Demande de Proposition: Logiciel de comptabilité de construction

Demande de proposition : Solution logicielle pour la comptabilité de la construction

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Champ d’application
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. Fonctionnalités améliorées par l’IA
7. Qualifications des fournisseurs
8. Critères d’évaluation
9. Lignes directrices pour la soumission
10. Chronologie

1. Introduction et contexte

[Nom de l’entreprise] sollicite des propositions pour une solution logicielle complète de comptabilité de la construction afin d’améliorer ses capacités de gestion financière. Cet appel d’offres décrit nos besoins pour un système robuste qui rationalisera nos processus comptables spécifiques à la construction, y compris le calcul des coûts des travaux, la comptabilité des projets et la gestion de la conformité.

1.1 Historique de l’organisation

• [Brève description de votre entreprise/organisation]
• Secteur d’activité Construction
• [Exigences réglementaires spécifiques à votre organisation]
• [Taille de l’organisation et importance de l’infrastructure informatique].

1.2 Le dispositif actuel de gestion financière

• [Description des systèmes comptables actuels]
• [Résumé des outils de gestion de projet existants]
• [Aperçu des exigences en matière d’intégration]

1.3 Aperçu du projet

La mise en place d’un nouveau logiciel de comptabilité de la construction vise à :

• Rationaliser les processus de gestion financière
• Améliorer la précision du calcul du coût de revient
• Améliorer la gestion de la conformité
• Permettre une visibilité financière en temps réel
• Intégrer les systèmes existants

1.4 Informations de contact

Pour toute question concernant cet appel d’offres, veuillez contacter : [Nom du contact] [Titre] [Courriel] [Téléphone]

2. Objectifs du projet

2.1 Objectifs principaux

2.1.1 Mise en œuvre du système

• Mise en œuvre d’un système centralisé de comptabilité de la construction
• Assurer une intégration transparente avec les outils existants
• Mettre en place une gestion sûre et fiable des données
• Créer des processus normalisés pour l’ensemble des projets

2.1.2 Gestion financière

• Améliorer la précision du calcul des coûts des travaux et de la comptabilité des projets
• Améliorer la gestion et les prévisions de trésorerie
• Rationaliser les processus de facturation et de paiement
• Renforcer les contrôles financiers et les capacités d’audit

2.1.3 Efficacité opérationnelle

• Réduire la saisie et le traitement manuels des données
• Automatiser les tâches comptables de routine
• Améliorer les capacités d’établissement de rapports
• Permettre l’accès mobile aux données financières

2.2 Exigences spécifiques

2.2.1 Comptabilité des projets

• Suivi et analyse des coûts des travaux
• Affectation des recettes et des coûts spécifiques au projet
• Gestion de la facturation progressive
• Suivi des ordres de modification

2.2.2 Conformité

• Conformité réglementaire spécifique à l’industrie
• Traitement des impôts dans plusieurs États
• Exigences syndicales en matière de paie
• Capacités d’établissement de rapports sur l’environnement

2.2.3 Intégration

• Connexion transparente avec les systèmes existants
• Migration des données à partir des plates-formes actuelles
• Disponibilité de l’API pour les intégrations personnalisées
• Intégration d’applications mobiles

2.3 Mesures de réussite

2.3.1 Indicateurs de performance

• Temps de fonctionnement et fiabilité du système
• Vitesse de traitement et efficacité
• Taux d’adoption par les utilisateurs
• Amélioration de la précision des données

2.3.2 Impacts sur les entreprises

• Réduction du temps de traitement
• Amélioration de la visibilité financière
• Gestion améliorée de la conformité
• Augmentation de l’efficacité opérationnelle

3. L’étendue des travaux

3.1 Aperçu du projet

Le fournisseur sélectionné sera responsable de

3.1.1 Solution logicielle

• Mise en place d’un logiciel de comptabilité de la construction
• Configuration de tous les modules nécessaires
• Intégration aux systèmes existants
• Migration des données à partir des plateformes actuelles

3.1.2 Services de mise en œuvre

• Planification et gestion de projets
• Configuration et paramétrage du système
• Formation et documentation des utilisateurs
• Soutien à la mise en service et stabilisation

3.1.3 Services de soutien

• Assistance technique permanente
• Maintenance et mises à jour du système
• Contrôle des performances
• Résolution des problèmes

3.2 Description de l’environnement

3.2.1 Infrastructure actuelle

• Nombre d’utilisateurs : [Préciser]
• Nombre de projets simultanés : [Préciser]
• Volume des transactions : [Préciser]
• Taille de la base de données : [Préciser]

