Demande de proposition: Solution logiciel d’administration des prestations
Table des matières
- Introduction et contexte
- Objectifs du projet
- Champ d’application
- Exigences techniques
- Exigences fonctionnelles
- Exigences en matière d’IA et d’innovation
- Qualifications des fournisseurs
- Critères d’évaluation
- Lignes directrices pour la soumission
- Chronologie
1. Introduction et contexte
[Nom de l’entreprise] lance un appel d’offres pour une solution logicielle complète d’administration des avantages sociaux afin de rationaliser et de moderniser ses processus de gestion des avantages sociaux. Le présent appel d’offres décrit nos besoins en matière de système robuste qui permettra une gestion efficace des avantages sociaux tout en garantissant la conformité avec les réglementations en vigueur.
2. Objectifs du projet
Les principaux objectifs de ce projet sont les suivants
- Mettre en place un système centralisé de gestion des avantages sociaux qui rationalise l’administration et réduit les processus manuels.
- Fournir aux employés un portail libre-service convivial pour la gestion de leurs avantages sociaux
- Veiller au respect des réglementations fédérales et nationales
- Tirer parti de l’IA et de l’automatisation pour améliorer l’efficacité et la prise de décision.
- Intégrer les systèmes de ressources humaines et de paie existants
- Optimiser les coûts des avantages sociaux tout en maintenant des offres de qualité pour les employés
3. L’étendue des travaux
Le fournisseur sélectionné sera responsable de
- Mise en place d’une plateforme complète d’administration des avantages sociaux
- Migration des données existantes sur les prestations à partir des systèmes actuels
- Intégration avec les systèmes actuels de ressources humaines, de paie et de suivi du temps de travail
- Assurer la formation du personnel des ressources humaines et des employés
- Offrir un soutien et une maintenance continus
- Garantir la sécurité et la conformité des données
4. Exigences techniques
4.1 Architecture du système
- Options de déploiement dans le nuage ou sur site
- Infrastructure évolutive pour soutenir la croissance de l’organisation
- Cryptage des données et mesures de sécurité robustes
- Capacités d’intégration via des API
- Prise en charge de l’authentification unique (SSO)
4.2 Sécurité et conformité
- Conformité à l’HIPAA, au GDPR et au CCPA
- Cryptage des données au repos et en transit
- Contrôle d’accès basé sur les rôles
- Enregistrement et suivi des audits
- Mises à jour et correctifs de sécurité réguliers
4.3 Exigences d’intégration
- Intégration basée sur l’API avec les principaux systèmes de ressources humaines
- Intégration du système de paie
- Intégration d’un système de suivi du temps
- Intégration d’opérateurs tiers
- Intégration du système de gestion des documents
4.4 Exigences en matière de mobilité
- Applications mobiles natives (iOS/Android)
- Conception de sites web réactifs
- Accès mobile sécurisé
- Capacités hors ligne
- Prise en charge des notifications push
5. Exigences fonctionnelles
5.1 Gestion centralisée des prestations
Conseil : Un système robuste de gestion centralisée des avantages sociaux constitue la base de votre administration des avantages sociaux. Lors de l’évaluation de ces caractéristiques, mettez l’accent sur l’exhaustivité, l’évolutivité et la facilité de gestion.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Types de prestations Gestion |
Soutien à l’assurance maladie |
|
|
|
Soutien aux régimes de soins dentaires |
|
|
|
Soutien aux régimes de retraite |
|
|
|
Gestion des options sur actions |
|
|
|
Soutien à l’assurance-vie |
|
|
|
Aide à l’assurance invalidité |
|
|
| Gestion des bases de données |
Système de stockage centralisé |
|
|
|
Capacités d’organisation des données |
|
|
|
Contrôles d’accès aux données |
|
|
|
Fonctions de sauvegarde et de récupération |
|
|
| Gestion des rémunérations |
Génération d’une fiche de rémunération totale |
|
|
|
Suivi des coûts des prestations |
|
|
|
Gestion de l’historique des rémunérations |
|
|
| Gestion des coûts |
Outils de comparaison de paquets |
