Angebotsanfrage: Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Aufforderung zur Angebotsabgabe: Softwarelösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Inhaltsübersicht

1. Einführung
2. Hintergrund des Unternehmens
3. Ziele des Projekts
4. Technische Anforderungen
5. Funktionale Anforderungen
6. AI und erweiterte Funktionen
7. Implementierung und Unterstützung
8. Informationen zum Anbieter
9. Preisgestaltung und Lizenzierung
10. Kriterien für die Bewertung
11. Leitlinien für die Einreichung von Vorschlägen

1. Einleitung

Wir suchen Angebote für eine umfassende Sicherheitslösung, die Endpunktschutz und Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kombiniert, um unsere Cybersicherheitsinfrastruktur zu verbessern und unsere Finanzvorgänge zu optimieren. Diese Ausschreibung umreißt unsere Anforderungen an ein robustes System, das unsere Netzwerk-Endpunkte schützt und gleichzeitig unsere Kreditorenbuchhaltung effizient verwaltet.

2. Hintergrund des Unternehmens

[Abschnitt “Unternehmen”]

3. Projektziele

• Implementierung einer zentralisierten Lösung für Endpunktschutz und AP-Automatisierung
• Verbesserter Schutz vor fortschrittlichen, anhaltenden Bedrohungen
• Rationalisierung der Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung und Reduzierung der manuellen Bearbeitung
• Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle über Sicherheit und Finanzvorgänge
• Gewährleistung der Einhaltung von Industrienormen und -vorschriften
• Erzielen Sie messbare Kosteneinsparungen und ROI

4. Technische Anforderungen

4.1 Gerätesteuerung

• Verwaltung des Netzwerkzugriffs von Benutzern auf Laptops und mobilen Geräten
• Granulare Kontrolle über verschiedene Gerätetypen
• Möglichkeit zur Erstellung und Durchsetzung von Richtlinien für die Gerätenutzung
• Überwachung und Protokollierung in Echtzeit
• Automatische Erkennung und Klassifizierung
• Verschlüsselungsfunktionen für Wechseldatenträger
• Integration mit Active Directory
• Vorlagen für Gerätekontrollrichtlinien

5. Funktionale Anforderungen

5.1 Verwaltung der Rechnungen

Tipp: Das Rechnungsverwaltungssystem bildet die zentrale Grundlage Ihrer Strategie zur Automatisierung der Rechnungsstellung. Konzentrieren Sie sich auf die Erfassung von Rechnungen aus verschiedenen Eingangskanälen und sorgen Sie gleichzeitig für Datengenauigkeit und -validierung. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung dieser Funktionen das Volumenwachstum Ihres Unternehmens, die Lieferantenvielfalt und die Compliance-Anforderungen. Ein robustes System sollte Ausnahmen problemlos behandeln und klare Prüfpfade bereitstellen.

5.2 Bestellungsabgleich

Tipp: Der Bestellungsabgleich ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der finanziellen Genauigkeit und Kontrolle. Ein effektives System sollte verschiedene Abgleichszenarien beherrschen, darunter Teillieferungen, Preisabweichungen und mehrere Positionen. Berücksichtigen Sie, wie das System Ausnahmen verwaltet, Summen validiert und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt, während es gleichzeitig den Abgleichprozess rationalisiert. Die Fähigkeit, komplexe Abgleichszenarien zu bewältigen und gleichzeitig einen hohen Automatisierungsgrad beizubehalten, ist entscheidend.

5.3 Lieferantenmanagement

Tipp: Ein effektives Lieferantenmanagement rationalisiert die Kommunikation, verkürzt die Bearbeitungszeit von Anfragen und verbessert die Beziehungen zu den Lieferanten. Konzentrieren Sie sich auf Selbstbedienungsfunktionen, die den Lieferanten die Möglichkeit geben, sich selbst zu bedienen und gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten. Das System sollte einen umfassenden Überblick über die Interaktionen mit den Lieferanten, Leistungskennzahlen und den Status der Einhaltung von Vorschriften bieten und gleichzeitig eine effiziente Kommunikation und den Austausch von Dokumenten ermöglichen.

5.4 Dokumentenerfassung und Imaging

Tipp: Die Dokumentenerfassung ist das Tor für alle eingehenden Rechnungen und Belege. Das System sollte eine hohe Genauigkeit bei der Datenextraktion bieten und gleichzeitig die Qualität und Durchsuchbarkeit der Dokumente gewährleisten. Berücksichtigen Sie die Compliance-Anforderungen für die Dokumentenaufbewahrung, die Sicherheitsanforderungen für sensible Informationen und die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Dokumentenmanagementsystemen.

