Demande de Proposition: D’automatisation des comptes fournisseurs

Demande de proposition: Solution logicielle d’automatisation des comptes fournisseurs

Table des matières

1. Introduction
2. Historique de l’entreprise
3. Objectifs du projet
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. IA et fonctionnalités avancées
7. Mise en œuvre et soutien
8. Informations sur le fournisseur
9. Prix et licences
10. Critères d’évaluation
11. Lignes directrices pour la soumission de propositions

1. Introduction

Nous recherchons des propositions pour une solution de sécurité complète qui combine la protection des points finaux et un logiciel d’automatisation des comptes créditeurs afin d’améliorer notre infrastructure de cybersécurité et de rationaliser nos opérations financières. Le présent appel d’offres décrit nos besoins pour un système robuste qui protégera les points d’extrémité de notre réseau tout en gérant efficacement nos processus de comptabilité fournisseurs.

2. Historique de l’entreprise

[Section des coordonnées de l’entreprise]

3. Objectifs du projet

• Mettre en œuvre une solution centralisée de protection des points d’extrémité et d’automatisation des AP
• Renforcer la protection contre les menaces persistantes avancées
• Rationaliser les flux de travail de la comptabilité fournisseurs et réduire le traitement manuel
• Améliorer la visibilité et le contrôle de la sécurité et des opérations financières
• Veiller au respect des normes et réglementations du secteur
• Réaliser des économies et un retour sur investissement mesurables

4. Exigences techniques

4.1 Contrôle des appareils

• Gérer l’accessibilité des utilisateurs au réseau sur les ordinateurs portables et les appareils mobiles
• Contrôle granulaire sur différents types d’appareils
• Possibilité de créer et d’appliquer des politiques d’utilisation des appareils
• Surveillance et enregistrement en temps réel
• Détection et classification automatiques
• Capacités de cryptage pour les dispositifs amovibles
• Intégration avec Active Directory
• Modèles de politique de contrôle des appareils

5. Exigences fonctionnelles

5.1 Gestion des factures

Conseil : le système de gestion des factures constitue la base de votre stratégie d’automatisation des comptes fournisseurs. Concentrez-vous sur la capture des factures à partir de canaux d’entrée multiples tout en maintenant l’exactitude et la validation des données. Lors de l’évaluation de ces capacités, tenez compte de la croissance du volume de votre entreprise, de la diversité de ses fournisseurs et de ses exigences en matière de conformité. Un système robuste doit gérer les exceptions avec élégance et fournir des pistes d’audit claires.

5.2 Correspondance des bons de commande

Conseil : L’appariement des bons de commande est essentiel pour maintenir la précision et le contrôle financiers. Un système efficace doit pouvoir gérer différents scénarios de rapprochement, notamment les livraisons partielles, les variations de prix et les postes multiples. Il faut également tenir compte de la façon dont le système gère les exceptions, valide les totaux et maintient la conformité tout en rationalisant le processus de rapprochement. La capacité à gérer des scénarios de rapprochement complexes tout en maintenant des taux d’automatisation élevés est essentielle.

5.3 Gestion des fournisseurs

Conseil : une gestion efficace des fournisseurs permet de rationaliser la communication, de réduire le temps de traitement des demandes et d’améliorer les relations avec les fournisseurs. L’accent est mis sur les fonctionnalités en libre-service qui permettent aux fournisseurs de se prendre en charge tout en maintenant la sécurité et le contrôle. Le système doit fournir une vue d’ensemble des interactions avec les fournisseurs, des mesures de performance et de l’état de conformité, tout en facilitant une communication efficace et l’échange de documents.

5.4 Capture et imagerie de documents

Conseil : La capture de documents sert de passerelle pour toutes les factures entrantes et les documents justificatifs. Le système doit permettre d’extraire les données avec une grande précision tout en préservant la qualité des documents et la possibilité d’effectuer des recherches. Tenez compte des exigences de conformité en matière de conservation des documents, des besoins de sécurité pour les informations sensibles et des capacités d’intégration avec les systèmes de gestion documentaire existants.

5.5 Processus d’approbation

Conseil : Les flux de travail d’approbation doivent concilier efficacité et contrôle. Le système doit s’adapter à des structures organisationnelles complexes tout en restant suffisamment souple pour gérer les exceptions et les cas particuliers. Il faut tenir compte de l’accessibilité mobile, des capacités de délégation et des scénarios d’approbation d’urgence. Le moteur de flux de travail doit prendre en charge des règles de routage simples et complexes tout en maintenant des pistes d’audit claires et une documentation de conformité.

5.6 Gestion des paiements

Conseil : Les capacités de gestion des paiements ont un impact direct sur la trésorerie et les relations avec les fournisseurs. Le système doit optimiser les délais de paiement tout en tenant compte des remises disponibles et en évitant les paiements en double. Tenez compte des exigences en matière de paiements internationaux, des méthodes de paiement multiples et des besoins d’intégration bancaire. Concentrez-vous sur les fonctions de sécurité, la prévention de la fraude et la capacité à gérer des scénarios de paiement complexes dans différentes devises et différents systèmes de paiement.

