Demande de Proposition: Logiciel de documentation clinique

Demande de proposition : Solution logicielle pour la documentation clinique

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Champ d’application
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. Caractéristiques de l’IA
7. Exigences en matière de mise en œuvre et de soutien
8. Critères d’évaluation
9. Prix et licences
10. Informations sur le fournisseur
11. Lignes directrices pour la soumission

1. Introduction et contexte

1.1 Vue d’ensemble de l’organisation

[Décrivez brièvement votre organisation de soins de santé, y compris :

• Taille et type d’installation/de pratique
• Nombre de prestataires de soins de santé
• Volume actuel de patients
• Environnement réglementaire]

1.2 Situation actuelle

[Décrivez vos processus et systèmes de documentation clinique actuels, y compris :

• Systèmes DSE/EMR existants
• Défis actuels en matière de documentation
• Exigences d’intégration]

1.3 Objectif du projet

Cet appel d’offres vise à obtenir des propositions pour une solution logicielle complète de documentation clinique afin d’améliorer les processus de documentation de notre organisation de soins de santé, d’améliorer les soins aux patients et de garantir la conformité à la réglementation.

2. Objectifs du projet

2.1 Objectifs principaux

• Rationaliser les processus de documentation clinique
• Réduire la charge de travail administratif des prestataires de soins de santé
• Améliorer la précision et l’exhaustivité des dossiers médicaux
• Améliorer la conformité aux normes réglementaires
• Augmentation des revenus grâce à une meilleure précision du codage

2.2 Mesures de réussite

• [Définir des résultats spécifiques et mesurables]
• [Fixer des pourcentages d’amélioration cibles]
• [Préciser les exigences de conformité]

3. Champ d’application des travaux

3.1 Exigences en matière de gestion de l’information sur les patients

• Saisie et stockage complets des données des patients
• Accès transparent aux dossiers médicaux complets
• Fonctions d’enregistrement des patients :
  • Enregistrement rapide et précis des patients
  • Prévention des doublons
  • Vérification de l’assurance
  • Saisie des données démographiques
  • Documentation sur les antécédents médicaux
  • Suivi de l’histoire familiale
  • Gestion des consentements
  • Gestion des identifiants des patients
• Intégration avec les systèmes de gestion des patients existants

3.2 Capacités de documentation clinique

• Prise en charge de différents types de documentation (notes cliniques, notes SOAP, etc.)
• Modèles personnalisables et saisie structurée des données
• Dictée vocale et traitement du langage naturel
• Possibilité de joindre des fichiers (images, résultats de laboratoire, etc.)

3.3 Gestion des flux de travail

• Fonctionnalités de planification et de gestion des rendez-vous :
  • Intégration du calendrier
  • Allocation des ressources
  • Rappels automatisés
  • Optimisation des horaires
• Soutien aux flux de travail cliniques :
  • Commande de tests
  • Gestion des prescriptions
  • Traitement des saisines
  • Coordination des soins
  • Planification du traitement
  • Planification du suivi
• Système de messagerie sécurisée entre les fournisseurs
• Gestion et suivi des tâches
• Automatisation du parcours clinique
• Gestion des files d’attente
• Attribution des tâches en fonction des priorités

3.4 Expérience de l’utilisateur et accessibilité

• Expérience du prestataire :
  • Flux de travail personnalisables
  • Accès rapide aux actions fréquentes
  • Interfaces contextuelles
  • Nombre de clics réduit au minimum
  • Défauts intelligents
  • Raccourcis clavier
• Conformité en matière d’accessibilité :
  • Conformité aux WCAG 2.1
  • Prise en charge des lecteurs d’écran
  • Modes de contraste élevé
  • Navigation au clavier
  • Ajustement de la taille de la police
• Prise en charge multilingue :
  • Localisation de l’interface
  • Traduction de la terminologie médicale
  • Prise en charge des jeux de caractères
  • Traitement des formats régionaux
• Caractéristiques d’efficacité clinique :
  • Modèles de texte rapide
  • Suggestions d’autocomplétion
  • Accès aux articles récents
  • Actions préférées
  • Capacités de traitement par lots

5. Exigences fonctionnelles

5.1 Gestion de l’information sur les patients

Conseil : La gestion des informations sur les patients constitue la pierre angulaire d’une prestation de soins de santé efficace, exigeant une saisie robuste des données, une accessibilité transparente et une sécurité à toute épreuve. Concentrez-vous sur la création d’un système qui prenne en charge des profils de patients complets tout en garantissant une récupération rapide et en respectant strictement les réglementations en matière de protection de la vie privée.

5.2 Documentation clinique

Conseil : La documentation clinique doit concilier efficacité et précision tout en s’adaptant aux différentes spécialités et environnements de soins. Le système doit prendre en charge plusieurs méthodes de documentation, des modèles à la reconnaissance vocale, tout en garantissant la cohérence de la qualité et la conformité aux normes de documentation.

