Demande de Proposition: Logiciel de dossier médical électronique (DME)

Demande de proposition : Solution logicielle pour le dossier médical électronique (DME)

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Champ d’application
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. Fonctionnalités améliorées par l’IA
7. Mise en œuvre et soutien
8. Qualifications des fournisseurs
9. Critères d’évaluation
10. Prix et licences
11. Calendrier et exigences en matière de soumission

1. Introduction et contexte

[Nom de l’entreprise] lance un appel d’offres pour une solution logicielle complète de dossier médical électronique (DME) afin de moderniser notre système de prestation de soins de santé, d’améliorer les soins aux patients et d’accroître l’efficacité opérationnelle. Le présent appel d’offres décrit nos besoins en matière de système robuste qui permettra de gérer les informations sur la santé des patients en temps réel, de faciliter une meilleure coordination des soins et de garantir la conformité aux réglementations.

Historique de l’organisation :

• [Décrivez brièvement votre organisme de soins de santé]
• [Mentionnez votre secteur d’activité et les exigences réglementaires spécifiques].
• [Décrivez la taille de votre organisation et l’infrastructure informatique actuelle].

Environnement actuel :

• [Décrire le système actuel de gestion des dossiers médicaux].
• [Souligner les défis et les points faibles existants]
• [Décrire les exigences d’intégration avec les systèmes actuels].

2. Objectifs du projet

Les principaux objectifs de la mise en œuvre du nouveau système de DSE sont les suivants :

Objectifs principaux :

1. Mettre en place un système de DSE convivial qui améliore la qualité des soins aux patients
2. Améliorer l’efficacité et réduire la charge administrative
3. Garantir la sécurité des données et la conformité réglementaire
4. Faciliter la coordination des soins et l’engagement des patients

Objectifs spécifiques :

1. Amélioration des soins aux patients
   • Améliorer la précision et l’accessibilité de la documentation clinique
   • Permettre un accès en temps réel aux informations sur les patients
   • Soutenir la prise de décision clinique fondée sur des données probantes
   • Faciliter une meilleure coordination des soins entre les prestataires
2. Efficacité opérationnelle
   • Rationaliser les flux de travail et les processus cliniques
   • Réduire la charge administrative pesant sur les prestataires de soins de santé
   • Automatiser les tâches de routine et la documentation
   • Améliorer l’utilisation et la programmation des ressources
3. Sécurité des données et conformité
   • Assurer la conformité HIPAA et la protection des données
   • Mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes pour les PHI
   • Maintenir des pistes d’audit détaillées
   • Soutenir les exigences en matière de rapports réglementaires

3. Champ d’application des travaux

Fonctionnalités de base

1. Gestion de l’information sur les patients
   • Données démographiques et antécédents médicaux
   • Médicaments et résultats de laboratoire
   • Documentation clinique et enregistrement des données
   • Capacité de prescription électronique
   • Plans de traitement et suivi des progrès
   • Alertes aux allergies et aux interactions
   • Antécédents médicaux de la famille
   • Dossiers de vaccination
2. Portail des patients
   • Accès sécurisé des patients aux dossiers médicaux
   • Prise de rendez-vous en ligne
   • Messagerie sécurisée avec les fournisseurs
   • Accès aux résultats des tests et aux médicaments
   • Matériel d’éducation des patients
3. Accessibilité mobile
   • Applications mobiles natives
   • Conception de sites web réactifs
   • Accès mobile sécurisé au DSE
   • Capacités hors ligne
   • Optimisation des appareils mobiles
4. Fonctions administratives
   • Programmation et inscription
   • Facturation et codage
   • Rapports et analyses
   • Gestion des ressources