|
|
|
Fonctions d’optimisation des coûts |
|
|
|
Capacités de suivi budgétaire |
|
|
5.2 Traitement des inscriptions
Conseil : un traitement efficace des inscriptions réduit la charge administrative et améliore la satisfaction des employés. Recherchez des capacités d’automatisation capables de gérer à la fois les périodes d’affiliation standard et les circonstances particulières.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Soutien à l’inscription ouverte |
Mise en place automatisée de la période d’affiliation |
|
|
|
Traitement des inscriptions en masse |
|
|
|
Gestion des délais |
|
|
| Gestion d’événements spéciaux |
Traitement des événements de la vie |
|
|
|
Manipulation des changements en milieu d’année |
|
|
|
Vérification de la documentation |
|
|
| Traitement en temps réel |
Mises à jour des données en direct |
|
|
|
Suivi de l’état d’avancement |
|
|
|
Vérification des erreurs |
|
|
| Gestion de l’éligibilité |
Vérification automatisée de l’éligibilité |
|
|
|
Qualification basée sur des règles |
|
|
|
Suivi de l’état d’avancement |
|
|
5.3 Portail libre-service pour les employés
Conseil : le portail en libre-service est le principal point d’interaction de vos employés avec leurs prestations. Donnez la priorité à l’expérience utilisateur, à l’accessibilité et à des fonctionnalités complètes.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Gestion de l’accès |
Portail disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 |
|
|
|
Prise en charge de plusieurs appareils |
|
|
|
Système de connexion sécurisé |
|
|
| Gestion des prestations |
Voir les prestations actuelles |
|
|
|
Modifier les prestations |
|
|
|
Comparer les options de régime |
|
|
| Traitement des documents |
Télécharger les documents de vérification |
|
|
|
Accéder aux guides des prestations |
|
|
|
Stocker les données personnelles |
|
|
| Gestion des événements de la vie |
Signaler les événements de la vie |
|
|
|
Soumettre les documents justificatifs |
|
|
|
Traitement des événements de suivi |
|
|
5.4 Gestion de la conformité
Conseil : Une gestion solide de la conformité est essentielle pour éviter les pénalités et maintenir le respect de la réglementation. Concentrez-vous sur les capacités d’automatisation et sur la capacité du système à rester en phase avec l’évolution de la réglementation.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Conformité réglementaire |
Administration de COBRA |
|
|
|
Rapport sur l’ACA |
|
|
|
Conformité HIPAA |
|
|
|
Réglementation spécifique à l’État |
|
|
| Contrôle automatisé |
Vérification de l’éligibilité |
|
|
|
Contrôle de conformité |
|
|
|
Alertes en cas d’infraction |
|
|
| Outils de reporting |
Rapports de conformité |
|
|
|
Pistes d’audit |
|
|
|
Suivi de la documentation |
|
|
| Gestion des mises à jour |
Système de mise à jour de la réglementation |
|
|
|
Outils d’ajustement politique |
|
|
|
Calendrier de conformité |
|
|
5.5 Gestion des documents
Conseil : une gestion efficace des documents permet de rationaliser les opérations et de garantir la conformité. Tenez compte à la fois des capacités de stockage et de la facilité de récupération lorsque vous évaluez ces caractéristiques.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Stockage de documents |
Gestion des formulaires I-9 |
|
|
|
Gestion des formulaires W-4 |
|
|
|
Gestion des formulaires W-9 |
|
|
|
Formulaires d’adhésion aux prestations |
|
|
| Contrôle des versions |
Version du document |
|
|
|
Suivi des changements |
|
|
|
Gestion des archives |
|
|
| Caractéristiques de sécurité |
Stockage sécurisé |
|
|
|
Contrôles d’accès |
|
|
|
Cryptage |
|
|
| Système de récupération |
Fonctionnalité de recherche |
|
|
|
Options de filtrage |
|
|
|
Récupération par lots |
|
|
5.6 Tableau de bord de l’administrateur
Conseil : le tableau de bord de l’administrateur doit offrir un contrôle complet tout en simplifiant les tâches complexes. Privilégiez les fonctions d’efficacité qui réduisent la charge de travail administrative tout en préservant la précision.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Console de gestion |
