Aufforderung zur Angebotsabgabe: Operative Personalmanagement Software-Lösung
Inhaltsübersicht
- Einführung und Hintergrund
- Ziele des Projekts
- Technische Anforderungen
- Funktionale Anforderungen
- AI-gestützte Funktionen
- Qualifikationen des Anbieters
- Kriterien für die Bewertung
- Leitlinien für die Einreichung
- Zeitleiste
1. Einleitung und Hintergrund
[Name des Unternehmens] bittet um Angebote für eine umfassende Human Capital Management (HCM)-Softwarelösung zur Rationalisierung unserer HR-Prozesse und zur Verbesserung unserer Personalverwaltungsfunktionen. Diese Ausschreibung umreißt unsere Anforderungen an eine skalierbare, benutzerfreundliche Plattform, die das Wachstum und die sich entwickelnden Bedürfnisse unseres Unternehmens unterstützen wird.
Aktuelles Umfeld
- Bestehende HR-Systeme und -Prozesse, die modernisiert werden müssen
- Bedarf an integrierten Workforce-Management-Lösungen
- Fokus auf Mitarbeitererfahrung und Selbstbedienungsfunktionen
- Anforderungen für erweiterte Analysen und Berichte
Ziele des Projekts
- Implementierung einer vereinheitlichten HCM-Plattform
- Verbesserung der betrieblichen Effizienz
- Verbesserung der Mitarbeitererfahrung
- Ermöglicht datengestützte Entscheidungsfindung
- Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
2. Projektziele
Primäre Zielsetzungen
- Einführung einer zentralisierten Mitarbeiterdatenbank mit umfassendem Personalinformationsmanagement
- Rationalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Unterstützung mehrerer Länder und Einhaltung von Steuergesetzen
- Verbesserung der Leistungsverwaltung durch automatisierte Anspruchsberechtigung und Anmeldeverfahren
- Verbesserung der Rekrutierungs- und Bewerberverfolgungsfunktionen
- Entwicklung robuster Leistungsmanagement- und Lernsysteme
- Erweiterte HR-Analyse- und Berichtsfunktionen ermöglichen
- Implementierung von KI-gestützten Funktionen für mehr Effizienz und bessere Entscheidungsfindung
Erfolgskriterien
- Erfolgreiche Integration in bestehende Systeme
- Verbesserte Effizienz der HR-Prozesse
- Verbesserte Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter
- Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands für HR-Mitarbeiter
- Verbesserte Datengenauigkeit und Berichtsfunktionen
- Positive Nutzerakzeptanzraten
3. Technische Anforderungen
Anforderungen an die Systemarchitektur
- Cloud-basierte SaaS-Lösung
- Mobile Zugänglichkeit (Responsive Design oder spezielle App)
- Integrationsmöglichkeiten (API-Unterstützung, Datenimport/-export)
- Sicherheits- und Datenschutzfunktionen
- Skalierbarkeit zur Unterstützung des Unternehmenswachstums
- Anpassungsmöglichkeiten für Arbeitsabläufe und Berichte
- Unterstützung von mehreren Sprachen und Währungen
Sicherheitsanforderungen
- Datenverschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Multi-Faktor-Authentifizierung
- Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Aktualisierungen
- Einhaltung der Sicherheitsstandards der Branche
- Backup- und Disaster-Recovery-Funktionen
Anforderungen an die Integration
- API-basierte Integrationsmöglichkeiten
- Unterstützung von Standarddatenformaten
- Echtzeit-Synchronisierungsfunktionen
- Sichere Datenübertragungsprotokolle
- Unterstützung bei der Entwicklung kundenspezifischer Integrationen
- Vorgefertigte Anschlüsse für gängige Systeme
Leistungsanforderungen
- 99,9 % Systemverfügbarkeit
- Reaktionszeit unter 2 Sekunden
- Unterstützung für gleichzeitige Benutzer
- Skalierbare Infrastruktur
- Leistungsüberwachung und Berichterstattung
- Lastausgleichsfunktionen
4. Funktionale Anforderungen
2.1 Zentrale Personalverwaltung
Tipp: Dieses Basismodul dient als zentrales Repository für alle Mitarbeiterdaten und Organisationsstrukturen. Ein robustes HR-Kernsystem sollte eine Single-Source-of-Truth-Funktionalität bieten und gleichzeitig die Datengenauigkeit, die Compliance und die einfache Zugänglichkeit für autorisierte Benutzer im gesamten Unternehmen gewährleisten.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Zentralisierte Mitarbeiterdatenbank |
– Single Source of Truth für Mitarbeiterdatensätze- Verwaltung eindeutiger Bezeichner- Verfolgung historischer Daten- Datenvalidierungsregeln |
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| Verwaltung persönlicher Informationen |
– Kontaktdetails- Notfallkontakte- Dokumentenspeicherung- Möglichkeit für benutzerdefinierte Felder |
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| Verfolgung der Auftragsdetails |