4. Exigences techniques

Architecture du système

1. Options de déploiement
   • Options de déploiement dans le nuage ou sur site
   • Évolutivité pour s’adapter à la croissance des données et de la base d’utilisateurs
   • Haute disponibilité et capacité de reprise après sinistre
2. Exigences de performance
   • Définition d’indicateurs de temps de réponse pour diverses opérations
   • Spécifications relatives à l’assistance aux utilisateurs simultanés
   • Garanties de disponibilité du système
   • Contrôle et optimisation des performances
3. Capacités d’intégration
   • Normes d’échange d’informations sur la santé
     • Prise en charge complète de HL7 v2 et v3
     • Conformité à FHIR R4
     • Prise en charge des documents CDA
     • Prise en charge du profil IHE
   • Intégration de tiers
     • Prise en charge de l’API RESTful
     • Capacités SMART sur FHIR
     • Authentification OAuth 2.0
     • Prise en charge de Webhook
   • Intégration de systèmes médicaux
     • Systèmes d’information de laboratoire (LIS)
     • Systèmes de gestion des pharmacies
     • Systèmes d’imagerie médicale (PACS/RIS)
     • Systèmes de gestion de cabinet
     • Dispositifs médicaux et intégration de l’IdO
   • Soutien aux systèmes externes
     • Réseaux d’échange d’informations sur la santé
     • Systèmes d’information sur la santé publique
     • Systèmes d’assurance et de règlement des sinistres
     • Portails et applications mobiles pour les patients
     • Plates-formes de télésanté

4. Gestion des données
   • Saisie et mise à jour des données en temps réel
   • Outils et services complets de migration des données
   • Mécanismes de stockage et d’extraction des données
   • Politiques d’archivage et de purge des données
   • Prise en charge des données structurées et non structurées
   • Procédures de sauvegarde et de récupération des données
   • Synchronisation en temps réel entre les appareils
   • Préservation des données historiques

Sécurité et conformité

1. Caractéristiques de sécurité
   • Cryptage de bout en bout
   • Authentification multifactorielle
   • Contrôle d’accès basé sur les rôles
   • Systèmes de détection et de prévention des intrusions
   • Audits de sécurité et tests de pénétration réguliers
2. Exigences de conformité
   • HIPAA, GDPR et autres conformités réglementaires
   • Capacités d’audit pour toutes les activités du système
   • Cryptage avancé des données au repos et en transit
   • Journaux d’accès complets

5. Exigences fonctionnelles

Documentation clinique

Conseil : le fondement de tout système de DSE repose sur ses capacités de documentation clinique. Un système de documentation robuste doit prendre en charge diverses méthodes de saisie, permettre une personnalisation efficace du flux de travail, garantir la conformité réglementaire et faciliter un partage transparent des informations tout en préservant l’exactitude et la sécurité des données.

Gestion des patients

Conseil : une gestion efficace des patients nécessite un système complet qui rationalise les flux de travail administratifs, améliore l’engagement des patients, assure un suivi précis des informations les concernant et fournit des canaux de communication sécurisés tout en respectant les réglementations et les normes en matière de soins de santé.

Outils administratifs

Conseil : Les outils administratifs doivent permettre une gestion efficace du cabinet en automatisant les tâches de routine, en fournissant des capacités de reporting complètes, en garantissant des processus de facturation précis et en conservant une documentation organisée tout en respectant les exigences de conformité en matière de soins de santé.

Accessibilité mobile

Conseil : les fonctions d’accessibilité mobile doivent permettre un accès sécurisé et transparent aux fonctions essentielles du DSE sur différents appareils, afin de faciliter la prestation des soins de santé en tout lieu tout en préservant la sécurité des données, l’expérience utilisateur et l’intégration avec les fonctions essentielles du DSE.

6. Fonctionnalités améliorées par l’IA

Aide à la décision clinique

Conseil : L’aide à la décision clinique alimentée par l’IA devrait améliorer la prestation des soins de santé en fournissant des informations en temps réel, en s’appuyant sur des recommandations fondées sur des données probantes et en s’intégrant au flux de travail, tout en maintenant l’autonomie du prestataire et en s’adaptant aux nouvelles données médicales.

