Angebotsanfrage: Unternehmen Leistungsmanagement

Aufforderung zur Angebotsabgabe: Softwarelösung für Corporate Performance Management (CPM)

Inhaltsübersicht

1. Einführung
2. Hintergrund des Unternehmens
3. Ziele des Projekts
4. Technische Anforderungen
5. Funktionale Anforderungen
6. KI und maschinelle Lernfähigkeiten
7. Implementierung und Unterstützung
8. Struktur der Preisgestaltung
9. Informationen zum Anbieter
10. Kriterien für die Bewertung
11. Anweisungen zur Einreichung
12. RFP-Zeitplan

1. Einleitung

Diese Ausschreibung dient der Auswahl einer robusten Corporate Performance Management (CPM)-Softwarelösung, die die Fähigkeit unserer Organisation zur Überwachung, Verwaltung und Optimierung der Unternehmensleistung in allen Abteilungen verbessern wird.

2. Hintergrund des Unternehmens

[Von der ausstellenden Organisation auszufüllen mit:

• Beschreibung der Organisation
• Details zur Industrie
• Größe des Unternehmens
• Aktuelle Systeme
• Spezifischer Bedarf]

3. Projektziele

Unsere Hauptziele für die Implementierung einer CPM-Lösung sind:

3.1. Implementierung einer umfassenden CPM-Lösung zur Rationalisierung der Leistungsmanagementprozesse

3.2. Verbesserung der Fähigkeiten zur strategischen Planung und Ausführung

3.3. Verbesserung der Prognose- und Budgetierungsgenauigkeit

3.4. Erleichterung der Leistungsüberwachung und -analyse in Echtzeit

3.5. Sicherstellung der Datenkonsistenz und -integrität im gesamten Unternehmen

4. Technische Anforderungen

4.1 Hardware-Anforderungen

Server-Spezifikationen:

• Prozessor: Multi-Core-Prozessor (Intel Core i5 oder höher)
• ARBEITSSPEICHER: Mindestens 8 GB, vorzugsweise 16 GB oder mehr für größere Unternehmen
• Speicherplatz: Mindestens 100 GB verfügbarer Festplattenspeicher, SSDs bevorzugt

Spezifikationen des Kunden:

• Prozessor: Dual-Core-Prozessoren
• ARBEITSSPEICHER: Mindestens 4 GB
• Speicherplatz: Ausreichend für lokale Installationen und temporäre Dateien

4.2 Anforderungen an die Software

• Kompatibilität mit dem Betriebssystem:
  • Windows Server (Windows Server 2016 oder höher)
  • Linux-Distributionen (Ubuntu, CentOS)
• Datenbank-Management-System (DBMS):
  • Kompatibel mit Microsoft SQL Server, Oracle-Datenbank oder MySQL
  • Zu spezifizierende Versionsanforderungen
• Web-Browser-Kompatibilität:
  • Unterstützung von modernen Browsern (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge)

4.3 Netzanforderungen

• Internetverbindung:
  • Stabile und schnelle Internetverbindung für Cloud-basierte Lösungen
  • Mindestbandbreitenspezifikationen
• Netzwerk-Konfiguration:
  • Richtige Firewall-Einstellungen
  • VPN-Konfigurationen für eine sichere Datenübertragung
  • Implementierung von Sicherheitsprotokollen

4.4 Integrationsanforderungen

• APIs und Middleware:
  • Integration mit bestehenden Systemen (ERP, CRM, etc.)
  • Verfügbarkeit der REST-API
  • SOAP-API-Unterstützung, wo erforderlich
  • Benutzerdefinierte API-Entwicklungsfunktionen

4.5 Sicherheitsanforderungen

• Authentifizierung:
  • Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Single Sign-On (SSO)-Funktionen
  • Integration von Active Directory
• Datensicherheit:
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand
  • Sichere Datenübertragungsprotokolle
• Einhaltung der Vorschriften:
  • Einhaltung der GDPR
  • Einhaltung des HIPAA
  • SOC 2-Zertifizierung

5. Funktionale Anforderungen

5.1 Zielsetzung und Zielmanagement

Tipp: Dieses für die organisatorische Ausrichtung und Leistungsverfolgung wichtige Modul sollte eine klare Kommunikation der Ziele auf allen Ebenen ermöglichen und gleichzeitig Instrumente zur Messung, Verfolgung und Anpassung der Ziele bereitstellen. Das System muss sowohl Top-down- als auch Bottom-up-Zielsetzungsansätze unterstützen und gleichzeitig die strategische Ausrichtung der gesamten Organisation aufrechterhalten.

