem Lernen im Bildungskontext
• Nachgewiesene Fähigkeit zur groß angelegten Einführung und Unterstützung

7.2 Technische Fähigkeiten

• Starke Entwicklungs- und Anpassungsfähigkeiten
• Robuste Erfahrung mit der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen
• Nachgewiesene Erfahrung mit der Integration in große Bildungssysteme
• Erfahrung im Management von Cloud-Infrastrukturen
• Mobile Entwicklungsmöglichkeiten

7.3 Unterstützende Infrastruktur

• 24/7 Verfügbarkeit des technischen Supports
• Umfassende Schulungsprogramme
• Engagierte Kundenbetreuung
• Regelmäßige Wartung und Aktualisierungsprotokolle
• Disaster Recovery und Business Continuity Planung

7.4 Stabilität des Unternehmens

• Starke Finanzlage
• Nachhaltiger Wachstumspfad
• Klarer Produktfahrplan
• Investitionen in Forschung und Entwicklung
• Stabiles Führungsteam

7.5 Stand der Industrie

• Positiver Ruf im Hochschulwesen
• Starke Kundenreferenzen
• Industriezertifizierungen und Partnerschaften
• Aktive Teilnahme an der Gemeinschaft für Bildungstechnologie
• Anerkennung durch Branchenanalysten

8. Kriterien für die Bewertung

8.1 Technische Verdienste (25%)

• Architektur und Design
• Sicherheit und Konformität
• Integrationsfähigkeit
• Leistung und Skalierbarkeit
• Mobile Funktionalität
• Technische Innovation

8.2 Benutzererfahrung und Schnittstellengestaltung (25%)

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Einhaltung der Zugänglichkeit
• Mobile Reaktionsfähigkeit
• Effizienz der Navigation
• Lernkurve
• Metriken zur Benutzerzufriedenheit

8.3 Qualifikationen des Anbieters (20%)

• Erfahrung und Fachwissen
• Kundenreferenzen
• Unterstützung der Infrastruktur
• Finanzielle Stabilität
• Erfolgsbilanz der Innovation

8.4 Ansatz für die Umsetzung (10%)

• Methodik des Projekts
• Zeitplan und Etappenziele
• Ausbildungsansatz
• Risikomanagement
• Management von Veränderungen

8.5 Ethische KI-Implementierung (10%)

• Transparenz bei KI-Entscheidungen
• Maßnahmen zur Vermeidung von Vorurteilen
• Schutz der Privatsphäre
• Ethische Datennutzung
• Fairness bei automatischen Empfehlungen

8.6 Kosten und ROI (10%)

• Gesamtbetriebskosten
• Struktur der Preisgestaltung
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• ROI-Potenzial
• Zahlungsbedingungen

9. Einreichungsrichtlinien

Die Vorschläge müssen Folgendes enthalten:

9.1 Erforderliche Dokumentation

1. Zusammenfassung
2. Detaillierte Beschreibung der Lösung
3. Technische Daten
4. Durchführungsplan
5. Schulungs- und Unterstützungsplan
6. Struktur der Preisgestaltung
7. Firmenprofil
8. Kundenreferenzen
9. Beispielberichte und Screenshots
10. Service Level Agreements

9.2 Anforderungen an das Format

• PDF-Format
• Übersichtliche Gliederung
• Inhaltsübersicht
• Seitenzahlen
• Maximal 100 Seiten
• Schriftgröße 11 oder größer

9.3 Einreichungsverfahren

• Elektronische Einreichung erforderlich
• Abgabetermin: [Datum und Uhrzeit]
• Einreichen an: [E-Mail Adresse]
• Frist für die Einreichung der Fragen: [Datum]
• Format der Antwort: Einzelne PDF-Datei

10. Zeitleiste

10.1 Zeitplan für die RFP

• RFP-Freigabedatum: [Datum]
• Einsendeschluss: [Datum]
• Antworten auf Fragen: [Datum]
• Fälligkeitsdatum des Vorschlags: [Datum]
• Erstbewertung abgeschlossen: [Datum]
• Präsentationen des Anbieters: [Datumsbereich]
• Endgültige Auswahl: [Datum]
• Vertragsverhandlung: [Datumsbereich]
• Projektauftakt: [Datum]

10.2 Zeitplan für die Umsetzung

• Phase 1: Planung und Einrichtung – [Zeitrahmen]
• Phase 2: Ersteinführung – [Zeitrahmen]
• Phase 3: Vollständige Umsetzung – [Zeitrahmen]
• Phase 4: Schulung und Übergabe – [Zeitrahmen]
• Phase 5: Unterstützung nach der Einführung – [Zeitrahmen]

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