– Positionshistorie- Rollendefinitionen- Abteilungszuweisungen- Standortverfolgung |
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| Beschäftigungsgeschichte |
– Frühere Positionen- Verfolgung von Beförderungen- Versetzungshistorie- Statusänderungen |
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| Organisatorische Struktur |
– Hierarchische Ansicht- Berichtsbeziehungen- Abteilungsstrukturen- Mehrere Geschäftseinheiten |
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2.2 Lohn- und Gehaltsabrechnung
Tipp: Ein effektives Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodul muss komplexe Berechnungen durchführen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen gewährleisten. Das System sollte Routineaufgaben automatisieren und gleichzeitig Flexibilität für spezielle Szenarien und detaillierte Prüfpfade bieten.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Automatisierte Berechnungen |
– Brutto-Netto-Verarbeitung- Steuerberechnungen- Leistungsabzüge- Überstundenberechnungen |
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| Unterstützung für mehrere Gerichtsbarkeiten |
– Unterstützung mehrerer Staaten/Länder- Verwaltung der Steuerhoheit- Lokale Compliance-Regeln- Umgang mit Währungen |
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| Einhaltung der Steuervorschriften |
– Automatisierte Steueraktualisierungen- Unterstützung bei der Einreichung- Erstellung von Steuerformularen- Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften |
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| Verteilung der Zahlungen |
– Direkte Einzahlung- Scheckdruck- Mehrere Konten- Zahlungsplanung |
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| Berichterstattung über die Gehaltsabrechnung |
– Standardberichte- Benutzerdefinierter Berichtsersteller- Prüfpfade- Zugriff auf historische Daten |
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2.3 Verwaltung der Leistungen
Tipp: Eine effektive Verwaltung von Sozialleistungen erfordert die nahtlose Integration komplexer Anspruchsvoraussetzungen, Verbindungen zu Anbietern und Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter, wobei gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine genaue Kostenverfolgung gewährleistet sein müssen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Definition des Leistungspakets |
– Planeinrichtung und -konfiguration- Deckungsoptionen- Verwaltung der Kostenstruktur- Verwaltung des Planjahres |
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| Verwaltung der Mitarbeiterregistrierung |
– Bearbeitung offener Einschreibungen- Änderungen von Lebensereignissen- Nachverfolgung der Anspruchsberechtigung- Verwaltung von Abhängigen |
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| Regelgebundene Förderfähigkeit |
– Automatisierte Bestimmung der Anspruchsberechtigung- Verwaltung von Wartezeiten- Durchsetzung von Erfassungsregeln- Bearbeitung von Statusänderungen |
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| Selbstbedienungsportal |
– Tools zum Planvergleich- Online-Anmeldung- Zugang zu Dokumenten- Kostenrechner |
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| Integration der Anbieter |
– Datenaustausch mit Netzbetreibern- Prämienabgleich- Überprüfung des Versicherungsschutzes- Integration von Schadensfällen |
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2.4 Rekrutierung und Bewerberverfolgung
Tipp: Ein umfassendes Rekrutierungssystem sollte den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Angebotsannahme rationalisieren und gleichzeitig Tools für die Zusammenarbeit, die Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Bewerberbeziehungen bereitstellen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Stellenausschreibung und Beschaffung |
– Veröffentlichung über mehrere Kanäle- Vorlagenverwaltung- Integration sozialer Medien- Verwaltung von Stellenbörsen |
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| Verwaltung von Anwendungen |
– Benutzerdefinierte Antragsformulare- Dokumentensammlung- Statusverfolgung- Kommunikationswerkzeuge |
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| Terminierung von Interviews |
– Kalenderintegration- Automatisierte Terminplanung- Raum-/Ressourcenmanagement- Erinnerungssysteme |
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| Bewertung der Bewerberinnen und Bewerber |
– Beurteilungsinstrumente- Bewertungssysteme- Sammlung von Feedback- Vergleichsinstrumente |