5.5 Genehmigungs-Workflows

Tipp: Genehmigungsworkflows müssen ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Kontrolle herstellen. Das System sollte komplexen Organisationsstrukturen Rechnung tragen und gleichzeitig flexibel genug sein, um Ausnahmen und Sonderfälle zu behandeln. Berücksichtigen Sie mobile Erreichbarkeit, Delegationsmöglichkeiten und Genehmigungsszenarien für Notfälle. Die Workflow-Engine sollte sowohl einfache als auch komplexe Routing-Regeln unterstützen und gleichzeitig klare Prüfpfade und Compliance-Dokumente bereitstellen.

5.6 Zahlungsmanagement

Tipp: Die Funktionen zur Zahlungsverwaltung wirken sich direkt auf den Cashflow und die Lieferantenbeziehungen aus. Das System sollte den Zahlungszeitpunkt optimieren, dabei verfügbare Rabatte erfassen und doppelte Zahlungen verhindern. Berücksichtigen Sie internationale Zahlungsanforderungen, mehrere Zahlungsmethoden und die Anforderungen an die Bankintegration. Achten Sie auf Sicherheitsfunktionen, Betrugsprävention und die Fähigkeit, komplexe Zahlungsszenarien in verschiedenen Währungen und Zahlungssystemen zu bewältigen.

5.7 Integrationsfähigkeiten

Tipp: Die Integrationsfähigkeiten bestimmen, wie gut sich die Lösung in Ihr bestehendes Technologie-Ökosystem einfügt. Das System sollte flexible Integrationsmöglichkeiten mit ERP-Systemen, Banken und anderen Finanzplattformen bieten. Berücksichtigen Sie den Bedarf an Echtzeitsynchronisation, die Anforderungen an die Fehlerbehandlung und die Fähigkeit, die Datenkonsistenz zwischen den Systemen zu wahren. Die API-Funktionen sollten sowohl Standard- als auch kundenspezifische Integrationsszenarien unterstützen.

5.8 Einhaltung der Vorschriften und Berichterstattung

Tipp: Compliance- und Berichtsfunktionen schützen Ihr Unternehmen vor regulatorischen Risiken und liefern gleichzeitig Erkenntnisse für die Prozessverbesserung. Das System sollte mehrere Regelwerke unterstützen und flexible Berichtsfunktionen bieten. Berücksichtigen Sie Prüfungsanforderungen, Datenaufbewahrungsrichtlinien und den Bedarf an Standard- und benutzerdefinierten Berichten. Die Fähigkeit, die Einhaltung von Vorschriften durch umfassende Prüfpfade und Dokumentation nachzuweisen, ist von entscheidender Bedeutung.

5.9 Benutzerzugriffskontrolle

Tipp: Robuste Zugriffskontrollen schützen sensible Finanzdaten und ermöglichen gleichzeitig effiziente Abläufe. Das System sollte granulare Berechtigungseinstellungen bieten und eine rollenbasierte Zugriffskontrolle unterstützen. Berücksichtigen Sie Compliance-Anforderungen, die Aufgabentrennung und die Notwendigkeit, die Sicherheit zu wahren und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu unterstützen. Die Authentifizierungsmethoden sollten mit den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen.

5.10 Skalierbarkeit

Tipp: Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre Lösung mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, ohne an Leistung einzubüßen. Das System sollte steigende Transaktionsvolumina und Benutzerzahlen ohne Einbußen bewältigen können. Berücksichtigen Sie sowohl den Bedarf an vertikaler als auch an horizontaler Skalierung, die Leistungsanforderungen in Spitzenzeiten und die Möglichkeit, neue Funktionen oder Module hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

6. KI und erweiterte Funktionen

6.1 Intelligente Datenextraktion

Tipp: Die KI-gestützte Datenextraktion ist von grundlegender Bedeutung, um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen. Das System sollte seine Genauigkeit durch maschinelles Lernen kontinuierlich verbessern und dabei verschiedene Dokumentenformate und -layouts verarbeiten. Berücksichtigen Sie die Genauigkeitsraten für verschiedene Dokumenttypen, die Schulungsanforderungen und die Fähigkeit, Ausnahmen zu behandeln. Die Lösung sollte im Laufe der Zeit messbare Verbesserungen der Extraktionsgenauigkeit aufweisen.