5.2 Strategische Planungsinstrumente

Tipp: Strategische Planungsfunktionen müssen eine umfassende langfristige Planung unterstützen und gleichzeitig flexibel auf Marktveränderungen reagieren. Das System sollte Funktionen für die Szenarioplanung, die Ressourcenzuweisung und die Risikobewertung integrieren und gleichzeitig regelmäßige Planaktualisierungen und die Leistungsverfolgung anhand strategischer Ziele ermöglichen.

5.3 Vorhersage und Budgetierung

Tipp: Integrieren Sie fortschrittliche Prognosefunktionen mit umfassenden Budgetierungstools, um eine genaue Finanzplanung und -überwachung zu ermöglichen. Das System sollte mehrere Prognosemethoden unterstützen und gleichzeitig flexible Budgetierungsfunktionen bieten, die sich an veränderte Geschäftsbedingungen und Organisationsstrukturen anpassen lassen.

5.4 KPI-Verwaltung

Tipp: Ermöglichen Sie eine umfassende Leistungsmessung durch flexible KPI-Definitions- und Verfolgungsfunktionen. Das System muss sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Kennzahlen unterstützen und gleichzeitig Echtzeitüberwachung, automatische Datenerfassung und ausgefeilte Analysewerkzeuge bieten, um Leistungsverbesserungen auf allen Unternehmensebenen voranzutreiben.

5.5 Datenintegration und -konsolidierung

Tipp: Stellen Sie robuste Datenintegrationsfunktionen bereit, die einen nahtlosen Informationsfluss zwischen den Systemen bei gleichzeitiger Wahrung der Datenintegrität gewährleisten. Die Lösung muss mehrere Datenquellen unterstützen, starke Validierungsmechanismen bieten und eine automatisierte Datenerfassung ermöglichen, wobei die Konsistenz im gesamten Unternehmen gewährleistet sein muss.

5.6 Finanzielle Konsolidierung und Berichterstattung

Tipp: Unterstützung einer umfassenden Finanzkonsolidierung über mehrere Unternehmen, Währungen und Rechnungslegungsstandards hinweg bei gleichzeitiger Bereitstellung flexibler Berichtsfunktionen. Das System muss komplexe Konsolidierungsprozesse automatisieren und sowohl Standard- als auch anpassbare Finanzberichte mit Echtzeitdatenzugriff liefern.

5.7 Analytik und Business Intelligence

Tipp: Bieten Sie fortschrittliche Analyse- und BI-Funktionen, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Leistung und Benutzerfreundlichkeit bieten und es den Benutzern ermöglichen, aus komplexen Datensätzen verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Das System sollte sowohl Standard- als auch Ad-hoc-Analysen unterstützen und gleichzeitig intuitive Visualisierungswerkzeuge und flexible Berichtsoptionen bieten.

5.8 Automatisierung des Arbeitsablaufs

Tipp: Ermöglichen Sie eine umfassende Workflow-Automatisierung, die Geschäftsprozesse rationalisiert und gleichzeitig angemessene Kontrollen und Transparenz gewährleistet. Das System sollte komplexe Genehmigungshierarchien, bedingte Weiterleitung und automatische Benachrichtigungen unterstützen und gleichzeitig eine klare Statusverfolgung und Berichterstattung ermöglichen.

5.9 Compliance und Risikomanagement

Tipp: Integrieren Sie eine umfassende Überwachung der Einhaltung von Vorschriften mit robusten Risikomanagementfunktionen, um die Einhaltung von Vorschriften und eine proaktive Risikominderung zu gewährleisten. Das System muss die automatische Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften, die Risikobewertung und die Berichterstattung unterstützen und gleichzeitig Prüfpfade und Dokumentation aufrechterhalten.

5.10 Verwaltung des Benutzerzugangs

Tipp: Implementieren Sie robuste Zugriffskontrollen, die ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit herstellen und einen angemessenen Datenzugriff bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung umfassender Prüfprotokolle gewährleisten. Das System muss eine rollenbasierte Zugriffskontrolle unterstützen, mit den Authentifizierungssystemen des Unternehmens integriert werden und eine detaillierte Protokollierung der Aktivitäten ermöglichen.

5.11 Werkzeuge für die Zusammenarbeit

Tipp: Ermöglichen Sie eine nahtlose abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch integrierte Kommunikations- und Dokumentenverwaltungsfunktionen. Das System sollte die Interaktion im Team, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Sammlung von Feedback unterstützen und gleichzeitig die Versionskontrolle und Prüfpfade beibehalten.