3.2.2 Exigences d’intégration

• Logiciel de gestion de projet
• Systèmes d’estimation
• Systèmes de gestion des documents
• Applications mobiles

3.2.3 Base d’utilisateurs

• Personnel comptable
• Chefs de projet
• Superviseurs de terrain
• Direction générale

3.3 Résultats attendus

3.3.1 Logiciels

• Modules de base en comptabilité
• Caractéristiques spécifiques à l’industrie
• Applications mobiles
• Outils de reporting

3.3.2 Documentation

• Documentation du système
• Manuels d’utilisation
• Matériel de formation
• Procédures de soutien

3.3.3 Services

• Services de mise en œuvre
• Programmes de formation
• Assistance technique
• Services de maintenance

4. Exigences techniques

4.1 Architecture du système

4.1.1 Solution basée sur l’informatique dématérialisée

• Accès à toutes les fonctionnalités via Internet
• Architecture à haute disponibilité
• Infrastructure évolutive
• Capacités d’équilibrage de la charge
• Redondance géographique
• Synchronisation des données en temps réel

4.1.2 Exigences de performance

• Temps de réponse < 3 secondes pour les opérations standard
• Prise en charge d’au moins 100 utilisateurs simultanés
• Disponibilité du système à 99,9
• Systèmes de sauvegarde automatisés
• Capacités de reprise après sinistre

4.2 Exigences en matière de sécurité

4.2.1 Contrôle d’accès

• Authentification multifactorielle
• Contrôle d’accès basé sur les rôles
• Capacités d’authentification unique
• Application de la politique en matière de mots de passe
• Gestion des sessions
• Enregistrement des activités

4.2.2 Sécurité des données

• Cryptage de bout en bout
• Transmission sécurisée des données
• Audits de sécurité réguliers
• Respect des normes industrielles
• Contrôles de la confidentialité des données
• Systèmes de sauvegarde sécurisés

4.3 Capacités d’intégration

4.3.1 Exigences de l’API

• Architecture de l’API RESTful
• Documentation de l’API
• Mécanismes d’authentification
• Contrôles de limitation du débit
• Gestion des erreurs
• Contrôle des versions

4.3.2 Intégrations de systèmes

• Logiciel de gestion de projet
• Systèmes de gestion des documents
• Applications mobiles
• Applications tierces
• Intégration des systèmes existants
• Intégration de dispositifs IoT

4.4 Capacités mobiles

4.4.1 Applications mobiles

• Applications natives iOS et Android
• Conception de sites web réactifs
• Capacités hors ligne
• Notifications push
• Gestion des appareils mobiles
• Prise en charge de Touch ID/Face ID

4.4.2 Fonctionnalités mobiles

• Saisie des données sur le terrain
• Accès aux documents
• Flux de travail d’approbation
• Suivi des dépenses
• Saisie de l’heure
• Téléchargement de photos/documents

4.5 Sauvegarde et récupération

4.5.1 Exigences en matière de sauvegarde

• Sauvegardes quotidiennes automatisées
• Emplacements de sauvegarde multiples
• Récupération ponctuelle
• Politiques de conservation des données
• Vérification de la sauvegarde
• Test de récupération

4.5.2 Reprise après sinistre

• Objectifs de temps de récupération (RTO)
• Objectifs du point de récupération (RPO)
• Plan de continuité des activités
• Procédures de basculement
• Protocoles d’accès en cas d’urgence
• Documentation sur la récupération

4.6 Contrôle des performances

4.6.1 Surveillance du système

• Contrôle des performances en temps réel
• Suivi de l’utilisation des ressources
• Enregistrement des erreurs et établissement de rapports
• Analyse de l’utilisation
• Mesures de performance
• Planification des capacités

4.6.2 Rapports

• Rapports sur l’état du système
• Tendance des performances
• Statistiques d’utilisation
• Rapports d’incidents de sécurité
• Journaux d’audit
• Rapports de conformité

5. Exigences fonctionnelles

5.1 Grand livre

Conseil : Un système de comptabilité générale robuste constitue l’épine dorsale de la comptabilité de la construction, nécessitant une intégration transparente avec la gestion de projet, des pistes d’audit complètes et des capacités de reporting flexibles tout en maintenant la conformité avec les normes du secteur et en prenant en charge les opérations multi-sociétés.