5.7 Capacités d’intégration

Conseil : les capacités d’intégration déterminent dans quelle mesure la solution s’intègre dans votre écosystème technologique existant. Le système doit offrir des options d’intégration flexibles avec les systèmes ERP, les banques et les autres plateformes financières. Tenez compte des besoins de synchronisation en temps réel, des exigences en matière de traitement des erreurs et de la capacité à maintenir la cohérence des données entre les systèmes. Les capacités de l’API doivent prendre en charge les scénarios d’intégration standard et personnalisés.

5.8 Conformité et rapports

Conseil : Les fonctionnalités de conformité et de reporting protègent votre organisation des risques réglementaires tout en fournissant des informations permettant d’améliorer les processus. Le système doit prendre en charge plusieurs cadres réglementaires et fournir des outils de reporting flexibles. Tenez compte des exigences en matière d’audit, des politiques de conservation des données et de la nécessité de disposer de rapports standard et personnalisés. Il est essentiel de pouvoir démontrer la conformité au moyen de pistes d’audit et d’une documentation complètes.

5.9 Contrôles d’accès des utilisateurs

Conseil : Des contrôles d’accès robustes protègent les données financières sensibles tout en permettant des opérations efficaces. Le système doit fournir des paramètres d’autorisation granulaires et prendre en charge le contrôle d’accès basé sur les rôles. Tenez compte des exigences de conformité, de la séparation des tâches et de la nécessité de maintenir la sécurité tout en soutenant l’efficacité opérationnelle. Les méthodes d’authentification doivent être conformes aux politiques de sécurité de votre organisation.

5.10 Évolutivité

Conseil : l’évolutivité garantit que votre solution peut évoluer avec votre entreprise tout en maintenant ses performances. Le système doit pouvoir gérer des volumes de transactions et des nombres d’utilisateurs croissants sans dégradation. Tenez compte des besoins d’évolutivité verticale et horizontale, des exigences de performance pendant les périodes de pointe et de la possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux modules au fur et à mesure de la croissance de votre organisation.

6. IA et fonctionnalités avancées

6.1 Extraction intelligente des données

Conseil : L’extraction de données assistée par l’IA est fondamentale pour atteindre des niveaux élevés d’automatisation. Le système doit continuellement améliorer sa précision grâce à l’apprentissage automatique, tout en gérant divers formats et mises en page de documents. Tenez compte des taux de précision pour différents types de documents, des exigences en matière de formation et de la capacité à gérer les exceptions. La solution doit démontrer des améliorations mesurables de la précision de l’extraction au fil du temps.

6.2 Correspondance avancée des factures

Conseil : les capacités de comparaison intelligente doivent aller au-delà des simples comparaisons un à un pour gérer des scénarios complexes et des exceptions. Le système doit tirer des enseignements des correspondances et des corrections historiques pour améliorer la précision. Réfléchissez à la manière dont le système gère les correspondances partielles, les écarts de prix et les articles multiples tout en maintenant des taux d’automatisation et des niveaux de précision élevés.

6.3 Analyse prédictive

Conseil : L’analyse avancée doit fournir des informations exploitables pour l’optimisation des flux de trésorerie et la réduction des coûts. Le système doit s’appuyer sur les données historiques pour prédire les tendances et identifier les opportunités. Tenez compte de la précision des prédictions de , de la pertinence des informations pour votre entreprise et de la possibilité d’agir sur les informations fournies par le biais d’interventions automatisées ou manuelles.

6.4 Détection et prévention de la fraude

Conseil : La détection des fraudes pilotée par l’IA doit permettre d’identifier les schémas suspects et les anomalies que les systèmes traditionnels basés sur des règles risquent de ne pas voir. Le système doit combiner l’apprentissage automatique avec des règles personnalisables pour fournir une protection complète. Tenez compte de l’équilibre entre la précision de la détection et les faux positifs, ainsi que de la nécessité de disposer d’outils d’investigation rapides et de pistes d’audit.

6.5 Acheminement automatisé des approbations

Conseil : Le routage basé sur l’IA devrait optimiser les flux d’approbation en tenant compte de la charge de travail, de l’expertise et des modèles historiques. Le système doit continuellement apprendre des décisions de routage et de leurs résultats afin d’améliorer l’efficacité. Tenez compte de l’équilibre entre l’automatisation et la supervision humaine, en particulier pour les transactions de grande valeur ou inhabituelles.

6.6 Traitement du langage naturel

Conseil : les capacités NLP améliorent les fonctions de recherche et d’extraction de données tout en permettant des interactions plus naturelles avec l’utilisateur. Le système doit comprendre le contexte et l’intention dans plusieurs langues et types de documents. Tenez compte de la précision du traitement linguistique, de la gamme de langues prises en charge et de la capacité à gérer la terminologie propre à l’industrie.