5.12 Skalierbarkeit und Anpassung

Tipp: Stellen Sie ein flexibles System bereit, das mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen kann und gleichzeitig umfassende Anpassungsmöglichkeiten bietet. Die Lösung muss wachsende Datenmengen, Benutzerzahlen und funktionale Anforderungen unterstützen und gleichzeitig maßgeschneiderte Konfigurationen für spezifische Geschäftsanforderungen ermöglichen.

5.13 Nachhaltigkeitsberichterstattung

Tipp: Bieten Sie umfassende ESG-Berichtsfunktionen mit automatischer Datenerfassung und Kennzahlenverfolgung. Das System muss verschiedene Nachhaltigkeitsrahmen unterstützen und gleichzeitig eine effiziente Datenerfassung und genaue Leistungsüberwachung im Hinblick auf ökologische und soziale Ziele ermöglichen.

5.14 Prozessmodellierung

Tipp: Ermöglichen Sie eine umfassende Prozessgestaltung und -optimierung durch intelligente Modellierungsfunktionen. Das System sollte sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Prozessmodelle unterstützen und gleichzeitig Empfehlungen zur Verbesserung und Leistungsoptimierung geben.

6. KI und Fähigkeiten des maschinellen Lernens

6.1 Ask AI (Generativer KI-Assistent)

Tipp: Implementieren Sie einen fortschrittlichen KI-Assistenten, der eine natürlichsprachliche Interaktion für die Datenanalyse und Berichterstattung ermöglicht. Das System muss komplexe Abfragen verstehen, kontextbezogene Antworten geben und sowohl Text- als auch Spracheingaben unterstützen, ohne dabei die Genauigkeit und Relevanz der Finanzanalyse zu beeinträchtigen.

6.2 Intelligente Analytik

Tipp: Bieten Sie ausgefeilte Analysefunktionen, die Benutzerfreundlichkeit mit fortschrittlicher Verarbeitungsleistung kombinieren. Das System sollte Self-Service-Analysen ermöglichen, gleichzeitig aber auch automatisierte Einblicke liefern und komplexe Datenexplorationen durch intuitive Schnittstellen unterstützen.

6.3 KI-Automapping

Tipp: Bieten Sie intelligente Datenzuordnungsfunktionen an, die Integrationsprozesse rationalisieren und gleichzeitig Data-Governance-Standards einhalten. Das System muss Datenelemente automatisch identifizieren und systemübergreifend zuordnen und dabei Genauigkeit und Compliance sicherstellen.

6.4 KI-Erkennung von Anomalien

Tipp: Ermöglichen Sie eine ausgefeilte Anomalie-Erkennung durch mehrere KI-Algorithmen, die unregelmäßige Muster erkennen und gleichzeitig falsch-positive Ergebnisse minimieren. Das System sollte automatisch ungewöhnliche Datenmuster erkennen und kennzeichnen und gleichzeitig klare Erklärungen und Nachweise liefern.

6.5 Intelligente Offenlegung

Tipp: Unterstützen Sie eine umfassende Berichterstattung durch KI-gesteuerte Inhaltserstellung und Datenintegration. Das System muss automatisch finanzielle und nicht-finanzielle Daten kombinieren und dabei klare Aussagen generieren und die Genauigkeit der aufsichtsrechtlichen Offenlegungen wahren.

6.6 KI-Treiber-basierte Analyse

Tipp: Bieten Sie fortschrittliche Analysefunktionen, die mithilfe von Algorithmen des maschinellen Lernens wichtige Geschäftsfaktoren ermitteln und analysieren. Das System sollte große Datensätze verarbeiten, um Beziehungen zwischen Variablen aufzudecken und umsetzbare Erkenntnisse für die Geschäftsoptimierung zu liefern.

6.7 Prädiktive Intelligenz

Tipp: Ermöglichen Sie ausgefeilte Prognosen durch fortschrittliche maschinelle Lernmodelle und sorgen Sie gleichzeitig für Transparenz bei den Vorhersagen. Das System muss erklärbare Prognosen erstellen, die strategische Planung unterstützen und klare Vertrauenswerte für alle Vorhersagen bieten.

6.8 Leistungsanpassungen in Echtzeit

Tipp: Implementieren Sie eine dynamische Leistungsoptimierung durch kontinuierliche KI-gesteuerte Überwachung und automatische Anpassungen. Das System sollte Leistungsmetriken in Echtzeit analysieren und Verbesserungen vorschlagen oder umsetzen, während die betriebliche Stabilität erhalten bleibt.