5.3 Gestion des flux de travail

Conseil : une gestion efficace du flux de travail permet de rationaliser les processus cliniques tout en conservant une certaine souplesse pour les différents environnements de soins. Le système doit automatiser les tâches de routine, faciliter une communication claire et s’adapter à divers scénarios cliniques tout en garantissant un suivi et une responsabilité appropriés tout au long du processus de soins.

5.4 Interopérabilité

Conseil : les capacités d’interopérabilité doivent aller au-delà de l’échange de données de base pour permettre une intégration transparente avec les systèmes de soins de santé existants. Concentrez-vous sur la prise en charge des normes actuelles tout en conservant une certaine souplesse pour les protocoles émergents et en garantissant un transfert de données sécurisé et fiable dans l’ensemble de l’écosystème des soins de santé.

5.5 Sécurité et conformité

Conseil : les fonctions de sécurité et de conformité doivent répondre de manière exhaustive aux exigences réglementaires actuelles et émergentes, tout en restant utilisables. Le système doit assurer une protection solide des données des patients, tout en permettant des flux de travail efficaces et en offrant des capacités d’audit détaillées.

6. Caractéristiques de l’IA

6.1 Intelligence clinique ambiante

Conseil : L’intelligence clinique ambiante doit s’intégrer de manière transparente dans les flux de travail cliniques tout en maintenant une grande précision dans des environnements de soins de santé variés. Le système doit distinguer efficacement les informations cliniques pertinentes des bruits de fond et prendre en charge plusieurs locuteurs tout en garantissant le respect de la vie privée.

6.2 Validation clinique en temps réel

Conseil : Les systèmes de validation clinique doivent fournir un retour d’information immédiat tout en maintenant la précision et en soutenant la prise de décision clinique. Le système doit valider les données structurées et non structurées par rapport aux directives cliniques tout en s’adaptant aux exigences propres à chaque spécialité.

6.3 Codage et facturation automatisés

Conseil : Les systèmes de codage automatisés doivent allier précision et efficacité tout en respectant les règles de facturation en vigueur. Le système doit s’adapter aux modifications des exigences en matière de codage tout en fournissant une justification claire de la sélection des codes et des exigences en matière de documents justificatifs.

6.4 L’analyse prédictive pour les soins aux patients

Conseil : L’analyse prédictive doit s’appuyer sur une analyse complète des données pour générer des informations cliniques exploitables. Le système doit intégrer de multiples sources de données tout en justifiant clairement les prédictions et en soutenant les stratégies d’intervention précoce dans divers scénarios de soins.

6.5 Reconnaissance vocale avancée et NLP

Conseil : La reconnaissance vocale avancée doit exceller dans la terminologie médicale tout en s’adaptant aux différents accents et environnements cliniques. Le système doit rester précis dans les différentes spécialités tout en offrant un traitement contextuel et en prenant en charge plusieurs langues et styles de documentation.

6.6 Prévision des risques basée sur l’IA

Conseil : Les modèles de prédiction des risques doivent fournir des résultats transparents et explicables tout en intégrant de multiples facteurs de risque. Le système doit équilibrer la sensibilité et la spécificité tout en justifiant clairement les évaluations de risque et en soutenant la planification d’interventions proactives.

6.7 Recommandations de traitement personnalisées

Conseil : les systèmes de recommandation de traitement doivent trouver un équilibre entre les lignes directrices fondées sur des données probantes et les facteurs propres à chaque patient. Le système doit fournir une aide documentaire complète tout en maintenant la transparence de la logique de recommandation et en s’adaptant aux contraintes spécifiques du patient.

6.8 Intégration avec les dispositifs portables

Conseil : l’intégration des dispositifs portables doit prendre en charge divers flux de données tout en garantissant la qualité des données et une interprétation clinique pertinente. Le système doit gérer la surveillance continue tout en fournissant des informations exploitables et en maintenant l’engagement du patient grâce à une visualisation efficace des données.

6.9 Analyse des données multimodales

Conseil : l’analyse multimodale doit intégrer efficacement divers types de données tout en conservant un contexte clinique approprié. Le système doit permettre une analyse complète des différents formats de données tout en fournissant des informations unifiées et en préservant l’intégrité des données tout au long du traitement.

6.10 Intégration des technologies avancées

Conseil : L’intégration des technologies avancées doit donner la priorité aux applications cliniques pratiques tout en maintenant des mesures de sécurité solides. Le système doit prendre en charge les technologies émergentes tout en garantissant la conformité réglementaire et en apportant des avantages clairs aux flux de travail cliniques et à la prestation de soins aux patients.

