Angebotsanfrage: Personalplanung-Software

Aufforderung zur Angebotsabgabe: Workforce Management Software-Lösung

Inhaltsübersicht

1. Einführung und Hintergrund
2. Ziele des Projekts
3. Umfang der Arbeiten
4. Technische Anforderungen
5. Funktionale Anforderungen
6. Merkmale der künstlichen Intelligenz
7. Qualifikationen des Anbieters
8. Kriterien für die Bewertung
9. Leitlinien für die Einreichung
10. Zeitleiste

1. Einleitung und Hintergrund

[Name des Unternehmens] bittet um die Einreichung von Angeboten für eine umfassende Softwarelösung für die Personalverwaltung zur Optimierung und Rationalisierung unseres Personalbetriebs. Diese Ausschreibung umreißt unsere Anforderungen an ein robustes System, das die Arbeitskräfteprognose, die Zeitplanung, die Zeiterfassung und andere wichtige Personalverwaltungsfunktionen verwalten wird.

2. Projektziele

Die Hauptziele dieses Projekts sind die Implementierung einer umfassenden Workforce-Management-Lösung, die:

• Optimiert die Zuweisung und Planung von Arbeitskräften
• Verbessert die betriebliche Effizienz
• Reduziert die Arbeitskosten
• Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften
• Verbessert die Erfahrung und das Engagement der Mitarbeiter
• Bietet datengestützte Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung

3. Umfang der Arbeit

Der ausgewählte Anbieter wird für folgende Aufgaben verantwortlich sein:

• Bereitstellung einer umfassenden Softwarelösung für das Workforce Management
• Implementierung und Integration der Lösung in bestehende Systeme
• Schulung und Dokumentation
• Laufende Unterstützung und Wartung
• Gewährleistung der Systemsicherheit und des Datenschutzes

4. Technische Anforderungen

Die Lösung muss Folgendes bieten:

• Cloud-basierte Bereitstellungsoption
• Unterstützung für mobile Geräte
• Browser-Kompatibilität
• Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen
• Robuste Sicherheitsmerkmale
• Skalierbarkeit für künftiges Wachstum

5. Funktionale Anforderungen

5.1 Arbeitsvorhersage und Bedarfsplanung

Tipp: Ein effektives System zur Personalprognose ist entscheidend für die Optimierung des Personaleinsatzes und die Kostenkontrolle. Die Lösung sollte die Analyse historischer Daten in Kombination mit Echtzeitmetriken nutzen, um den Personalbedarf genau vorherzusagen. Zu den wichtigsten Überlegungen gehört die Fähigkeit, saisonale Schwankungen, besondere Ereignisse und sich ändernde Geschäftsmuster zu berücksichtigen.

5.2 Schichtplanung und -management

Tipp: Das Planungssystem muss komplexe Anforderungen wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten, arbeitsrechtliche Vorschriften und geschäftliche Anforderungen miteinander in Einklang bringen. Suchen Sie nach Lösungen, die sowohl automatisierte als auch manuelle Planungsfunktionen bieten, mit integrierter Konfliktlösung und Echtzeit-Anpassungsfunktionen.

5.3 Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle

Tipp: Eine genaue Zeiterfassung ist für die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung und die Einhaltung des Arbeitsrechts unerlässlich. Das System sollte mehrere Zeiterfassungsmethoden unterstützen und gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick über die Anwesenheitsmuster bieten.

5.4 Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit

Tipp: Ein umfassendes Urlaubsmanagementsystem sollte den gesamten Urlaubszyklus automatisieren und dabei mehrere Urlaubsarten und komplexe Abgrenzungsregeln verwalten. Die Lösung muss die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien gewährleisten.

5.5 Verwaltung von Fertigkeiten und Kompetenzen

Tipp: Ein effektives Kompetenzmanagementsystem sollte eine umfassende Datenbank mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter führen und gleichzeitig eine kompetenzbasierte Zeit- und Entwicklungsplanung ermöglichen. Die Lösung sollte helfen, Qualifikationslücken zu erkennen und Zertifizierungen zu verfolgen.

5.6 Analytik und Berichterstattung zur Belegschaft

Tipp: Erweiterte Analysefunktionen sollten durch anpassbare Dashboards und detaillierte Berichte verwertbare Erkenntnisse liefern. Das System sollte sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Berichtsoptionen mit Trendanalysefunktionen bieten.

5.7 Mitarbeiter-Selbstbedienungsportal

Tipp: Das Self-Service-Portal sollte eine intuitive, mobilfreundliche Schnittstelle bieten, über die die Mitarbeiter ihre Work-Life-Aspekte verwalten können. Legen Sie den Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit und gewährleisten Sie gleichzeitig einen sicheren Zugang zu persönlichen Informationen.

5.8 Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften

Tipp: Das Compliance-Management-System sollte die Einhaltung des Arbeitsrechts automatisieren und gleichzeitig detaillierte Prüfprotokolle führen. Achten Sie auf integrierte Regel-Engines, die mehrere Gerichtsbarkeiten verwalten können und automatisch mit sich ändernden Vorschriften aktualisiert werden.