6.2 Erweiterter Abgleich von Rechnungen

Tipp: Intelligente Abgleichsfunktionen sollten über einfache Eins-zu-Eins-Vergleiche hinausgehen und komplexe Szenarien und Ausnahmen behandeln. Das System sollte aus historischen Vergleichen und Korrekturen lernen, um die Genauigkeit zu verbessern. Überlegen Sie, wie das System mit Teilabgleichen, Preisabweichungen und mehreren Positionen umgeht und dabei hohe Automatisierungsraten und Genauigkeitsgrade beibehält.

6.3 Prädiktive Analytik

Tipp: Erweiterte Analysen sollten verwertbare Erkenntnisse zur Optimierung des Cashflows und zur Kostensenkung liefern. Das System sollte historische Daten nutzen, um Muster vorherzusagen und Chancen zu erkennen. Achten Sie auf die Genauigkeit der Vorhersagen, die Relevanz der Erkenntnisse für Ihr Unternehmen und die Möglichkeit, auf die bereitgestellten Informationen durch automatische oder manuelle Eingriffe zu reagieren.

6.4 Betrugsaufdeckung und -prävention

Tipp: Die KI-gestützte Betrugserkennung sollte verdächtige Muster und Anomalien erkennen, die herkömmliche regelbasierte Systeme möglicherweise übersehen. Das System sollte maschinelles Lernen mit anpassbaren Regeln kombinieren, um einen umfassenden Schutz zu bieten. Berücksichtigen Sie das Gleichgewicht zwischen Erkennungsgenauigkeit und Fehlalarmen sowie den Bedarf an schnellen Untersuchungstools und Prüfpfaden.

6.5 Automatisierte Weiterleitung von Genehmigungen

Tipp: KI-basiertes Routing sollte Genehmigungsworkflows unter Berücksichtigung von Arbeitsbelastung, Fachwissen und historischen Mustern optimieren. Das System sollte kontinuierlich aus Routing-Entscheidungen und deren Ergebnissen lernen, um die Effizienz zu verbessern. Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und menschlicher Aufsicht, insbesondere bei hochwertigen oder ungewöhnlichen Transaktionen.

6.6 Verarbeitung natürlicher Sprache

Tipp: NLP-Funktionen verbessern die Suchfunktionen und die Datenextraktion und ermöglichen eine natürlichere Benutzerinteraktion. Das System sollte den Kontext und die Absicht über mehrere Sprachen und Dokumenttypen hinweg verstehen. Achten Sie auf die Genauigkeit der Sprachverarbeitung, die Bandbreite der unterstützten Sprachen und die Fähigkeit, branchenspezifische Terminologie zu verarbeiten.

6.7 Lieferantenmanagement und Risikobewertung

Tipp: Ein KI-gestütztes Lieferantenmanagement sollte umfassende Einblicke in Lieferantenbeziehungen und -risiken bieten. Das System sollte historische Leistungsdaten mit externen Informationen kombinieren, um das Verhalten von Lieferanten zu bewerten und vorherzusagen. Achten Sie auf die Tiefe der Analyse, die Relevanz der Risikoindikatoren und die Möglichkeit, auf Basis der Erkenntnisse proaktive Maßnahmen zu ergreifen.

6.8 Intelligente Chatbots

Tipp: KI-gesteuerte Chatbots sollten einen effizienten Self-Service-Support bieten und gleichzeitig die Arbeitsbelastung der AP-Mitarbeiter verringern. Das System sollte Routineanfragen effektiv bearbeiten und komplexe Probleme reibungslos an menschliche Mitarbeiter weiterleiten. Achten Sie auf die Bandbreite der unterstützten Abfragen, die Sprachfähigkeiten und die Integration in bestehende Kommunikationskanäle.

6.9 Prozess-Optimierung

Tipp: Die kontinuierliche Prozessverbesserung durch KI-Analyse sollte Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung aufzeigen. Das System sollte umsetzbare Empfehlungen auf der Grundlage von Betriebsdaten und Best Practices der Branche liefern. Achten Sie auf die praktische Anwendbarkeit der Vorschläge und die Möglichkeit, Verbesserungen zu messen.

6.10 Smart Reconciliation

Tipp: Ein KI-gesteuerter Abgleich sollte den Abgleich von Transaktionen über mehrere Systeme hinweg automatisieren und gleichzeitig Ausnahmen auf intelligente Weise behandeln. Das System sollte aus historischen Abstimmungen lernen, um die Genauigkeit zu verbessern und manuelle Eingriffe zu reduzieren. Berücksichtigen Sie die Komplexität Ihrer Abstimmungsanforderungen, das Transaktionsvolumen und die Genauigkeitsanforderungen.