7. Exigences en matière de mise en œuvre et de soutien

7.1 Plan de mise en œuvre

• Calendrier et étapes détaillés du projet
• Stratégie de migration des données à partir des systèmes existants
• Méthodologie de gestion de projet
• Structure de l’équipe de mise en œuvre
• Procédures d’essai
• Stratégies d’atténuation des risques
• Approche de la gestion du changement
• Planification de l’intégration
• Configuration du système
• Processus d’assurance qualité

7.2 Formation et gestion du changement

• Programmes de formation complets pour tous les rôles des utilisateurs
• Stratégie de gestion du changement pour assurer une adoption sans heurts
• Matériels et ressources de formation
• Développement de programmes pour les super-utilisateurs
• Soutien continu à l’éducation
• Tests d’acceptation par l’utilisateur
• Soutien à l’optimisation des flux de travail
• Documentation sur les meilleures pratiques

7.3 Soutien continu

• Assistance technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Délais de réponse spécifiés pour différents niveaux de gravité
• Mises à jour et maintenance régulières du système
• Équipe d’assistance dédiée
• Processus de suivi et de résolution des problèmes
• Contrôle et optimisation des performances
• Contrôles réguliers de l’état du système
• Soutien à la reprise après sinistre
• Programme d’amélioration continue
• Intégration du retour d’information de l’utilisateur

8. Critères d’évaluation

8.1 Évaluation technique

• Fonctionnalité et exhaustivité du système
• Mesures de performance
• Capacités d’intégration
• Caractéristiques de sécurité
• Transparence du modèle d’IA
• Informations sur la formation et les mises à jour des modèles d’IA
• Mesures visant à garantir l’impartialité et l’exactitude des résultats
• Interopérabilité avec d’autres systèmes informatiques de soins de santé
• Réduction du temps de documentation
• Amélioration de la précision du codage
• Impact sur la satisfaction des cliniciens
• Évolutivité pour faire face à l’augmentation des volumes de données et d’utilisateurs

8.2 Évaluation des fournisseurs

• Stabilité de l’entreprise
• Expérience dans le secteur de la santé
• Références des clients
• Capacités de soutien
• Méthodologie de mise en œuvre
• Approche de la formation
• Expérience en matière d’innovation
• L’écosystème du partenariat

8.3 Évaluation des coûts

• Coût total de possession
• Analyse du retour sur investissement
• Conditions de paiement
• Coûts supplémentaires
• Frais de maintenance
• Coûts de soutien
• Frais de formation
• Frais de personnalisation

9. Prix et licences

9.1 Structure de la licence

• Tarification par utilisateur
• Options de licence d’entreprise
• Tarification par module
• Remises sur volume
• Options à terme
• Politiques de mise à niveau

9.2 Coûts de mise en œuvre

• Frais d’établissement
• Coûts de la migration des données
• Frais de formation
• Frais de personnalisation
• Coûts d’intégration
• Frais d’examen

9.3 Coûts permanents

• Frais de maintenance
• Coûts de soutien
• Frais de mise à jour/de mise à niveau
• Coûts supplémentaires des services
• Frais d’hébergement (le cas échéant)
• Coûts de sauvegarde et de récupération

10. Informations requises sur le fournisseur

10.1 Profil de l’entreprise

• Historique de l’entreprise
• Informations financières
• Expérience dans le secteur de la santé
• Feuille de route pour le développement
• Personnel clé
• Certifications de qualité

10.2 Références

• Références de clients du secteur de la santé
• Exemples de mise en œuvre similaires
• Études de cas
• Mesures de performance
• Histoires de réussite
• Données sur la satisfaction des clients

10.3 Infrastructure de soutien

• Structure de l’équipe de soutien
• Garanties de temps de réponse
• Procédures d’escalade
• Processus de mise à jour/de mise à niveau
• Protocoles d’aide d’urgence
• Accords de niveau de service

11. Lignes directrices en matière de soumission

11.1 Format de la proposition

• Sections requises
• Limites de la page
• Documentation d’appui
• Exigences en matière de soumission électronique/physique
• Exigences de formatage
• Accords de confidentialité

11.2 Calendrier

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite de dépôt des questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Calendrier de la procédure de sélection : [Date]
• Date de début de la mise en œuvre : [Date]
• Objectif d’achèvement du projet : [Date]

11.3 Informations de contact

[Fournir des informations de contact détaillées pour les questions et la soumission de l’appel d’offres].

• Nom du contact principal
• Titre
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Adresse postale
• Méthode de contact préférée
• Heures de bureau

11.4 Processus d’évaluation

• Composition du comité d’évaluation
• Critères de notation
• Calendrier de décision
• Exigences en matière de présentation des fournisseurs
• Attentes en matière de preuve de concept
• Exigences relatives à la visite du site
• Processus de vérification des références
• Critères de sélection finale

11.5 Conditions générales

• Période de validité de la proposition
• Exigences de confidentialité
• Droits de propriété intellectuelle
• Conditions du contrat
• Conditions de paiement
• Exigences en matière de garantie
• Accords de niveau de service
• Garanties de performance
• Exigences en matière de responsabilité et d’assurance
• Conditions de résiliation

11.6 Exigences supplémentaires

• Documentation sur la conformité réglementaire
• Certificats d’assurance
• États financiers
• Certifications de sécurité
• Certifications de gestion de la qualité
• Accréditations professionnelles
• Certifications du personnel
• Méthodes de mise en œuvre
• Approche de la gestion de projet
• Stratégies de gestion des risques