Demande de proposition: Solution logicielle de gestion des factures
Table des matières
- Introduction
- Objectifs
- Exigences techniques
- Exigences fonctionnelles
- Capacités avancées d’IA et d’apprentissage automatique
- Soutien et maintenance
- Informations sur le fournisseur
- Prix et licences
- Critères d’évaluation
- Chronologie
1. Introduction
Le logiciel de gestion des factures est un outil spécialisé conçu pour automatiser et rationaliser le processus de traitement des factures au sein d’une organisation. Il gère l’ensemble du cycle de vie d’une facture, de la réception au paiement, en numérisant et en automatisant diverses tâches.
2. Les objectifs
Les principaux objectifs de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des factures sont les suivants :
- Automatiser et rationaliser le traitement des factures
- Réduire les erreurs manuelles et le temps de traitement
- Améliorer la visibilité des opérations financières
- Améliorer les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements en temps voulu
- Veiller au respect des règlements financiers et des politiques internes
3. Exigences techniques
3.1 Options de déploiement
- Proposer des options de déploiement dans le nuage (SaaS) et/ou sur site
- Fournir des détails sur l’hébergement, les centres de données et les procédures de sauvegarde
3.2 Évolutivité
- Soutenir le traitement d’un volume important de factures
- Capacité à s’adapter à la croissance de l’entreprise
3.3 Performance
- Spécifier les temps de réponse et les vitesses de traitement du système
- Fournir des détails sur le temps de fonctionnement et la disponibilité du système
3.4 Migration des données
- Proposer des outils et des services pour la migration des données de facturation existantes
- Aide à l’importation de données historiques à partir de systèmes existants
3.5 Conformité et normes
- Respecter les réglementations et normes financières pertinentes (par exemple, GAAP, IFRS).
- Fournir des fonctionnalités permettant de maintenir des pistes d’audit et de soutenir les audits financiers
4. Exigences fonctionnelles
4.1 Capture et extraction intelligentes des données
Conseil : le module de capture des données sert de point d’entrée pour le traitement de toutes les factures. La précision de l’OCR et de l’extraction des données a un impact direct sur l’efficacité du traitement en aval et sur les taux d’erreur. Tenez compte des taux de précision des fournisseurs, des formats d’entrée pris en charge et de leur capacité à tirer des leçons des corrections apportées. Les indicateurs clés doivent inclure la précision de la reconnaissance, la vitesse de traitement et la flexibilité des formats.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Capture intelligente des données |
Saisir et numériser automatiquement les factures provenant de diverses sources (courrier électronique, documents scannés, etc.). |
|
|
| |
Extraire les données pertinentes telles que les noms des fournisseurs, les numéros de facture, les montants dus et les numéros de commande. |
|
|
| |
Prise en charge de la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) pour une extraction précise des données |
|
|
| |
Traiter plusieurs formats et mises en page de factures |
|
|
4.2 Traitement des factures et gestion du flux de travail
Conseil : les capacités de gestion des flux de travail déterminent l’efficacité avec laquelle les factures circulent dans votre organisation. Recherchez des systèmes qui offrent à la fois des flux de travail prêts à l’emploi et des options de configuration personnalisées. Tenez compte de la manière dont le système gère les exceptions, les hiérarchies d’approbation et les règles de délégation.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Gestion du flux de travail |
Fournir des flux de travail d’approbation personnalisables |
|
|
| |
Transmettre les factures aux services ou aux responsables concernés pour approbation. |
|
|
| |
Permettre la consolidation ou le fractionnement des factures selon les besoins |
|
|
| |
Marquer les factures pour une recherche plus approfondie si nécessaire |
|
|
| |
Soutenir les processus d’approbation à plusieurs niveaux |
|
|
4.3 Correspondance des bons de commande
Conseil : la concordance à trois est essentielle pour maintenir le contrôle financier et prévenir les paiements en double ou frauduleux. Évaluez la capacité du système à gérer des scénarios d’appariement complexes, des livraisons partielles et des écarts de prix. Le niveau d’automatisation de la gestion des exceptions est particulièrement important pour l’efficacité.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Correspondance des PO |