5.2 Calcul du coût de revient des travaux

Conseil : La fonctionnalité de calcul des coûts des travaux doit fournir une visibilité en temps réel des coûts du projet, permettre un suivi précis des dépenses de main-d’œuvre, de matériel et d’équipement, tout en permettant une analyse détaillée des performances du projet et en facilitant une prise de décision éclairée grâce à l’analyse des écarts.

6. Fonctionnalités améliorées par l’IA

Conseil : Les fonctions d’intelligence artificielle améliorent les processus de comptabilité de la construction grâce au traitement automatisé des données, à l’analyse intelligente et aux capacités prédictives, améliorant ainsi la précision et l’efficacité tout en réduisant les efforts manuels et en fournissant des informations avancées pour la prise de décision.

7. Qualifications des fournisseurs

7.1 Profil de l’entreprise

7.1.1 Exigences de l’entreprise

• Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine des logiciels de construction
• Expérience confirmée dans le secteur de la construction
• Stabilité financière et modèle d’entreprise durable
• Présence active sur le marché des technologies de la construction

7.1.2 Position sur le marché

• Leader reconnu dans le domaine des logiciels de construction
• Base de clientèle solide dans des secteurs similaires
• Récompenses et reconnaissance du secteur
• Avis et classements positifs des analystes

7.2 Expertise technique

7.2.1 Capacités de développement

• Une équipe de développement dédiée
• Mises à jour et améliorations régulières des produits
• Une feuille de route claire pour le produit
• Innovation dans les solutions technologiques

7.2.2 Expérience de la mise en œuvre

• Méthodologie de mise en œuvre éprouvée
• Une équipe de mise en œuvre expérimentée
• Mise en œuvre réussie à une échelle similaire
• Connaissance des meilleures pratiques du secteur de la construction

7.3 Services d’appui

7.3.1 Assistance technique

• Assistance disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Multiples canaux d’assistance
• Délais de réponse définis (SLA)
• Procédures d’escalade

7.3.2 Services de formation

• Des programmes de formation complets
• Multiples méthodes de formation
• Matériels et ressources de formation
• Soutien continu à la formation

7.4 Références

7.4.1 Références du client

• Au moins trois références de clients
• Industrie et taille similaires
• Mises en œuvre récentes
• Clients à long terme

7.4.2 Études de cas

• Études de cas détaillées sur la mise en œuvre
• Indicateurs de réussite et résultats
• Exemples de résolution de problèmes
• Démonstrations du retour sur investissement

7.5 Réseau de partenariat

7.5.1 Partenaires technologiques

• Partenariats technologiques stratégiques
• Réseau de partenaires d’intégration
• Adhésion à des associations professionnelles
• Collaborations en matière de recherche et de développement

7.5.2 Réseau de soutien

• Présence d’un soutien local
• Partenaires de mise en œuvre
• Partenaires de formation
• Réseau de conseil

8. Critères d’évaluation

8.1 Évaluation technique (30 %)

8.1.1 Architecture du système

• Capacité d’infrastructure en nuage
• Performance du système
• Mesures de sécurité
• Capacités d’intégration
• Fonctionnalité mobile
• Potentiel d’extensibilité

8.1.2 Pile technologique

• Plate-forme technologique moderne
• Cadre de développement
• Architecture de la base de données
• Capacités de l’API
• Développement mobile

8.2 Évaluation fonctionnelle (30 %)

8.2.1 Caractéristiques principales

• Fonctionnalité du grand livre
• Capacités de calcul du coût de revient des travaux
• Caractéristiques de la paie dans le secteur de la construction
• Facturation et approvisionnement
• Rapports et analyses

8.2.2 Caractéristiques spécifiques à l’industrie

• Flux de travail spécifiques à la construction
• Caractéristiques de conformité à l’industrie
• Intégration de la gestion de projet
• Gestion des documents
• Capacités mobiles sur le terrain

8.3 Évaluation des fournisseurs (20 %)

8.3.1 Stabilité de l’entreprise

• Santé financière
• Présence sur le marché
• Expérience dans l’industrie
• Trajectoire de croissance
• Base de clientèle

8.3.2 Capacités de soutien

• Structure d’assistance technique
• Programmes de formation
• Méthodologie de mise en œuvre
• Disponibilité des ressources
• Réseau de partenaires

8.4 Analyse des coûts (20 %)

8.4.1 Coûts directs

• Licences de logiciels
• Services de mise en œuvre
• Coûts de formation
• Soutien et maintenance
• Exigences en matière de matériel

8.4.2 Coûts indirects

• Besoins en ressources internes
• Coûts d’intégration
• Besoins de personnalisation
• Coûts opérationnels courants
• Coûts de mise à niveau