Traitement du langage naturel

Conseil : les capacités de traitement du langage naturel doivent transformer avec précision les données cliniques non structurées en informations exploitables, tout en prenant en charge plusieurs méthodes d’entrée, en maintenant la précision du contexte et en s’intégrant de manière transparente dans les flux de travail cliniques.

Analyse avancée et automatisation

Conseil : Les fonctions avancées d’analyse et d’automatisation doivent fournir des informations complètes pour la prise de décision clinique et opérationnelle, tout en rationalisant les flux de travail, en optimisant l’utilisation des ressources et en soutenant l’amélioration continue de la qualité.

Soutien à la médecine personnalisée

Conseil : Les capacités de médecine personnalisée doivent intégrer les informations génétiques et les analyses avancées dans la prise de décision clinique tout en soutenant les pratiques fondées sur des preuves, en maintenant la sécurité des données et en s’adaptant aux découvertes scientifiques émergentes.

7. Mise en œuvre et soutien

Services de mise en œuvre

1. Gestion de projet
   • Méthodologie détaillée du projet
   • Calendrier de mise en œuvre
   • Approche de la gestion des risques
   • Stratégie de gestion du changement
2. Migration des données
   • Stratégie et planification globales de la migration
   • Procédures de validation des données et contrôles de qualité
   • Préservation et accessibilité des données historiques
   • Processus d’assurance qualité
   • Cartographie et normalisation des données
   • Intégration des systèmes existants
   • Procédures de nettoyage des données
   • Protocoles de test de migration
   • Procédures d’annulation
   • Validation post-migration
3. Programmes de formation
   • Formation basée sur le rôle
     • Flux de travail spécifiques aux fournisseurs
     • Formation du personnel administratif
     • Formation technique du personnel informatique
     • Formation des agents de conformité
   • Ressources d’apprentissage en ligne
     • Modules d’auto-apprentissage
     • Tutoriels vidéo
     • Exercices interactifs
     • Évaluation des connaissances
   • Technologies de formation avancée
     • Simulations de réalité virtuelle (RV)
       • Pratique du flux de travail clinique
       • Formation à la navigation dans le système
       • Simulation de scénarios d’urgence
       • Scénarios d’interaction avec le patient
     • Prise en charge de la réalité augmentée (RA)
       • Superpositions de guidage en temps réel
       • Systèmes d’aide interactifs
       • Capacités d’assistance à distance
       • Formation adaptée au contexte

Soutien continu

1. Support technique
   • Assistance disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
   • Multiples canaux d’assistance
   • Garanties de temps de réponse
   • Procédures d’escalade
2. Maintenance et suivi des performances
   • Mises à jour régulières du système
   • Gestion des correctifs
   • Optimisation des performances
   • Maintenance préventive
   • Contrôle des performances du système
     • Suivi du temps de réponse
     • Contrôle de l’utilisation des ressources
     • Mesures de l’expérience utilisateur
     • Suivi de la disponibilité du système
   • Rapports de performance
     • Rapports de performance réguliers
     • Analyse des tendances
     • Planification des capacités
     • Recommandations d’optimisation

8. Qualifications des fournisseurs

1. Expérience et expertise
   • Expérience confirmée dans le domaine des technologies de l’information dans le secteur de la santé
   • Mise en œuvre réussie du DSE
   • Références clients et études de cas
   • Certifications industrielles
2. Stabilité de l’entreprise
   • Stabilité financière
   • Viabilité à long terme
   • Investissements en R&D
   • Trajectoire de croissance