Faire correspondre les factures avec les bons de commande et les commandes correspondantes. |
|
|
| |
Rapprocher automatiquement les factures des bons de commande afin d’identifier les divergences. |
|
|
| |
Détecter les factures frauduleuses ou les prix incorrects |
|
|
| |
Prise en charge de la correspondance à trois niveaux (commande, reçu et facture) |
|
|
4.4 Traitement et suivi des paiements
Conseil : Les capacités de traitement des paiements doivent prendre en charge de multiples méthodes de paiement et devises, tout en maintenant un contrôle strict sur les flux de trésorerie. Prenez en compte la capacité du système à gérer des scénarios de paiement complexes, y compris les paiements partiels et la mise en lots des paiements. L’intégration avec les systèmes bancaires est cruciale.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Traitement des paiements |
Synchronisation avec les comptes de l’entreprise pour faciliter les paiements électroniques |
|
|
| |
Prise en charge de plusieurs méthodes de paiement (cartes de crédit, plateformes en ligne, etc.) |
|
|
| |
Gérer plusieurs devises et plusieurs langues |
|
|
| |
Suivre les différents types de paiements, y compris les dépôts et les paiements partiels |
|
|
| |
Appliquer plusieurs paiements à une seule facture ou un seul paiement à plusieurs factures |
|
|
| |
Contrôler les dates d’échéance et les retards de paiement pour les factures de l’AR et de l’AP |
|
|
4.5 Stockage et récupération des documents
Conseil : Les solutions de stockage de documents doivent concilier accessibilité et sécurité tout en répondant aux exigences de conformité. Prenez en compte des facteurs tels que la capacité de stockage, la vitesse de récupération et la gestion de la politique de conservation. Le système doit répondre à la fois aux besoins opérationnels à court terme et aux besoins d’archivage à long terme.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Stockage de documents |
Stocker les fichiers de factures avec l’historique des approbations et des paiements |
|
|
| |
Faciliter l’accès aux documents stockés à des fins d’audit et de conformité |
|
|
| |
Proposer des options de stockage en nuage ou sur site |
|
|
| |
Assurer l’archivage sécurisé et à long terme des données relatives aux factures |
|
|
4.6 Rapports et analyses
Conseil : De solides capacités de reporting permettent de visualiser les performances des processus et la situation financière. Recherchez des systèmes offrant à la fois des rapports standard et des analyses personnalisables. Les tableaux de bord en temps réel et les capacités de forage sont essentiels pour une gestion financière efficace.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Rapports |
Générer des rapports financiers et des analyses |
|
|
| |
Suivre les factures en suspens et contrôler les dates d’échéance |
|
|
| |
Fournir des informations sur les cycles de paiement et les retards de paiement |
|
|
| |
Offrir des options de rapports personnalisables pour les différentes parties prenantes |
|
|
| |
Support des tableaux de bord en temps réel pour les indicateurs clés |
|
|
4.7 Capacités d’intégration
Conseil : les capacités d’intégration déterminent dans quelle mesure le système fonctionnera avec votre pile technologique existante. Évaluez les connecteurs standard et la flexibilité de l’API. Tenez compte des besoins d’intégration futurs et des antécédents du fournisseur en matière d’intégrations similaires.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Intégration |
Intégrer d’autres systèmes financiers (par exemple, ERP, logiciel de comptabilité) |
|
|
| |
Extraire les factures d’autres systèmes logiciels |
|
|
| |
Fournir un accès à l’API pour les intégrations personnalisées |
|
|
| |
Soutien à l’intégration avec les logiciels d’approvisionnement et de facturation |
|
|
4.8 Accessibilité mobile
Conseil : les capacités mobiles sont de plus en plus importantes pour maintenir l’efficacité des processus, en particulier pour les approbations et les autorisations de paiement. Tenez compte de l’expérience utilisateur sur différents appareils et des mesures de sécurité pour l’accès mobile.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Accès mobile |
Proposer une application mobile pour la visualisation et l’approbation à distance des factures |
|
|
| |
Permettre aux responsables d’examiner et d’approuver les paiements en cours de route |
|
|
| |
Prise en charge de la capture et du téléchargement de documents mobiles |
|
|
4.9 Sécurité et contrôle d’accès