8.5 Méthodologie de notation

8.5.1 Échelle de notation

• 5 = Dépasse les exigences
• 4 = Satisfait à toutes les exigences
• 3 = Satisfait à la plupart des exigences
• 2 = Répond partiellement aux exigences
• 1 = Ne répond pas aux exigences

8.5.2 Processus d’évaluation

• Premier examen préalable
• Évaluation détaillée
• Présentations des fournisseurs
• Contrôle des références
• Score final

9. Lignes directrices pour la soumission

9.1 Structure de la proposition

9.1.1 Résumé

• Présentation de l’entreprise
• Aperçu de la solution
• Principaux facteurs de différenciation
• Approche de la mise en œuvre
• Proposition de valeur

9.1.2 Proposition technique

• Description détaillée de la solution
• Spécifications techniques
• Capacités d’intégration
• Mesures de sécurité
• Méthodologie de mise en œuvre

9.1.3 Proposition fonctionnelle

• Réponse caractéristique par caractéristique
• Capacités spécifiques à l’industrie
• Options de personnalisation
• Capacités mobiles
• Fonctionnalités des rapports

9.1.4 Plan de soutien

• Calendrier de mise en œuvre
• Approche de la formation
• Services d’appui
• Procédures d’entretien
• Politique de mise à niveau

9.2 Documentation requise

9.2.1 Informations sur l’entreprise

• Profil de l’entreprise
• États financiers
• Références
• Études de cas
• Biographies des équipes

9.2.2 Informations sur les produits

• Documentation sur les produits
• Spécifications techniques
• Documentation sur la sécurité
• Documentation de l’API
• Détails de l’application mobile

9.3 Format de soumission

9.3.1 Exigences en matière de livraison

• Soumission électronique requise
• Format PDF
• Sauvegarde d’une clé USB
• Quatre exemplaires imprimés
• Original signé

9.3.2 Organisation

• Table des matières
• Onglets de section
• Numéros de page
• Annexes
• Matériel d’appui

9.4 Questions et éclaircissements

9.4.1 Processus de communication

• Soumettre des questions par courrier électronique
• Utiliser le modèle fourni
• Référence à la section de l’appel d’offres
• Inclure les informations de contact
• Respecter les délais

9.4.2 Distribution des réponses

• Questions compilées
• Réponses distribuées
• Publication d’addenda
• Mise à jour de la chronologie
• Réunions de clarification

10. Calendrier

10.1 Calendrier de l’appel d’offres

10.1.1 Dates clés

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Réponse aux questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Notification de la liste restreinte : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
• Sélection finale : [Date]
• Attribution du contrat : [Date]

10.1.2 Étapes de la mise en œuvre

• Lancement du projet : [Date]
• Examen des exigences : [Date]
• Configuration du système : [Date]
• Migration des données : [Date]
• Formation des utilisateurs : [Date]
• Test d’acceptation par l’utilisateur : [Date]
• Mise en service : [Date]
• Examen postérieur à la mise en œuvre : [Date]

10.2 Calendrier de soumission

10.2.1 Activités préalables à la soumission

• Date d’échéance de l’intention de répondre : [Date]
• Conférence préparatoire à la soumission d’une proposition : [Date]
• Visites de sites : [Fourchette de dates]
• Date limite pour les questions techniques : [Date]
• Clarification des exigences : [Date]

10.2.2 Période d’évaluation

• Examen technique : [Période]
• Examen fonctionnel : [Période]
• Démonstrations de vendeurs : [plage de dates]
• Chèques de référence : [fourchette de dates]
• Évaluation finale : [Période]

10.3 Calendrier de mise en œuvre

10.3.1 Phase 1

• Planification du projet : [Durée]
• Configuration du système : [Durée]
• Configuration de base : [Durée]
• Formation initiale : [Durée]

10.3.2 Phase 2

• Migration des données : [Durée]
• Développement de l’intégration : [Durée]
• Tests d’acceptation par l’utilisateur : [Durée]
• Déploiement de la production : [Durée]

10.4 Après la mise en œuvre

10.4.1 Soutien à la transition

• Mise en place de l’équipe d’assistance : [Durée]
• Transfert de connaissances : [Durée]
• Livraison de la documentation : [Durée]
• Activation du service d’assistance : [Durée]

10.4.2 Clôture du projet

• Stabilisation du système : [Durée]
• Acceptation finale : [Durée]
• Examen du projet : [Durée]
• Début de la période de garantie : [Date]