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| Verwaltung des Angebots |
– Vorlagenverwaltung- Genehmigungs-Workflows- Elektronische Unterschriften- Onboarding-Initiierung |
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2.5 Einarbeitung
Tipp: Ein effektives Onboarding-System rationalisiert den Übergang vom Bewerber zum Mitarbeiter, sorgt für einheitliche Prozesse, reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft einen positiven ersten Eindruck bei neuen Mitarbeitern.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Verwaltung von Aufgaben für neue Mitarbeiter |
– Aufgabenvorlagen- Automatisierte Workflows- Fortschrittsverfolgung- Terminüberwachung |
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| Organisation der Dokumente |
– Automatisierung von Formularen- Integration von elektronischen Unterschriften- Speicherung von Dokumenten- Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften |
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| Kommunikation vor der Einreise |
– Willkommensmaterialien- Zugang zu Ressourcen- Koordination des Zeitplans- Vorstellung des Teams |
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| Systemintegration |
– HR-System-Synchronisierung- Einrichtung der Gehaltsabrechnung- Anmeldung von Leistungen- IT-Bereitstellung |
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2.6 Leistungsmanagement
Tipp: Das Leistungsmanagement sollte ein kontinuierliches Feedback und eine kontinuierliche Entwicklung ermöglichen und gleichzeitig die individuellen Ziele mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen, wobei sowohl traditionelle Beurteilungen als auch moderne kontinuierliche Bewertungsansätze unterstützt werden.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Zielsetzung und Verfolgung |
– SMART-Zielvorlagen- Fortschrittsüberwachung- Ausrichtungswerkzeuge- Kaskadierende Ziele |
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| Prozesse der Leistungsüberprüfung |
– Überprüfungsvorlagen- Zeitplanmanagement- Bewertungssysteme- Kalibrierungswerkzeuge |
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| Feedback-Mechanismen |
– Echtzeit-Feedback- 360-Grad-Bewertungen- Anerkennung durch Kollegen- Entwicklungsnotizen |
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| Beurteilung der Kompetenzen |
– Qualifikationsmatrizen- Lückenanalyse- Entwicklungsplanung- Laufbahnplanung |
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| Nachfolgeplanung |
– Talentpools- Bereitschaftsbewertung- Entwicklungsverfolgung- Risikomanagement |
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2.7 Lernmanagement
Tipp: Ein umfassendes Lernmanagementsystem sollte verschiedene Lernstile und -methoden unterstützen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften verfolgen, die Effektivität messen und die kontinuierliche Entwicklung fördern.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Vermittlung von Kursinhalten |
– Unterstützung mehrerer Formate- Mobile Zugänglichkeit- Lernpfade- Ressourcenbibliothek |
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| Verfolgung des Trainingsfortschritts |
– Überwachung des Abschlusses- Bewertungswerkzeuge- Verfolgung der Zertifizierung- Lernanalyse |
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| Schulung zur Einhaltung der Vorschriften |
– Obligatorische Kurszuweisung- Verfolgung des Fälligkeitsdatums- Automatisierte Erinnerungen- Abschlussberichte |
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| Entwicklung von Fertigkeiten |
– Analyse von Qualifikationsdefiziten- Ausrichtung der beruflichen Laufbahn- Entwicklungspläne- Überwachung der Fortschritte |
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| Leistungsintegration |
– Zielausrichtung- Entwicklungsplanung- Kompetenzzuordnung- Erfolgskennzahlen |
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2.8 Zeit- und Anwesenheitserfassung
Tipp: Die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung sollte eine genaue Erfassung ermöglichen und gleichzeitig flexible Arbeitsregelungen unterstützen sowie die Einhaltung von Arbeitsvorschriften und Unternehmensrichtlinien gewährleisten.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Zeiterfassung |
– Mehrere Zeiteingabemethoden- Einhaltung von Zeitplänen- Behandlung von Ausnahmen- Mobiler Zugriff |
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| Verwaltung des Urlaubs |
– PTO-Verfolgung- Arbeitsabläufe für Urlaubsanträge- Saldoberechnungen- Kalenderintegration |