7. Umsetzung und Unterstützung

7.1 Methodik der Umsetzung

• Detaillierter Projektplan und Zeitplan
• Strategie der Datenmigration
• Ansatz zur Konfiguration
• Methodik der Prüfung
• Planung der Produktivsetzung
• Unterstützung nach der Implementierung
• Verfahren zur Änderungsverwaltung
• Strategien zur Risikominderung

7.2 Ausbildung und Dokumentation

• Schulungsprogramme für Benutzer
• Ausbildung zum Administrator
• Anforderungen an die Dokumentation
• Erwartungen an den Wissenstransfer
• Laufende Unterstützung bei der Ausbildung
• Anpassung der Schulungsunterlagen
• Video-Tutorials und Anleitungen
• Zertifizierungsprogramme

7.3 Unterstützungsdienste

• Supportzeiten und Verfügbarkeit
• Anforderungen an die Reaktionszeit
• Verfahren zur Eskalation von Problemen
• Kanäle unterstützen
• Service Level Agreements
• Verfahren zur Problemlösung
• Regelmäßige Wartungspläne
• Protokolle für die Notfallunterstützung

8. Informationen zum Anbieter

Erforderliche Informationen:

• Unternehmensgeschichte und Hintergrund
• Informationen zur finanziellen Stabilität
• Referenzen von ähnlichen Implementierungen
• Struktur und Qualifikation des Projektteams
• Produkt-Fahrplan
• Innovation und FuE-Investitionen
• Partnerschaften mit der Industrie
• Sicherheitszertifizierungen
• Kennzahlen zum Kundenerfolg
• Globale Unterstützungsmöglichkeiten

9. Preisgestaltung und Lizenzierung

9.1 Preismodell

• Gebühren für Software-Lizenzen
• Kosten der Durchführung
• Ausbildungskosten
• Kosten der Unterstützung
• Mengenabhängige Preisnachlässe
• Zusätzliche Modulkosten
• Anpassungsgebühren
• Kosten der Integration
• Anforderungen an die Infrastruktur

9.2 Zahlungsbedingungen

• Zahlungsplan
• Meilensteine bei der Zahlung
• Optionen für vorzeitige Zahlungen
• Verlängerungsbedingungen
• Kredite für Dienstleistungsvereinbarungen
• Sanktionsklauseln
• Preisgarantiebedingungen
• Optionen für die Vertragsdauer

10. Kriterien für die Bewertung

Die Vorschläge werden nach folgenden Kriterien bewertet:

• Technische Fähigkeiten (25%)
• Funktionelle Passform (25%)
• Ansatz zur Umsetzung (15%)
• Erfahrung mit Anbietern (15%)
• Kosten und ROI (20%)

Zu den spezifischen Bewertungsfaktoren gehören:

• Vollständigkeit der Lösung
• Technische Architektur
• Sicherheitsfunktionen
• Integrationsfähigkeit
• Methodik der Umsetzung
• Unterstützungsstruktur
• Ausbildungsansatz
• Kosteneffizienz
• Stabilität des Anbieters
• Innovationspotenzial

11. Leitlinien für die Einreichung von Vorschlägen

11.1 Zeitplan

• RFP-Freigabedatum: [Datum]
• Einsendeschluss: [Datum]
• Fälligkeitsdatum des Vorschlags: [Datum]
• Präsentationen des Anbieters: [Datumsbereich]
• Auswahlentscheidung: [Datum]
• Datum des Projektbeginns: [Datum]

11.2 Anforderungen an die Einreichung

Die Vorschläge müssen dieser Struktur folgen:

1. Zusammenfassung
2. Hintergrund des Unternehmens
3. Technische Lösung
4. Funktionale Lösung
5. Ansatz für die Umsetzung
6. Unterstützungsdienste
7. Preisgestaltung
8. Referenzen
9. Erforderliche Formulare
10. Zusätzliche Informationen

11.3 Format der Einreichung

• Elektronische Einreichung erforderlich
• PDF-Format bevorzugt
• Maximale Dateigröße: 20MB
• Deutlich gekennzeichnete Abschnitte
• Inhaltsverzeichnis erforderlich
• Erforderliche Seitenzahlen
• Zusammenfassung, begrenzt auf 5 Seiten
• Technische Antwort auf 50 Seiten begrenzt
• Anhänge nach Bedarf

11.4 Kontaktinformationen

Primäre Kontaktperson: [Name] Titel: [Titel] E-Mail: [E-Mail] Telefon: [Telefon] Adresse: [Adresse]

Zweiter Kontakt: [Name] Titel: [Titel] E-Mail: [E-Mail] Telefon: [Telefon]