Demande de Proposition: Logiciel de gestion des effectifs

Demande de proposition: Solution logiciel de gestion des effectifs

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Champ d’application
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. Caractéristiques de l’intelligence artificielle
7. Qualifications des fournisseurs
8. Critères d’évaluation
9. Lignes directrices pour la soumission
10. Chronologie

1. Introduction et contexte

[Nom de l’entreprise] sollicite des propositions pour une solution logicielle complète de gestion du personnel afin d’optimiser et de rationaliser ses activités. Cet appel d’offres décrit nos besoins pour un système robuste qui gérera les prévisions de main-d’œuvre, la planification, le suivi des heures et des présences, ainsi que d’autres fonctions essentielles de gestion des effectifs.

2. Objectifs du projet

Les principaux objectifs de ce projet sont de mettre en œuvre une solution complète de gestion des effectifs qui :

• Optimise l’affectation et la planification de la main-d’œuvre
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle
• Réduction des coûts de main-d’œuvre
• Veiller au respect de la législation et de la réglementation du travail
• Amélioration de l’expérience et de l’engagement des employés
• Fournit des informations fondées sur des données pour la prise de décision

3. Champ d’application des travaux

Le fournisseur sélectionné sera responsable de

• Fournir une solution logicielle complète de gestion des effectifs
• Mise en œuvre et intégration de la solution dans les systèmes existants
• Fournir une formation et de la documentation
• Offrir un soutien et une maintenance continus
• Assurer la sécurité du système et la protection des données

4. Exigences techniques

La solution doit fournir :

• Option de déploiement en nuage
• Prise en charge des appareils mobiles
• Compatibilité avec les navigateurs
• Capacités d’intégration avec les systèmes existants
• Fonctionnalités de sécurité robustes
• Évolutivité en vue d’une croissance future

5.Exigences fonctionnelles

5.1 Prévision de la main-d’œuvre et planification de la demande

Conseil : Un système efficace de prévision de la main-d’œuvre est essentiel pour optimiser l’affectation des effectifs et contrôler les coûts. La solution doit s’appuyer sur l’analyse des données historiques combinée à des mesures en temps réel pour prévoir avec précision les besoins en personnel. La capacité à gérer les variations saisonnières, les événements spéciaux et l’évolution de l’activité fait partie des éléments clés à prendre en compte.

5.2 Planification et gestion des équipes

Conseil : le système de planification doit concilier des exigences complexes telles que la disponibilité des employés, leurs compétences, la législation du travail et les exigences de l’entreprise. Recherchez des solutions offrant des capacités de planification à la fois automatisées et manuelles, ainsi que des fonctions intégrées de résolution des conflits et d’ajustement en temps réel.

5.3 Suivi du temps et des présences

Conseil : Un suivi précis des heures et des présences est essentiel pour l’exactitude de la paie et le respect du droit du travail. Le système doit prendre en charge plusieurs méthodes de saisie des temps, tout en offrant une visibilité en temps réel sur les schémas de présence.

5.4 Gestion des congés et des absences

Conseil : Un système complet de gestion des congés doit automatiser l’ensemble du cycle de vie des congés tout en gérant plusieurs types de congés et des règles d’accumulation complexes. La solution doit être conforme à la législation du travail et aux politiques de l’entreprise.

5.5 Gestion des aptitudes et des compétences

Conseil : Un système de gestion des compétences efficace doit maintenir une base de données complète des capacités des employés tout en facilitant la planification de l’emploi du temps et du développement en fonction des compétences. La solution doit permettre d’identifier les lacunes en matière de compétences et de suivre les certifications.

5.6 Analyses et rapports sur les effectifs

Conseil : Les capacités d’analyse avancées doivent permettre d’obtenir des informations exploitables grâce à des tableaux de bord personnalisables et des rapports détaillés. Le système doit offrir des options de rapports standard et personnalisés avec des capacités d’analyse des tendances.

5.7 Portail libre-service pour les employés

Conseil : le portail en libre-service doit offrir aux employés une interface intuitive et adaptée à la mobilité pour gérer les aspects liés à la vie professionnelle et à la vie privée. L’accent doit être mis sur la facilité d’utilisation tout en garantissant un accès sécurisé aux informations personnelles.