6.9 Automatisierte Leistungsanalyse

Tipp: Bieten Sie eine umfassende automatisierte Analyse von Leistungsmetriken durch KI-Algorithmen. Das System muss automatisch Einblicke generieren, Trends erkennen und Verbesserungen vorschlagen und dabei die Genauigkeit und Relevanz der Analyse beibehalten.

6.10 KI-gestützte Szenarienplanung

Tipp: Ermöglichen Sie eine umfassende Szenarioanalyse durch KI-gesteuerte Modellierung und Simulation. Das System sollte die Erstellung und Bewertung mehrerer Geschäftsszenarien unterstützen und gleichzeitig klare Einblicke in mögliche Ergebnisse und Auswirkungen bieten.

6.11 Intelligente Ressourcenzuweisung

Tipp: Optimieren Sie die Ressourcenverteilung durch KI-gesteuerte Analysen und Empfehlungen. Das System muss den Ressourcenbedarf bewerten, optimale Zuweisungen vorschlagen und die Auslastung kontinuierlich überwachen, während es sich an veränderte Geschäftsbedingungen und Einschränkungen anpasst.

6.12 KI-gestützter Prozessanalysator

Tipp: Bieten Sie intuitive Prozessanalysen durch natürliche Sprachinteraktion und fortschrittliche KI-Algorithmen. Das System sollte komplexe Abfragen zur Prozessleistung verstehen und sofort umsetzbare Erkenntnisse zur Optimierung liefern.

6.13 KI-gestützter Integrationsfluss

Tipp: Ermöglichen Sie die automatische Integrationsentwicklung durch Anweisungen in natürlicher Sprache und maschinelles Lernen. Das System muss zuverlässige Integrationsabläufe generieren und gleichzeitig eine angemessene Fehlerbehandlung und Leistungsoptimierung gewährleisten.

6.14 KI-gestützte visuelle Inspektion

Tipp: Unterstützen Sie eine umfassende visuelle Analyse von Leistungsdaten und Betriebskennzahlen. Das System muss visuelle Informationen verarbeiten, um Muster zu identifizieren, Anomalien zu erkennen und Erkenntnisse für die Leistungsoptimierung zu liefern.

6.15 Erklärungen in natürlicher Sprache

Tipp: Erzeugen Sie klare, kontextbezogene Erklärungen zu komplexen Finanzkonzepten und Analyseergebnissen. Das System muss genaue, verständliche Erklärungen liefern und sich gleichzeitig an die unterschiedlichen Wissensstände der Benutzer anpassen.

7. Umsetzung und Unterstützung

7.1 Anforderungen an die Umsetzung

• Detaillierte Durchführungsmethodik
• Projektzeitplan mit wichtigen Meilensteinen
• Plan für die Ressourcenzuweisung
• Strategie für das Risikomanagement
• Ansatz für das Änderungsmanagement
• Test- und Validierungsverfahren
• Strategie der Datenmigration
• Plan für Benutzerakzeptanztests

7.2 Schulungsanforderungen

• Umfassendes Schulungsprogramm für Verwaltungsangestellte
• Schulungsmaterialien und -sitzungen für Endbenutzer
• Online-Schulungsressourcen und Dokumentation
• Praxisnahe Workshops und Übungsräume
• Wissenstransfer an das interne Support-Team
• Laufende Schulungen für neue Funktionen und Aktualisierungen

7.3 Unterstützungsdienste

• 24/7 Verfügbarkeit des technischen Supports
• Mehrere Supportkanäle (Telefon, E-Mail, Chat)
• Spezifikationen für Service Level Agreements (SLA)
• Eskalationsverfahren
• Regelmäßiger Wartungsplan
• Notfallprotokoll zur Unterstützung
• Fehlerbehebung und Patch-Management
• Unterstützung von Versions-Upgrades

8. Struktur der Preisgestaltung

8.1 Lizenzkosten

• Details zum Software-Lizenzierungsmodell
• Preisstruktur pro Benutzer
• Modulbasierte Preisgestaltung
• Mengenrabatte
• Zusätzliche Kosten für Benutzerlizenzen
• Lizenzierungsoptionen für Unternehmen

8.2 Kosten der Durchführung

• Gebühren für die Projektleitung
• Installations- und Konfigurationskosten
• Kosten der Datenmigration
• Entwicklungskosten für die Integration
• Kosten für Tests und Validierung
• Kosten der Dokumentation
• Kosten des Ausbildungsprogramms
• Reisekosten und Spesen, falls erforderlich