Panneau de contrôle centralisé |
|
|
|
Fonctions d’accès rapide |
|
|
|
Vues personnalisées |
|
|
| Visualisation des données |
Affichage des données en temps réel |
|
|
|
Graphiques interactifs |
|
|
|
Analyse des tendances |
|
|
| Gestion du flux de travail |
Automatisation des processus |
|
|
|
Suivi des tâches |
|
|
|
Gestion des priorités |
|
|
| Caractéristiques de l’audit |
Enregistrement des activités |
|
|
|
Suivi des utilisateurs |
|
|
|
Modifier l’historique |
|
|
6. Exigences en matière d’IA et d’innovation
6.1 Chatbots et assistants virtuels alimentés par l’IA
Conseil : Les assistants IA devraient réduire considérablement la charge de travail des RH tout en fournissant des informations cohérentes et précises aux employés. Concentrez-vous sur les capacités de langage naturel et sur l’étendue des sujets couverts.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Couverture du soutien |
Disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 |
|
|
|
Plus de 1 500 thèmes de prestations |
|
|
|
Prise en charge multilingue |
|
|
| Traitement du langage naturel |
Compréhension des questions |
|
|
|
Prise en compte du contexte |
|
|
|
Flux de conversation |
|
|
| Gestion des réponses |
Réponses en temps réel |
|
|
|
Suivi de la précision |
|
|
|
Protocoles d’escalade humaine |
|
|
| Capacités d’apprentissage |
Apprentissage par interaction |
|
|
|
Mises à jour de la base de connaissances |
|
|
|
Optimisation des performances |
|
|
6.2 Recommandations personnalisées en matière de prestations
Conseil : pour être efficaces, les moteurs de personnalisation doivent combiner plusieurs points de données afin de fournir des recommandations réellement pertinentes. Tenez compte à la fois de la sophistication des algorithmes d’intelligence artificielle et de la qualité des recommandations qui en résultent.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Caractéristiques de l’algorithme d’IA |
Analyse démographique |
|
|
|
Reconnaissance des schémas d’utilisation |
|
|
|
Optimisation des coûts |
|
|
| Capacités de prédiction |
Prévision des besoins en matière de santé |
|
|
|
Prévisions de coûts |
|
|
|
Prévisions d’utilisation |
|
|
| Caractéristiques de personnalisation |
Analyse du profil des employés |
|
|
|
Utilisation des données historiques |
|
|
|
Apprentissage des préférences |
|
|
| Moteur de recommandation |
Suggestions d’emballages |
|
|
|
Options alternatives |
|
|
|
Analyse coût-bénéfice |
|
|
6.3 Amélioration de l’aide à la décision
Conseil : Les outils d’aide à la décision doivent simplifier les choix complexes des salariés en matière de prestations, tout en fournissant une analyse coûts-avantages claire. L’accent doit être mis à la fois sur la sophistication de l’analyse et sur la clarté de la présentation.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Outils de comparaison |
Comparaison des régimes |
|
|
|
Outils d’analyse des coûts |
|
|
|
Comparaison des couvertures |
|
|
| Personnalisation |
Suggestions basées sur le profil |
|
|
|
Analyse de l’historique des sinistres |
|
|
|
Reconnaissance des schémas d’utilisation |
|
|
| Modélisation de scénarios |
“Analyse “par simulation |
|
|
|
Projections de coûts |
|
|
|
Prévisions d’utilisation |
|
|
| Aide à la décision |
Moteur de recommandation |
|
|
|
Suggestions alternatives |
|
|
|
Analyse d’impact |
|
|
6.4 Traitement automatisé des demandes d’indemnisation
Conseil : L’automatisation du traitement des demandes doit permettre de réduire considérablement le temps de traitement tout en maintenant l’exactitude des données. Concentrez-vous sur les capacités d’automatisation et les fonctions de détection des erreurs.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Automatisation des réclamations |
Traitement de bout en bout |
|
|
|
Traitement de la documentation |
|
|
|
Suivi de l’état d’avancement |
|
|
| Détection de la fraude |
Détection assistée par l’IA |
|
|
|
Reconnaissance des formes |
|
|
|
Système d’alerte |
|
|
| Réduction des erreurs |
Contrôles de validation |
|
|
|
Contrôle de la qualité |
|
|
|
Gestion des exceptions |