Conseil : les dispositifs de sécurité doivent protéger les données financières sensibles tout en permettant un accès approprié. Il faut tenir compte des exigences de conformité, des capacités d’audit et de la granularité des contrôles d’accès. Le cryptage des données et les pistes d’audit sont des éléments essentiels.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Sécurité |
Mettre en œuvre des mesures de sécurité solides pour protéger les données financières sensibles |
|
|
| |
Fournir des contrôles d’accès personnalisables pour les utilisateurs |
|
|
| |
Garantir le cryptage des données et la conformité avec les réglementations en vigueur |
|
|
| |
Support des pistes d’audit pour toutes les activités du système |
|
|
4.10 Alertes et notifications automatisées
Conseil : des systèmes de notification efficaces permettent de faire avancer les processus en avertissant les parties concernées des actions requises. Pensez aux options de personnalisation, aux canaux de distribution et aux capacités d’escalade. Le système doit prendre en charge les notifications de routine et d’exception.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Alertes |
Envoyer des rappels automatisés pour les approbations en attente |
|
|
| |
Alerter les utilisateurs sur les échéances à venir ou les retards de paiement |
|
|
| |
Informer les parties concernées de l’état d’avancement du traitement des factures |
|
|
5. Capacités avancées en matière d’IA et d’apprentissage automatique
5.1 Traitement du langage naturel (NLP)
Conseil : les capacités NLP améliorent l’interaction avec l’utilisateur et la précision de l’extraction des données. Prenez en compte la capacité du système à comprendre le contexte, à gérer la terminologie spécifique à l’industrie et à apprendre des interactions des utilisateurs.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| PNL |
Permettre aux utilisateurs d’interagir avec le système en utilisant un langage conversationnel |
|
|
| |
Améliorer la capacité à comprendre et à répondre aux requêtes en langage naturel |
|
|
| |
Faciliter la communication entre les systèmes d’IA et les utilisateurs |
|
|
5.2 Apprentissage automatique avancé pour la reconnaissance
Conseil : les capacités de ML devraient améliorer continuellement la précision du système au fil du temps. Évaluez la courbe d’apprentissage, les besoins en formation et l’adaptation aux nouveaux formats de documents. Tenez compte de la capacité du système à gérer les exceptions et les cas limites.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Reconnaissance des ML |
Améliorer la reconnaissance des différents formats de factures |
|
|
| |
S’adapter aux variations de la structure des factures au fil du temps |
|
|
| |
Améliorer en permanence la précision de l’extraction des données |
|
|
5.3 L’analyse prédictive alimentée par l’IA
Conseil : Les capacités prédictives peuvent améliorer considérablement la planification financière et la gestion des flux de trésorerie. Recherchez des systèmes capables d’apprendre à partir de modèles historiques et de fournir des informations exploitables.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Analyse prédictive |
Prévoir les besoins de trésorerie avec une plus grande précision |
|
|
| |
Identifier les tendances dans les comportements de paiement |
|
|
| |
Proposer des conditions de paiement optimales pour différents segments de clientèle |
|
|
5.4 Détection intelligente de la fraude
Conseil : La détection des fraudes basée sur l’IA doit combiner la reconnaissance des formes et l’apprentissage continu pour identifier les schémas de fraude connus et émergents. Prenez en compte le taux de faux positifs et la capacité du système à s’adapter aux nouveaux schémas de fraude.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Détection de la fraude |
Utiliser l’IA pour analyser les données historiques des factures valides et frauduleuses |
|
|
| |
signaler les activités frauduleuses potentielles ou les anomalies pour examen |
|
|
| |
Apprendre en permanence et mettre à jour les modèles de détection des fraudes |
|
|
5.5 Prise en charge automatisée des langues multiples
Conseil : La prise en charge des langues est cruciale pour les opérations internationales. Évaluez la précision dans les différentes langues et la capacité du système à gérer le formatage et les exigences propres à chaque langue.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Multi-langues |
Traiter les factures en plusieurs langues à l’aide de techniques NLP |
|
|
| |
Traduire et extraire automatiquement les données des factures dans différentes langues |
|
|
5.6 Traitement des exceptions piloté par l’IA