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| Zeitplanungsfunktionen |
– Schichtplanung- Reichweitenanalyse- Zeitplanvorlagen- Konfliktmanagement |
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| Überwachung der Überstunden |
– Schwellenwertwarnungen- Genehmigungsworkflows- Kostenverfolgung- Konformitätsprüfungen |
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| Integration der Gehaltsabrechnung |
– Zeitdatenexport – Anwendung von Lohnregeln – Ausnahmeberichte – Prüfpfade |
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2.9 Vergütungsmanagement
Tipp: Das Vergütungsmanagement sollte datengestützte Entscheidungen unterstützen und gleichzeitig die interne Gerechtigkeit, die externe Wettbewerbsfähigkeit und die Anpassung an die Unternehmensziele und -budgets sicherstellen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Gehaltsstruktur |
– Gehaltsgruppenrahmen- Verwaltung der Spanne- Marktanpassung- Haushaltsplanung |
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| Verdienststeigerungen |
– Leistungsverknüpfung- Budgetzuweisung- Genehmigungsabläufe- Kommunikationsmittel |
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| Bonus-Tracking |
– Variable Vergütungsprogramme- Anreizberechnungen- Zielerreichungskopplung- Zahlungsabwicklung |
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| Belohnungen insgesamt |
– Ausweiserstellung- Leistungsbewertung- Vergütungsmodellierung- Kommunikationsmittel |
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| Analyse der Lohngleichheit |
– Identifizierung von Lücken- Statistische Analyse- Empfehlungsmaschine- Compliance-Berichterstattung |
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2.10 HR-Einhaltung
Tipp: Das Compliance-Management sollte proaktive Überwachungs- und Berichterstattungsfunktionen bieten und gleichzeitig die Einhaltung sich ändernder Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen gewährleisten.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Regulatorische Überwachung |
– Aktualisierungen zur Einhaltung der Vorschriften- Auslegung der Vorschriften- Folgenabschätzung- Maßnahmenplanung |
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| Verwaltung der Politik |
– Dokumentenkontrolle- Versionsverfolgung- Verteilungswerkzeuge- Verfolgung von Bestätigungen |
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| Verfolgung der Dokumentation |
– Erforderliche Aufzeichnungen- Aufbewahrungszeitpläne- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung- Sichere Aufbewahrung |
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| Rechtliche Berichterstattung |
– Standardberichte- Benutzerdefinierte Berichte- Einreichungsfristen- Verfolgung der Einreichung |
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| Aktualisierungen zur Einhaltung der Vorschriften |
– Änderungen von Vorschriften- Aktualisierungen von Richtlinien- Schulungsanforderungen- Kommunikationsmittel |
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2.11 HR-Analytik und Berichterstattung
Tipp: Die Analysefunktionen sollten verwertbare Erkenntnisse liefern und sowohl die betriebliche Berichterstattung als auch die strategische Personalplanung durch Datenvisualisierung und vorausschauende Analysen unterstützen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Anpassbare Dashboards |
– Konfiguration von Metriken- Aktualisierungen in Echtzeit- Drill-Down-Fähigkeit- Mobiler Zugriff |
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| Standard-Berichterstattung |
– Vorgefertigte Vorlagen- Geplante Verteilung- Exportoptionen- Parameterauswahl |
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| Ad-hoc-Berichterstattung |
– Berichtserstellung- Datenfilterung- Benutzerdefinierte Berechnungen- Optionen zum Speichern/Freigeben |
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| Prädiktive Analytik |
– Trendanalyse – Prognosemodelle – Risikobewertung – Maßnahmenplanung |
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| Visualisierung von Daten |
– Diagrammtypen- Interaktive Anzeigen- Präsentationswerkzeuge- Freigabeoptionen |
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2.12 Mitarbeiter-Selbstbedienung
Tipp: Die Selbstbedienungsfunktionalität sollte die Mitarbeiter unterstützen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand durch intuitive Schnittstellen und automatisierte Arbeitsabläufe verringern.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Persönliche Informationen |