|
|
| Optimisation de la transformation |
Amélioration de la vitesse |
|
|
|
Allocation des ressources |
|
|
|
Gestion de la charge de travail |
|
|
6.5 Analyses et rapports avancés
Conseil : Les analyses avancées doivent fournir des informations exploitables tout en restant accessibles aux utilisateurs non techniques. Concentrez-vous à la fois sur la profondeur des capacités d’analyse et sur la convivialité des outils de reporting.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Des idées alimentées par l’IA |
Analyse de l’optimisation des bénéfices |
|
|
|
Analyse de l’évolution des coûts |
|
|
|
Détection de modèles d’utilisation |
|
|
| Tableaux de bord en temps réel |
Visualisation des données en direct |
|
|
|
Graphiques interactifs |
|
|
|
Création de tableaux de bord personnalisés |
|
|
| Modélisation prédictive |
Prévision des coûts |
|
|
|
Prévisions d’utilisation |
|
|
|
Projections tendancielles |
|
|
| Analyse comparative |
Comparaisons avec l’industrie |
|
|
|
Analyse du groupe de pairs |
|
|
|
Mesures de performance |
|
|
| Rapports personnalisés |
Constructeur de rapports |
|
|
|
Capacités d’exportation |
|
|
|
Fonctions de programmation |
|
|
6.6 Gestion de la conformité pilotée par l’IA
Conseil : Les outils de conformité à l’IA doivent identifier et traiter de manière proactive les problèmes potentiels avant qu’ils ne se transforment en problèmes. Il faut tenir compte à la fois de l’exhaustivité de la surveillance et de l’efficacité des mesures préventives.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Mises à jour réglementaires |
Système de mise à jour automatisé |
|
|
|
Suivi du règlement en temps réel |
|
|
|
Analyse d’impact des politiques |
|
|
| Système d’alerte |
Alertes proactives de conformité |
|
|
|
Indicateurs de niveau de risque |
|
|
|
Suggestions de résolution |
|
|
| Évaluation des risques |
Analyse automatisée des risques |
|
|
|
Détection des vulnérabilités |
|
|
|
Évaluation de l’impact |
|
|
| Soutien à l’audit |
Préparation de la documentation |
|
|
|
Rapport de conformité |
|
|
|
Collecte de preuves |
|
|
6.7 Communications personnalisées
Conseil : des communications personnalisées efficaces augmentent l’engagement et la compréhension des avantages. Concentrez-vous à la fois sur la pertinence du contenu et sur l’efficacité des méthodes de diffusion.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Génération de contenu |
Guides générés par l’IA |
|
|
|
Création de contenu personnalisé |
|
|
|
Support multiformat |
|
|
| Messages ciblés |
Ciblage démographique |
|
|
|
Messages basés sur le comportement |
|
|
|
Apprentissage des préférences |
|
|
| Rappels automatisés |
Alertes sur les bilans de santé |
|
|
|
Délais d’inscription |
|
|
|
Mise à jour des prestations |
|
|
| Livraison multicanal |
Intégration du courrier électronique |
|
|
|
Notifications mobiles |
|
|
|
Annonces du portail |
|
|
6.8 Intégration du programme de bien-être
Conseil : les caractéristiques du programme de bien-être doivent s’intégrer de manière transparente à l’administration des avantages sociaux tout en fournissant des recommandations personnalisées. Tenez compte à la fois de l’efficacité du programme et de l’engagement des utilisateurs.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Programmes de santé |
Recommandations de l’IA en matière de santé |
|
|
|
Suivi des activités |
|
|
|
Suivi des progrès |
|
|
| Bien-être financier |
Outils de conseil financier |
|
|
|
Planification de la retraite |
|
|
|
Recommandations en matière d’épargne |
|
|
| Personnalisation |
Fixation d’objectifs individuels |
|
|
|
Création de programmes personnalisés |
|
|
|
Suivi des progrès |
|
|
| Gestion des incitations |
Création du programme |
|
|
|
Suivi des récompenses |
|
|
|
Suivi des résultats |
|
|
6.9 Analyse des sentiments
Conseil : les outils d’analyse des sentiments doivent fournir des informations exploitables sur la satisfaction des employés et l’efficacité des programmes. Concentrez-vous à la fois sur la précision de l’analyse et sur l’utilité pratique des informations générées.
