Demande de Proposition: Système de gestion de maintenance informatisé

Demande de proposition: Solution logicielle de système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO)

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Champ d’application
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. Fonctionnalités avancées alimentées par l’IA
7. Qualifications des fournisseurs
8. Lignes directrices pour la soumission
9. Chronologie

1. Introduction et contexte

[Nom de l’entreprise] lance un appel d’offres pour un système complet de gestion informatisée de la maintenance (GMAO) afin d’optimiser la gestion de ses actifs et ses opérations de maintenance. Le présent appel d’offres décrit nos besoins en matière de système robuste qui nous aidera à suivre et à gérer les actifs fixes, les outils et les équipements utilisés dans le cadre de nos activités quotidiennes.

Utilisateurs primaires

• Fabricants
• Détaillants
• Fournisseurs de services de maintenance

Objectif

L’objectif principal est d’optimiser l’utilisation et la productivité des actifs à plusieurs stades de leur cycle de vie, de l’acquisition à la cession.

2. Objectifs du projet

1. Gestion du cycle de vie des actifs
   • Suivre et gérer différents types d’actifs sur plusieurs sites
   • Maintenir des informations et un historique complets sur les actifs
   • Optimiser le cycle de vie des actifs, de l’acquisition à la cession
2. Optimisation de la maintenance
   • Rationaliser la gestion des ordres de travail
   • Mise en œuvre d’une programmation efficace de la maintenance préventive
   • Réduire les temps d’arrêt des équipements
3. Efficacité des ressources
   • Optimiser la gestion des stocks
   • Améliorer l’allocation des ressources
   • Améliorer la productivité du personnel
4. Prise de décision fondée sur les données
   • Générer des rapports et des analyses complets
   • Contrôler les indicateurs clés de performance
   • Soutenir la planification stratégique

3. Champ d’application des travaux

Mise en œuvre de la fonctionnalité de base

1. Système de gestion des actifs
2. Gestion des ordres de travail
3. Calendrier de maintenance préventive
4. Gestion des stocks
5. Gestion des ressources
6. Rapports et analyses
7. Accessibilité mobile
8. Gestion de la conformité
9. Services d’intégration
10. Gestion des garanties et des contrats

Mise en œuvre des fonctionnalités avancées de l’IA

1. Maintenance prédictive
2. Génération de procédures assistée par l’IA
3. Détection des anomalies
4. Intégration des mémos vocaux
5. Reconnaissance des formes
6. Optimisation des ressources
7. Traitement du langage naturel

Composants supplémentaires

1. Gestion de l’énergie
2. Gestion de la sécurité
3. Gestion multisite
4. Gestion des documents
5. Gestion des fournisseurs
6. Suivi des centres de coûts
7. Suivi de la durabilité

4. Exigences techniques

Architecture du système

• Accessibilité des navigateurs web
• Application mobile avec mode hors ligne
• Synchronisation automatique en arrière-plan
• Architecture SaaS
• Accessibilité au nuage
• Accès nominatif sécurisé par utilisateur
• Taux de disponibilité supérieur à 99,99 %.

Exigences en matière de sécurité

• Contrôle d’accès basé sur les rôles
• Authentification multifactorielle
• Transmission sécurisée des données
• Chiffrement au repos et en transit
• Audits de sécurité réguliers
• Respect des normes de sécurité du secteur

Exigences d’intégration

• Disponibilité de l’API
• Prise en charge des protocoles d’intégration standard
• Capacités d’importation/exportation de données
• Synchronisation en temps réel
• Gestion des erreurs et journalisation
• Intégration avec les systèmes d’entreprise existants

Exigences en matière de mobilité

• Applications natives iOS et Android
• Fonctionnalité hors ligne
• Synchronisation automatique
• Notifications push
• Numérisation de codes-barres/codes QR
• Prise en charge de la localisation GPS

Gestion des données

• Capacités de migration des données via des fichiers en format ouvert
• Sauvegardes automatisées régulières
• Politiques de conservation des données
• Maintenance de la piste d’audit
• Procédures de récupération des données
• Préservation des données historiques

5. Exigences fonctionnelles

5.1 Gestion des actifs

Conseil : La gestion des actifs constitue la base de tout système de GMAO. Veillez à ce que la solution puisse suivre tous les types d’actifs tout au long de leur cycle de vie, de l’acquisition à la mise au rebut, tout en conservant un historique détaillé et en permettant des mises à jour de l’état en temps réel.

5.2 Gestion des ordres de travail

Conseil : une gestion efficace des ordres de travail permet de rationaliser les opérations de maintenance et de garantir la bonne exécution des tâches. Le système doit prendre en charge l’ensemble du flux de travail, depuis la soumission de la demande jusqu’à son achèvement, avec un suivi et une responsabilisation clairs à chaque étape.

5.3 Maintenance préventive

Conseil : Les fonctions de maintenance préventive devraient aider les entreprises à passer d’une stratégie de maintenance réactive à une stratégie de maintenance proactive. Recherchez des fonctions de programmation robustes et la possibilité de déclencher la maintenance en fonction du temps et des paramètres d’utilisation.

5.4 Gestion des stocks

Conseil : une gestion efficace des stocks est essentielle pour maintenir des niveaux optimaux de pièces détachées et minimiser les retards de maintenance. Le système doit fournir une visibilité en temps réel des niveaux de stock tout en automatisant les processus de réapprovisionnement et en maintenant les relations entre les pièces et les actifs.