– Profilaktualisierungen- Dokumentenzugriff- Passwortverwaltung- Präferenzeinstellungen |
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| Anmeldung zu den Leistungen |
– Auswahl des Tarifs – Änderungen des Versicherungsschutzes – Verwaltung der Abhängigen – Kostenmodellierung |
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| Anträge auf Freistellung |
– Urlaubssalden- Antragstellung- Kalenderansicht- Statusverfolgung |
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| Informationen zur Bezahlung |
– Zugriff auf Gehaltsabrechnungen- Steuerdokumente- Direkteinzahlung- W-4-Updates |
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| Berufliche Entwicklung |
– Zugang zu Schulungen- Zielsetzung- Leistungsbeurteilung- Entwicklungspläne |
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5. KI-gestützte Funktionen
3.1 KI-unterstützte Rekrutierung
Tipp: Die moderne Personalbeschaffung erfordert eine intelligente Automatisierung, um hohe Bewerberzahlen zu bewältigen und gleichzeitig eine faire Bewertung und die Einhaltung von Einstellungsvorschriften zu gewährleisten.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Lebenslauf-Screening |
– Schlüsselwortabgleich- Kompetenzanalyse- Erfahrungsbewertung- Qualifikationsüberprüfung |
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| Kandidatenabgleich |
– Abgleich der Stellenanforderungen- Bewertung der kulturellen Eignung- Analyse der Qualifikationslücke- Ranking-Algorithmen |
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| Chatbot-Interaktionen |
– Erste Screening-Fragen- Bearbeitung von häufig gestellten Fragen- Terminierung von Vorstellungsgesprächen- Status-Updates |
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| Erkennung von Verzerrungen |
– Sprachanalyse- Überwachung von Auswahlmustern- Diversitätsmetriken- Empfehlungsaudit |
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3.2 Verbesserung des Mitarbeiterengagements
Tipp: KI-gesteuerte Engagement-Tools sollten verwertbare Erkenntnisse liefern und gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeiter respektieren und proaktive Interventionsstrategien unterstützen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| KI-Chatbots |
– Bearbeitung von Anfragen- Klärung von Richtlinien- Serviceanfragen- Automatisierte Antworten |
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| Sentiment-Analyse |
– Feedback-Analyse – Umfrageverarbeitung – Trenderkennung – Risikokennzeichnung |
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| Prädiktive Fluktuation |
– Analyse der Risikofaktoren – Frühwarnindikatoren – Empfehlungen zur Beibehaltung – Folgenabschätzung |
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| Empfehlungen erleben |
– Persönliche Vorschläge- Berufliche Entwicklung- Lernmöglichkeiten- Engagement-Aktivitäten |
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3.3 Leistungsmanagement
Tipp: Ein KI-gestütztes Leistungsmanagement sollte objektive Erkenntnisse liefern und gleichzeitig kontinuierliches Feedback und Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Einblicke in die Leistung |
– Analyse von Leistungsmustern- Verfolgung von Zielfortschritten- Produktivitätsmetriken- Benchmark-Vergleiche |
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| 360-Grad-Bewertungen |
– Automatisierte Erfassung von Feedback- Analyse der Antworten- Identifizierung von Themen- Normalisierung der Bewertungen |
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| Trendanalyse |
– Historische Leistungsverfolgung- Entwicklungsmuster- Erfolgsindikatoren- Risikoerkennung |
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| Coaching-Empfehlungen |
– Analyse von Qualifikationsdefiziten – Entwicklungsvorschläge – Ressourcenempfehlungen – Aktionsplanung |
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3.4 Lernen und Entwicklung
Tipp: KI-gestütztes Lernen sollte personalisierte Erfahrungen bieten und gleichzeitig die Entwicklung von Fähigkeiten optimieren und sicherstellen, dass sie sowohl mit den individuellen Karrierezielen als auch mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Empfehlungen zum Lernen |
– Kompetenzbasiertes Matching- Kuratierung von Inhalten- Erstellung von Lernpfaden- Ressourcenoptimierung |
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| Beruflicher Werdegang |
– Analyse des beruflichen Werdegangs- Rollenübereinstimmung- Entwicklungsplanung- Erfolgsmodellierung |