| Exigence |
Sous-exigence |
O/N |
Notes |
| Suivi de la satisfaction |
Contrôle en temps réel |
|
|
|
Collecte d’informations |
|
|
|
Analyse des réponses |
|
|
| Identification des tendances |
Reconnaissance des formes |
|
|
|
Comparaison historique |
|
|
|
Prévisions pour l’avenir |
|
|
| Analyse du programme |
Évaluation de l’efficacité |
|
|
|
Analyse de l’utilisation |
|
|
|
Analyse d’impact |
|
|
| Points d’action |
Génération de recommandations |
|
|
|
Attribution de priorité |
|
|
|
Suivi de la mise en œuvre |
|
|
7. Qualifications des fournisseurs
Les vendeurs doivent fournir des informations détaillées sur leurs qualifications, notamment :
- Historique de l’entreprise et expérience dans le domaine des logiciels de gestion des avantages sociaux
- Clientèle actuelle et références
- Capacités d’assistance technique et accords sur le niveau de service
- Feuille de route des produits et plans de développement futurs
- Méthodologie et calendrier de mise en œuvre
- Programmes de formation et de soutien
- Informations sur la stabilité financière
8. Critères d’évaluation
Les propositions seront évaluées sur la base des éléments suivants
- Solution complète répondant aux exigences techniques et fonctionnelles
- Capacités en matière d’IA et d’innovation
- Approche et calendrier de mise en œuvre
- Capacités d’intégration
- Expérience utilisateur et conception d’interfaces
- Programmes de soutien et de formation
- Coût total de possession
- Expérience et stabilité du fournisseur
9. Lignes directrices pour la soumission
Les propositions doivent comprendre
- Résumé
- Brève présentation de l’entreprise
- Points forts de la solution
- Approche de la mise en œuvre
- Calendrier prévisionnel
- Résumé des coûts
- Réponse technique
- Réponses détaillées à toutes les exigences techniques
- Description de l’architecture du système
- Mesures de sécurité et de conformité
- Capacités d’intégration
- Détails de la fonctionnalité mobile
- Réponse fonctionnelle
- Réponses détaillées à toutes les exigences fonctionnelles
- Caractéristiques de l’IA et de l’innovation
- Méthodologie de mise en œuvre
- Approche de la formation
- Modèle de soutien
- Informations sur l’entreprise
- Historique et contexte de l’entreprise
- États financiers
- Références des clients
- Biographies de l’équipe de projet
- Certifications pertinentes
- Informations sur les prix
- Ventilation détaillée des coûts
- Coûts de mise en œuvre
- Droits de licence
- Coûts de maintenance
- Coûts de formation
- Prix des fonctions optionnelles
- Documentation à l’appui
- Exemples de rapports
- Captures d’écran du système
- Spécifications techniques
- Accords de niveau de service
- Conditions contractuelles standard
10. Calendrier
- Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
- Date limite pour les questions des fournisseurs : [Date]
- Réponse aux questions : [Date]
- Date d’échéance de la proposition : [Date]
- Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
- Sélection du fournisseur : [Date]
- Négociation du contrat : [Période]
- Lancement du projet : [Date]
11. Informations sur les contacts
Veuillez soumettre toutes les propositions et adresser vos questions à
[Nom du contact] [Titre] [Nom de l’entreprise] [Adresse électronique] [Numéro de téléphone].
Ceci conclut le document complet de l’appel d’offres. Toutes les propositions doivent être soumises par voie électronique au contact ci-dessus avant le [heure] le [date]. Les propositions soumises en retard ne seront pas prises en considération.