9. Critères d’évaluation

Les propositions seront évaluées sur la base des éléments suivants

1. Fonctionnalité et ensemble de caractéristiques (25 %)
   • Complétude des fonctions essentielles du DSE
   • Offres de fonctionnalités avancées
   • Capacités de personnalisation
   • Fonctionnalité mobile
   • Capacités d’intégration
2. Facilité d’utilisation et adoption par les utilisateurs (20 %)
   • Intuitivité de l’interface
   • Efficacité du flux de travail
   • Exigences en matière de formation
   • Retour d’information des utilisateurs sur les références
   • Options de personnalisation
3. Interopérabilité et capacités d’intégration (15%)
   • Conformité aux normes (HL7, FHIR)
   • Disponibilité de l’API et documentation
   • Options d’intégration de tiers
   • Capacités d’échange de données
   • Bilan de l’intégration
4. Capacités en matière d’IA et d’apprentissage automatique (15 %)
   • Fonctions d’aide à la décision clinique
   • Capacités de traitement du langage naturel
   • Analyse prédictive
   • Fonctions d’automatisation
   • Transparence du modèle d’apprentissage automatique
5. Services de mise en œuvre et de soutien (15 %)
   • Méthodologie de mise en œuvre
   • Approche de la formation
   • Disponibilité et qualité du soutien
   • Procédures de mise à jour et de maintenance
   • Antécédents en matière de service à la clientèle
6. Coût total de possession (10%)
   • Frais de licence initiaux
   • Coûts de mise en œuvre
   • Frais d’entretien courants
   • Coûts de formation
   • Coûts supplémentaires des modules

10. Prix et licences

Les vendeurs doivent fournir des informations détaillées sur les prix, notamment

1. Modèle de licence
   • Prix par utilisateur
   • Tarification par fournisseur
   • Options de licence d’entreprise
   • Tarification par module
   • Remises sur volume
2. Coûts de mise en œuvre
   • Gestion de projet
   • Installation du système
   • Migration des données
   • Services d’intégration
   • Services de personnalisation
   • Services de formation
3. Coûts permanents
   • Frais d’entretien annuels
   • Coûts de soutien
   • Frais de mise à jour
   • Licences d’utilisation supplémentaires
   • Coûts supplémentaires des modules
4. Coûts optionnels
   • Formation complémentaire
   • Développement sur mesure
   • Services de conseil
   • Activation des fonctions avancées
   • Intégrations spécialisées

11. Calendrier et exigences en matière de soumission

Dates clés

• Date de publication de l’appel d’offres : [insérer la date]
• Date limite pour les questions : [insérer la date]
• Date d’échéance de la proposition : [insérer la date]
• Présentations des fournisseurs : [Insérer la fourchette de dates]
• Sélection finale : [Insérer la date]
• Lancement du projet : [insérer la date]

Exigences en matière de soumission

1. Résumé
   • Présentation de l’entreprise
   • Aperçu de la solution
   • Principaux facteurs de différenciation
   • Approche de la mise en œuvre
   • Proposition de valeur
2. Historique de l’entreprise
   • Historique de l’entreprise
   • Informations financières
   • Expérience dans le domaine de l’informatique de santé
   • Feuille de route pour le développement
   • Relations avec les partenaires
3. Description détaillée de la solution
   • Architecture technique
   • Caractéristiques
   • Mesures de sécurité
   • Capacités d’intégration
   • Options de personnalisation
4. Approche de la mise en œuvre
   • Méthodologie du projet
   • Chronologie
   • Besoins en ressources
   • Gestion des risques
   • Assurance qualité
5. Plan de soutien et de formation
   • Structure de soutien
   • Accords de niveau de service
   • Méthodologie de formation
   • Transfert de connaissances
   • Formation continue
6. Détails des prix
   • Ventilation détaillée des coûts
   • Calendrier de paiement
   • Coûts optionnels
   • Conditions d’utilisation
   • Analyse du retour sur investissement
7. Références clients
   • Mises en œuvre similaires
   • Références d’organismes de santé
   • Informations sur les contacts
   • Portée du projet
   • Mesures de réussite
8. Exemples de rapports et de captures d’écran
   • Exemples d’interface utilisateur
   • Rapports standards
   • Tableaux de bord
   • Interfaces mobiles
   • Options de configuration

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