8.3 Laufende Kosten

• Jährliche Wartungsgebühren
• Kosten des Unterstützungspakets
• Update- und Upgrade-Gebühren
• Zusätzliche Lagerkosten
• Kosten für Sicherung und Wiederherstellung
• Zusätzliche Umweltkosten (Entwicklung, Tests)
• Zusätzliche Kosten für die Anpassung

9. Informationen zum Anbieter

9.1 Unternehmensprofil

• Unternehmensgeschichte und Hintergrund
• Indikatoren für finanzielle Stabilität
• Globale Präsenz und Geschäftstätigkeit
• Anzahl der Mitarbeiter
• Organisatorische Struktur
• Wichtiges Führungsteam
• Investitionen in Forschung und Entwicklung

9.2 Erfahrung und Fachwissen

• Jahre in der CPM-Softwarebranche
• Anzahl der erfolgreichen Umsetzungen
• Branchenspezifische Erfahrung
• Kundenportfolio
• Partnerschaftliche Netzwerke
• Technologie-Zertifizierungen
• Erfolgsbilanz der Innovation

9.3 Kundenreferenzen

• Mindestens drei Kundenreferenzen
• Ähnliche Implementierungen in der Industrie
• Kontaktinformationen für Referenzen
• Fallstudien
• Erfolgsgeschichten
• Metriken zur Kundenzufriedenheit

10. Kriterien für die Bewertung

10.1 Technische Bewertung (30%)

• Vollständigkeit der Funktionalitäten
• Einhaltung der technischen Anforderungen
• Integrationsfähigkeit
• Leistung und Skalierbarkeit
• Sicherheitsmerkmale
• Innovation und Technologie

10.2 Umsetzung und Unterstützung (25%)

• Methodik der Umsetzung
• Kompetenz des Projektteams
• Ausbildungsmöglichkeiten
• Unterstützungsdienste
• Qualität der Dokumentation
• Ansatz für das Änderungsmanagement

10.3 Leistungsfähigkeit der Anbieter (20%)

• Stabilität des Unternehmens
• Erfahrung in der Industrie
• Referenzprüfungen
• Verfügbarkeit von Ressourcen
• Geografische Präsenz
• Ökosystem der Partnerschaft

10,4 Kommerziell (25%)

• Gesamtbetriebskosten
• Preismodell
• Zahlungsbedingungen
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Zusätzliche Kosten
• Vertragliche Flexibilität

11. Anweisungen zur Einreichung

11.1 Format des Vorschlags

• Kurzfassung
• Technische Antwort
• Ansatz für die Umsetzung
• Details zur Preisgestaltung
• Informationen zum Unternehmen
• Kundenreferenzen
• Zusätzliche Dokumentation

11.2 Anforderungen an die Einreichung

• Einreichungsfrist: [Datum und Uhrzeit]
• Anzahl der Kopien: [X] digitale Kopien
• Format des Vorschlags: PDF-Format
• Maximale Seitenanzahl: [X] Seiten
• Dateibenennungskonvention: [Konvention]
• Einreichungsmethode: [E-Mail/Portal]

11.3 Kommunikationsprotokoll

• Hauptansprechpartner: [Name und Titel]
• E-Mail Adresse: [E-Mail]
• Telefonnummer: [Telefon]
• Einsendeschluss für die Fragen: [Datum]
• Antwortformat für Fragen
• Einschränkungen in der Kommunikation

12. RFP-Zeitplan

12.1 Wichtige Daten

• RFP-Freigabedatum: [Datum]
• Einsendeschluss für Fragen: [Datum]
• Antworten auf Fragen: [Datum]
• Frist für die Einreichung von Vorschlägen: [Datum]
• Abschluss der Erstbewertung: [Datum]
• Präsentationen des Anbieters: [Datumsbereich]
• Endgültige Auswahl: [Datum]
• Vertragsverhandlung: [Datumsbereich]
• Projektauftakt: [Datum]

12.2 Auswahlverfahren

1. Erstes Vorschlags-Screening
2. Technische Bewertung
3. Präsentationen der Anbieter
4. Referenzprüfungen
5. Kommerzielle Bewertung
6. Endgültige Auswahl
7. Vertragsverhandlungen
8. Ankündigung der Auszeichnung

12.3 Zeitplan für die Zeit nach der Vergabe

• Vertragsunterzeichnung: [Datum]
• Projektplanung: [Datumsbereich]
• Beginn der Umsetzung: [Datum]
• Ziel für die Inbetriebnahme: [Datum]