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| Analyse der Qualifikationslücke |
– Aktuelle vs. erforderliche Fähigkeiten- Entwicklungsprioritäten- Lernempfehlungen- Fortschrittsverfolgung |
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| Adaptives Lernen |
– Personalisierung von Inhalten- Optimierung des Tempos- Anpassung der Bewertung- Überwachung der Fortschritte |
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3.5 Personalplanung
Tipp: KI-gesteuerte Personalplanung sollte prädiktive Analysen nutzen, um Personalentscheidungen unter Berücksichtigung mehrerer Szenarien und Geschäftsziele zu optimieren.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Vorhersage des Talentbedarfs |
– Bedarfsprognose – Qualifikationsanforderungen – Standortplanung – Kostenmodellierung |
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| Analyse der Qualifikationslücke |
– Bewertung der aktuellen Fähigkeiten – Vorhersage des künftigen Bedarfs – Entwicklungsplanung – Ressourcenzuweisung |
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| Modellierung von Szenarien |
– Was-wäre-wenn-Analyse- Kostenauswirkungen- Risikobewertung- Folgenabschätzung |
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| Vorschläge für die Nachfolge |
– Leadership Pipeline- Bereitschaftsbewertung- Entwicklungsbedarf- Risikominderung |
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3.6 KI-gestützter HR-Assistent
Tipp: KI-Assistenten sollten unmittelbare, präzise Antworten geben, aus Interaktionen lernen und die Konsistenz mit den Unternehmensrichtlinien wahren.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Verarbeitung natürlicher Sprache |
– Abfrageverständnis- Kontextbewusstsein- Mehrsprachige Unterstützung- Antwortgenauigkeit |
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| Automatisierung von Aufgaben |
– Prioritätsbewertung- Workflow-Auslöser- Statusverfolgung- Eskalationsbehandlung |
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| Bearbeitung von Dokumenten |
– Inhaltsanalyse – Klassifizierung – Datenextraktion – Automatisierung der Ablage |
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| Auslegung der Politik |
– Anwendung von Regeln- Bereitstellung von Leitlinien- Behandlung von Ausnahmen- Integration von Aktualisierungen |
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3.7 Dynamisches Skills Management
Tipp: KI-gesteuertes Kompetenzmanagement sollte Echtzeit-Einsichten liefern und gleichzeitig eine agile Talenteinsatz- und Entwicklungsplanung unterstützen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Bestandsaufnahme der Fähigkeiten |
– Identifizierung von Fähigkeiten – Bewertung von Fähigkeiten – Verfolgung des aktuellen Stands – Lückenanalyse |
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| Analyse der Daten |
– Trendermittlung- Nutzungsmuster- Verfolgung der Entwicklung- Folgenabschätzung |
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| Interne Mobilität |
– Rollenübereinstimmung- Projektbesetzung- Entwicklungsmöglichkeiten- Erfolgsprognose |
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| Marktanalyse |
– Beobachtung des Fachkräftebedarfs- Vergütungsanalyse- Branchentrends- Wettbewerbsbeobachtung |
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3.8 Generative KI-Fähigkeiten
Tipp: Generative KI-Funktionen sollten die Erstellung von Inhalten und die Kommunikation verbessern und gleichzeitig einen angemessenen Ton und organisatorische Standards wahren.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Zusammenfassung des Inhalts |
– Dokumentenanalyse- Extraktion der wichtigsten Punkte- Formatoptimierung- Anpassung an das Publikum |
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| Unterstützung bei der Dokumentation |
– Vorlagenerstellung- Inhaltsvorschläge- Stilkonsistenz- Qualitätskontrollen |
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| Erstellung von Berichten |
– Datenanalyse- Gewinnung von Erkenntnissen- Erstellung von Erzählungen- Visuelle Vorschläge |
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| Entwurf einer Mitteilung |
– Erstellung von Nachrichten- Anpassung des Tons- Unterstützung mehrerer Kanäle- Personalisierung |
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3.9 Intelligente Lohnbuchhaltung
Tipp: KI-gestützte Funktionen für die Gehaltsabrechnung sollten die Genauigkeit und Effizienz erhöhen und gleichzeitig proaktive Einblicke und die Erkennung von Anomalien ermöglichen.