5.8 Gestion de la conformité

Conseil : le système de gestion de la conformité doit automatiser le respect du droit du travail tout en conservant des pistes d’audit détaillées. Recherchez des moteurs de règles intégrés capables de gérer plusieurs juridictions et de se mettre à jour automatiquement en fonction de l’évolution de la réglementation.

5.9 Capacités d’intégration

Conseil : le cadre d’intégration doit permettre une connectivité transparente avec les systèmes existants de ressources humaines, de paie et d’entreprise, tout en préservant l’intégrité et la sécurité des données. Recherchez des API standardisées et de solides capacités de synchronisation des données.

5.10 Personnalisation et évolutivité

Conseil : le système doit offrir des options de personnalisation étendues pour s’adapter à des processus d’entreprise spécifiques tout en conservant la capacité de s’adapter à la croissance de l’organisation. L’accent est mis sur la flexibilité de la configuration et les performances sous charge.

6. Caractéristiques de l’intelligence artificielle

6.1 Analyse prédictive et prévisions

Conseil : L’analyse prédictive alimentée par l’IA doit exploiter les algorithmes d’apprentissage automatique pour améliorer la précision des prévisions au fil du temps. Le système doit prendre en compte de multiples variables, notamment les modèles historiques, les tendances saisonnières et les facteurs externes.

6.2 Programmation automatisée

Conseil : La planification basée sur l’IA doit optimiser l’affectation de la main-d’œuvre tout en tenant compte de multiples contraintes, notamment les préférences des employés, leurs compétences et les exigences de l’entreprise. Le système doit apprendre en permanence à partir des modèles de planification.

6.3 Attribution des tâches et suivi des performances

Conseil : L’attribution des tâches par l’IA devrait optimiser la répartition du travail en fonction des compétences, de la charge de travail et de l’historique des performances. Le système doit fournir des informations intelligentes sur les modèles de performance.

6.4 Engagement des employés et libre-service

Conseil : Les fonctions d’IA en libre-service doivent améliorer l’expérience de l’utilisateur grâce à une assistance intelligente et à la personnalisation. Le système doit apprendre des interactions de l’utilisateur pour fournir des réponses plus pertinentes.

6.5 Conformité et gestion des risques

Conseil : Le contrôle de conformité piloté par l’IA devrait automatiquement identifier les violations et les risques potentiels avant qu’ils ne se produisent. Le système doit apprendre des modèles de conformité pour fournir des alertes proactives.

6.6 Intégration aux programmes de bien-être

Conseil : Les fonctions de bien-être pilotées par l’IA doivent surveiller les indicateurs de stress du personnel et les modèles d’engagement afin d’identifier les risques potentiels d’épuisement professionnel tout en respectant les normes de confidentialité appropriées.

7. Qualifications des fournisseurs

Les vendeurs doivent fournir :

• Historique de l’entreprise et expérience en matière de gestion des effectifs
• Base de clients actuels et références
• Méthodologie de mise en œuvre et capacités de soutien
• Feuille de route des produits et plans de développement
• Documentation sur la stabilité financière
• Programmes de formation et de soutien
• Certifications de sécurité et documentation de conformité

8. Critères d’évaluation

Les propositions seront évaluées sur la base des éléments suivants

• Complétude de la solution et adéquation des fonctionnalités
• Capacités en matière d’IA et de technologies avancées
• Capacités d’intégration
• Interface et expérience utilisateur
• Approche de la mise en œuvre
• Soutien et formation
• Coût et retour sur investissement
• Expertise et stabilité du fournisseur

9. Lignes directrices pour la soumission

Les propositions doivent comprendre

• Description détaillée de la solution avec toutes les caractéristiques requises
• Spécifications techniques et architecture
• Plan de mise en œuvre et calendrier
• Structure de prix incluant :
  • Frais de licence
  • Frais de mise en œuvre
  • Coûts de formation
  • Frais d’assistance permanente
• Détails de la formation et de l’assistance
• Au moins trois références de clients
• Historique de l’entreprise et qualifications
• Exemples de rapports et de tableaux de bord
• Documentation de l’API et capacités d’intégration
• Documentation sur la sécurité et la conformité

10. Calendrier

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Dates]
• Décision de sélection : [Date]
• Lancement du projet : [Date]

Informations de contact : [Nom du contact] [Adresse électronique] [Numéro de téléphone]