Conseil : L’automatisation de la gestion des exceptions peut réduire considérablement les interventions manuelles. Tenez compte de la capacité du système à tirer des leçons des résolutions antérieures et à suggérer des actions appropriées.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Traitement des exceptions |
Identifier et classer automatiquement les exceptions |
|
|
| |
Proposer des résolutions basées sur des données historiques et des modèles |
|
|
| |
Tirer les leçons des interventions manuelles pour améliorer les manipulations futures |
|
|
5.7 Classification intelligente des documents
Conseil : Une classification précise des documents permet de rationaliser l’acheminement et le traitement. Évaluez la capacité du système à traiter différents types de documents et à s’adapter aux nouvelles catégories.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Classification des documents |
Catégorisation automatique des différents types de documents financiers |
|
|
| |
Acheminer les documents vers les services appropriés ou les flux de travail d’approbation |
|
|
5.8 Apprentissage et amélioration continus
Conseil : la capacité du système à apprendre et à s’améliorer au fil du temps est cruciale pour le retour sur investissement à long terme. Prenez en compte les capacités d’apprentissage automatique et la facilité d’intégration des commentaires des utilisateurs.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Apprentissage continu |
S’adapter aux changements dans les formats de factures, les réglementations et les processus d’entreprise |
|
|
| |
Améliorer la précision et l’efficacité au fil du temps en fonction des interactions et des corrections des utilisateurs |
|
|
5.9 Intégration avec l’automatisation intelligente des processus (IPA)
Conseil : l’intégration de l’API permet d’étendre l’automatisation au-delà du traitement de base. Pensez à l’étendue des possibilités d’automatisation et à la facilité de configuration des flux de travail automatisés.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Intégration de l’API |
Combiner l’IA avec l’automatisation robotique des processus (RPA) pour une optimisation des processus de bout en bout. |
|
|
| |
Automatiser les flux de travail complexes au-delà du simple traitement des factures |
|
|
6. Soutien et maintenance
6.1 Soutien à la clientèle
- Décrire les canaux d’assistance disponibles (téléphone, e-mail, chat)
- Préciser les heures d’assistance et les délais de réponse
6.2 Formation et intégration
- Fournir des détails sur les programmes de formation des utilisateurs
- Offrir des ressources aux administrateurs de systèmes et aux utilisateurs finaux
6.3 Mises à jour et mises à niveau
- Décrire la fréquence et le processus de mise à jour des logiciels
- Expliquer comment les mises à niveau du système sont gérées et mises en œuvre
7. Informations sur le fournisseur
7.1 Profil de l’entreprise
- Fournir une vue d’ensemble de l’entreprise, y compris le nombre d’années d’activité et la stabilité financière.
- Liste des expériences pertinentes dans la fourniture de solutions de gestion des factures
7.2 Références des clients
- Fournir des références de clients dans des secteurs similaires ou de taille similaire
- Inclure des études de cas démontrant des mises en œuvre réussies
7.3 Méthodologie de mise en œuvre
- Décrire l’approche de la mise en œuvre du logiciel
- Fournir une estimation du calendrier de mise en œuvre
8. Prix et licences
8.1 Modèle de tarification
- Décrire la structure tarifaire (par exemple, par utilisateur, par facture, tarification différenciée).
- Fournir des détails sur les coûts uniques et les frais récurrents.
8.2 Conditions d’octroi des licences
- Expliquer le modèle de licence et les éventuelles restrictions
- Décrire les options permettant d’ajouter des utilisateurs ou des modules à l’avenir
9. Critères d’évaluation
Les fournisseurs seront évalués sur la base des critères suivants :
- L’exhaustivité de la solution par rapport aux exigences fonctionnelles et techniques
- Capacités avancées en matière d’IA et d’apprentissage automatique
- Facilité d’utilisation et conception de l’interface utilisateur
- Capacités d’intégration avec les systèmes existants
- Évolutivité et performance
- Assistance à la clientèle et offres de formation
- Coût total de possession
- Expérience et réputation du fournisseur sur le marché
10. Calendrier
- Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
- Date limite pour les questions : [Date]
- Date d’échéance de la proposition : [Date]
- Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
- Sélection du fournisseur : [Date]
- Lancement du projet : [Date]
Veuillez soumettre vos propositions et adresser vos questions à [Nom] [Titre] [Courriel] [Téléphone]