| Anforderung |
Teilanforderung |
JA/NEIN |
Anmerkungen |
| Erläuterungen zum Lohnzettel |
– Abweichungsanalyse- Hervorhebung von Änderungen- Klärung von Details- Bearbeitung von Abfragen |
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| Prozessmanagement |
– Effizienzanalyse – Fehlervermeidung – Workflow-Optimierung – Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften |
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| Erkennung von Anomalien |
– Mustererkennung- Fehleridentifikation- Risikomarkierung- Lösungsvorschläge |
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| Prognose der Gehaltsabrechnung |
– Kostenprojektion- Budgetplanung- Szenarienmodellierung- Auswirkungsanalyse |
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6. Qualifikationen des Anbieters
Erforderliche Erfahrungen und Fähigkeiten
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von HCM-Software
- Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei Organisationen ähnlicher Größe
- Nachgewiesene finanzielle Stabilität und Wachstum
- Etablierter Kundenstamm in relevanten Branchen
- Umfassende Umsetzungsmethodik
- Robuste Schulungs- und Unterstützungsprogramme
Unterstützung der Infrastruktur
- 24/7 Verfügbarkeit des technischen Supports
- Mehrere Supportkanäle (Telefon, E-Mail, Chat)
- Engagiertes Kundenerfolgsteam
- Regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Systems
- Umfassende Dokumentation und Wissensdatenbank
- Benutzergemeinschaft und Feedback-Programme
Technisches Fachwissen
- Zertifiziertes technisches Team
- Sicherheitszertifizierungen und Konformität
- Erfahrung mit der Integration von Großsystemen
- Mobile Entwicklungsmöglichkeiten
- Kompetenz in Sachen Cloud-Infrastruktur
- Erfahrung mit Datenmigration
7. Kriterien für die Bewertung
Die Vorschläge werden auf der Grundlage der folgenden Kriterien bewertet:
Lösungskompetenz (40%)
- Erfüllung der funktionalen Anforderungen
- Einhaltung der technischen Anforderungen
- Implementierung von AI-Fähigkeiten
- Integrationsfähigkeit
- Benutzeroberfläche und Erfahrung
- Mobile Funktionalität
Umsetzung und Unterstützung (25%)
- Methodik der Umsetzung
- Kompetenz des Projektteams
- Ausbildungsansatz
- Unterstützungsdienste
- Management von Veränderungen
- Qualität der Dokumentation
Profil des Anbieters (20%)
- Stabilität des Unternehmens
- Erfahrung in der Industrie
- Kundenreferenzen
- Erfolgsbilanz der Innovation
- Ökosystem der Partnerschaft
- Künftiger Fahrplan
Kostenstruktur (15%)
- Gesamtbetriebskosten
- Preismodell
- Kosten der Durchführung
- Laufende Wartungskosten
- Ausbildungskosten
- Zusätzliche Kosten für Dienstleistungen
8. Einreichungsrichtlinien
Anforderungen an das Format des Vorschlags
- Zusammenfassung
- Hintergrund des Unternehmens
- Überblick über die Lösung
- Technischer Ansatz
- Methodik der Umsetzung
- Unterstützung und Wartung
- Ausbildung Ansatz
- Details zur Preisgestaltung
- Kundenreferenzen
Erforderliche Dokumentation
- Detaillierte Spezifikationen der Lösung
- Zeitplan und Plan für die Umsetzung
- Muster einer Projektteamstruktur
- Unterstützung von Service Level Agreements
- Standardvertragsbedingungen
- Dokumentation zur Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften
- Jahresabschlüsse
- Versicherungsbescheinigungen
Anweisungen zur Einreichung
- Vorschläge elektronisch einreichen bei [EMAIL]
- Übermitteln Sie [ANZAHL] Ausdrucke an [ADRESSE]
- Einreichungsfrist: [DATUM/UHRZEIT]
- Die Fragen müssen bis zum: [DATUM]
- Konferenz der Bieter: [DATUM]
9. Zeitleiste
Zeitplan für den RFP-Prozess
- RFP-Freigabedatum: [DATUM]
- Konferenz der Bieter: [DATUM]
- Einsendeschluss: [DATUM]
- Fälligkeitsdatum des Vorschlags: [DATUM]
- Präsentationen des Anbieters: [DATUMSBEREICH]
- Auswahlentscheidung: [DATUM]
- Vertragsverhandlung: [DATUMSBEREICH]
- Projektauftakt: [DATUM]
Erwartungen an den Zeitplan für die Umsetzung
- Phase 1: Grundlegende Personal- und Lohnbuchhaltung – [ZEITRAHMEN]
- Phase 2: Talentmanagement – [TIMEFRAME]
- Phase 3: Lernen und Entwicklung – [TIMEFRAME]
- Phase 4: Erweiterte Funktionen – [TIMEFRAME]
Kontaktinformationen
Primärer Kontakt
- Name: [NAME]
- Titel: [TITEL]
- E-Mail: [EMAIL]
- Telefon: [TELEFON]
Technischer Kontakt
- Name: [NAME]
- Titel: [TITEL]
- E-Mail: [EMAIL]
- Telefon: [TELEFON]