5.5 Gestion des ressources

Conseil : La gestion des ressources doit permettre d’optimiser l’affectation des ressources humaines et matérielles, en garantissant une utilisation efficace tout en maintenant une adéquation des compétences et un suivi de la disponibilité.

5.6 Rapports et analyses

Conseil : Des capacités complètes de reporting et d’analyse doivent fournir des informations exploitables par le biais de tableaux de bord personnalisables et de rapports détaillés, permettant une prise de décision fondée sur les données pour toutes les opérations de maintenance.

5.7 Accessibilité mobile

Conseil : la fonctionnalité mobile doit permettre aux techniciens de terrain d’accéder pleinement aux informations et aux outils nécessaires, en prenant en charge les opérations en ligne et hors ligne grâce à des capacités de synchronisation transparentes.

5.8 Gestion de la conformité

Conseil : Les fonctions de gestion de la conformité doivent garantir le respect des exigences réglementaires tout en automatisant les processus de suivi de la conformité, de gestion des certifications et de création de rapports.

5.9 Capacités d’intégration

Conseil : les capacités d’intégration doivent permettre un échange de données transparent avec les systèmes d’entreprise existants tout en fournissant des API flexibles pour les intégrations personnalisées et les ajouts futurs de systèmes.

5.10 Gestion des garanties et des contrats

Conseil : la gestion des garanties et des contrats doit permettre un suivi complet de toutes les informations relatives aux garanties et aux contrats de service, tout en alertant automatiquement les utilisateurs sur l’état de la couverture lors de la planification de la maintenance.

5.11 Gestion des utilisateurs et sécurité

Conseil : les fonctions de gestion des utilisateurs et de sécurité doivent permettre un contrôle granulaire de l’accès au système tout en garantissant une authentification sécurisée et des pistes d’audit complètes de toutes les actions des utilisateurs.

6. Fonctionnalités avancées alimentées par l’IA

6.1 Maintenance prédictive

Conseil : La maintenance prédictive utilisant l’IA devrait exploiter à la fois les données historiques et les entrées des capteurs en temps réel pour prévoir les défaillances potentielles avant qu’elles ne se produisent, ce qui permet une planification proactive de la maintenance et une réduction des temps d’arrêt imprévus.

6.2 Génération de procédures assistée par l’IA

Conseil : La génération de procédures par IA devrait rationaliser la création et l’optimisation des procédures de maintenance en tirant des enseignements des modèles de réussite historiques et en intégrant les meilleures pratiques de l’industrie.

6.3 Détection des anomalies par l’IA

Conseil : La détection des anomalies devrait permettre d’identifier des schémas inhabituels dans les données relatives au fonctionnement et à la maintenance des équipements, ce qui permet de repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne se transforment en pannes graves.

6.4 Mémos vocaux alimentés par l’IA

Conseil : La fonctionnalité de mémo vocal doit permettre une conversion précise de la parole en texte tout en conservant la connaissance du contexte pour la terminologie spécifique à la maintenance, ce qui permet aux techniciens sur le terrain de disposer d’une documentation en mains libres.

6.5 Apprentissage automatique pour la reconnaissance des formes

Conseil : Les capacités de reconnaissance des formes devraient analyser en permanence les données relatives aux équipements afin d’identifier les corrélations entre les conditions de fonctionnement, les activités de maintenance et les performances des équipements, ce qui permet une maintenance prédictive de plus en plus précise.

6.6 Apprentissage et amélioration continus

Conseil : le système doit faire preuve de capacités d’amélioration continue en tirant des enseignements des résultats de l’entretien et du retour d’information des utilisateurs, en affinant régulièrement ses prédictions et ses recommandations pour une plus grande précision.

6.7 Allocation des ressources pilotée par l’IA

Conseil : L’affectation des ressources doit permettre d’optimiser l’utilisation de la main-d’œuvre et des équipements en tenant compte de plusieurs facteurs, notamment les compétences, la localisation, la charge de travail et les niveaux de priorité, afin de maximiser l’efficacité et de minimiser les temps d’arrêt.

6.8 Traitement du langage naturel

Conseil : les capacités NLP doivent permettre de traiter et de catégoriser efficacement les demandes de maintenance et la documentation, en extrayant les informations clés pour automatiser les processus de flux de travail et améliorer les possibilités de recherche.

7. Qualifications des fournisseurs

1. Profil de l’entreprise
   • Nombre d’années d’activité dans le domaine de la GMAO
   • Présence sur le marché
   • Stabilité financière
   • Feuille de route pour le développement
2. Expérience et expertise
   • Mises en œuvre similaires
   • Expertise sectorielle
   • Capacités techniques
   • Infrastructure de soutien
3. Références
   • Au moins trois références de clients
   • Mises en œuvre similaires dans l’industrie
   • Portée et résultats du projet

8. Lignes directrices pour la soumission

Les propositions doivent comprendre

1. Résumé
2. Description de la solution technique
3. Méthodologie de mise en œuvre
4. Calendrier du projet
5. Structure de l’équipe
6. Plan de formation
7. Plan de soutien
8. Prix détaillés
9. Références clients
10. Exemples de rapports et de documentation

9. Calendrier

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
• Sélection du fournisseur : [Date]
• Lancement du projet : [Date]

Soumettre les propositions à : [Coordonnées]

[Fin du document d’appel d’offres]