5.9 Integrationsfähigkeiten

Tipp: Das Integrations-Framework sollte eine nahtlose Verbindung zu bestehenden HR-, Lohn- und Geschäftssystemen bieten und gleichzeitig die Datenintegrität und -sicherheit gewährleisten. Achten Sie auf standardisierte APIs und robuste Datensynchronisationsfunktionen.

5.10 Anpassbarkeit und Skalierbarkeit

Tipp: Das System sollte umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten bieten, um sich an spezifische Geschäftsprozesse anzupassen und gleichzeitig mit dem Unternehmenswachstum mitwachsen zu können. Achten Sie auf die Flexibilität der Konfiguration und die Leistung unter Last.

6. Merkmale der künstlichen Intelligenz

6.1 Vorausschauende Analysen und Prognosen

Tipp: KI-gestützte prädiktive Analysen sollten maschinelle Lernalgorithmen nutzen, um die Prognosegenauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern. Das System sollte mehrere Variablen berücksichtigen, darunter historische Muster, saisonale Trends und externe Faktoren.

6.2 Automatisierte Terminplanung

Tipp: Eine KI-basierte Planung sollte die Personalzuweisung optimieren und dabei mehrere Einschränkungen wie Mitarbeiterpräferenzen, Fähigkeiten und Geschäftsanforderungen berücksichtigen. Das System sollte kontinuierlich aus Planungsmustern lernen.

6.3 Aufgabenzuweisung und Leistungsüberwachung

Tipp: Die KI-gestützte Aufgabenzuweisung sollte die Arbeitsverteilung auf der Grundlage von Fähigkeiten, Arbeitsbelastung und Leistungsverlauf optimieren. Das System sollte intelligente Einblicke in Leistungsmuster bieten.

6.4 Mitarbeiterengagement und Selbstbedienung

Tipp: KI-Funktionen im Self-Service sollten die Benutzererfahrung durch intelligente Unterstützung und Personalisierung verbessern. Das System sollte aus den Benutzerinteraktionen lernen, um relevantere Antworten zu geben.

6.5 Compliance und Risikomanagement

Tipp: Die KI-gesteuerte Compliance-Überwachung sollte potenzielle Verstöße und Risiken automatisch erkennen, bevor sie auftreten. Das System sollte aus Compliance-Mustern lernen und proaktive Warnungen ausgeben.

6.6 Integration mit Wohlbefindensprogrammen

Tipp: KI-gesteuerte Funktionen für das Wohlbefinden sollten Stressindikatoren und Engagementmuster der Mitarbeiter überwachen, um potenzielle Burnout-Risiken zu erkennen und gleichzeitig angemessene Datenschutzstandards einzuhalten.

7. Qualifikationen des Anbieters

Die Anbieter müssen Folgendes bereitstellen:

• Unternehmensgeschichte und Erfahrung im Bereich Workforce Management
• Aktueller Kundenstamm und Referenzen
• Implementierungsmethodik und Unterstützungsmöglichkeiten
• Produktfahrplan und Entwicklungspläne
• Dokumentation zur finanziellen Stabilität
• Schulungs- und Unterstützungsprogramme
• Sicherheitszertifizierungen und Dokumentation zur Einhaltung von Vorschriften

8. Kriterien für die Bewertung

Die Vorschläge werden nach folgenden Kriterien bewertet:

• Vollständigkeit der Lösung und Übereinstimmung der Funktionalität
• KI und fortschrittliche Technologiefunktionen
• Integrationsfähigkeit
• Benutzeroberfläche und Erfahrung
• Ansatz für die Umsetzung
• Unterstützung und Schulung
• Kosten und ROI
• Kompetenz und Stabilität des Anbieters

9. Einreichungsrichtlinien

Die Vorschläge müssen Folgendes enthalten:

• Detaillierte Beschreibung der Lösung, die alle erforderlichen Merkmale enthält
• Technische Spezifikationen und Architektur
• Umsetzungsplan und Zeitplan
• Preisstruktur einschließlich:
  • Kosten für die Lizenzierung
  • Durchführungsgebühren
  • Ausbildungskosten
  • Laufende Betreuungsgebühren
• Einzelheiten zu Schulung und Unterstützung
• Mindestens drei Kundenreferenzen
• Unternehmenshintergrund und Qualifikationen
• Beispielberichte und Dashboard-Screenshots
• API-Dokumentation und Integrationsmöglichkeiten
• Dokumentation zur Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften

10. Zeitleiste

• RFP-Freigabedatum: [Datum]
• Einsendeschluss: [Datum]
• Fälligkeitsdatum des Vorschlags: [Datum]
• Präsentationen von Anbietern: [Termine]
• Auswahlentscheidung: [Datum]
• Projektauftakt: [Datum]

Kontaktinformationen: [Name der Kontaktperson] [E-Mail-Adresse] [Telefonnummer]