6.7 Gestion des fournisseurs et évaluation des risques

Conseil : La gestion des fournisseurs pilotée par l’IA devrait fournir des informations complètes sur les relations avec les fournisseurs et les risques. Le système doit combiner des données historiques sur les performances avec des informations externes pour évaluer et prédire le comportement des fournisseurs. Il faut tenir compte de la profondeur de l’analyse, de la pertinence des indicateurs de risque et de la capacité à prendre des mesures proactives sur la base des informations recueillies.

6.8 Chatbots intelligents

Conseil : Les chatbots alimentés par l’IA devraient fournir une assistance efficace en libre-service tout en réduisant la charge de travail du personnel de l’AP. Le système doit traiter efficacement les requêtes de routine tout en faisant remonter les problèmes complexes vers les opérateurs humains. Tenez compte de la gamme de requêtes prises en charge, des capacités linguistiques et de l’intégration avec les canaux de communication existants.

6.9 Optimisation des processus

Conseil : L’amélioration continue des processus grâce à l’analyse de l’IA devrait permettre d’identifier les possibilités de gains d’efficacité et de réduction des coûts. Le système devrait fournir des recommandations exploitables basées sur les données opérationnelles et les meilleures pratiques du secteur. Tenez compte de l’applicabilité pratique des suggestions et de la capacité à mesurer les améliorations.

6.10 Rapprochement intelligent

Conseil : Le rapprochement piloté par l’IA devrait automatiser le rapprochement des transactions entre plusieurs systèmes tout en gérant les exceptions de manière intelligente. Le système doit tirer des enseignements des rapprochements antérieurs afin d’améliorer la précision et de réduire les interventions manuelles. Tenez compte de la complexité de vos besoins en matière de rapprochement, du volume des transactions et des exigences en matière de précision.

7. Mise en œuvre et soutien

7.1 Méthodologie de mise en œuvre

• Plan et calendrier détaillés du projet
• Stratégie de migration des données
• Approche de la configuration
• Méthodologie d’essai
• Planification de la mise en service
• Soutien après la mise en œuvre
• Procédures de gestion du changement
• Stratégies d’atténuation des risques

7.2 Formation et documentation

• Programmes de formation des utilisateurs
• Formation des administrateurs
• Exigences en matière de documentation
• Attentes en matière de transfert de connaissances
• Soutien continu à la formation
• Personnalisation du matériel de formation
• Tutoriels et guides vidéo
• Programmes de certification

7.3 Services d’appui

• Heures d’ouverture et disponibilité de l’assistance
• Exigences en matière de temps de réponse
• Procédures d’escalade des problèmes
• Canaux de soutien
• Accords de niveau de service
• Processus de résolution des problèmes
• Calendrier d’entretien régulier
• Protocoles d’aide d’urgence

8. Informations sur le fournisseur

Informations requises :

• Historique et contexte de l’entreprise
• Informations sur la stabilité financière
• Références d’applications similaires
• Structure et qualifications de l’équipe de projet
• Feuille de route du produit
• Innovation et investissements en R&D
• Partenariats industriels
• Certifications de sécurité
• Mesures de la réussite des clients
• Capacités de soutien au niveau mondial

9. Prix et licences

9.1 Modèle de tarification

• Frais de licence de logiciel
• Coûts de mise en œuvre
• Coûts de formation
• Coûts de soutien
• Remises tarifaires basées sur le volume
• Coûts supplémentaires des modules
• Frais de personnalisation
• Coûts d’intégration
• Exigences en matière d’infrastructure

9.2 Conditions de paiement

• Calendrier de paiement
• Étapes de paiement
• Options de paiement anticipé
• Conditions de renouvellement
• Crédits de l’accord de niveau de service
• Clauses pénales
• Conditions de protection des prix
• Options de durée du contrat

10. Critères d’évaluation

Les propositions seront évaluées sur la base des éléments suivants

• Capacité technique (25%)
• Adaptation fonctionnelle (25 %)
• Approche de la mise en œuvre (15 %)
• Expérience des fournisseurs (15%)
• Coût et retour sur investissement (20 %)

Les facteurs d’évaluation spécifiques sont les suivants

• Complétude de la solution
• Architecture technique
• Capacités de sécurité
• Capacités d’intégration
• Méthodologie de mise en œuvre
• Structure de soutien
• Approche de la formation
• Rapport coût-efficacité
• Stabilité des fournisseurs
• Potentiel d’innovation

11. Lignes directrices pour la soumission des propositions

11.1 Calendrier

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
• Décision de sélection : [Date]
• Date de début du projet : [Date]

11.2 Exigences en matière de soumission

Les propositions doivent suivre cette structure :

1. Résumé
2. Historique de l’entreprise
3. Solution technique
4. Solution fonctionnelle
5. Approche de la mise en œuvre
6. Services d’appui
7. Tarification
8. Références
9. Formulaires requis
10. Informations complémentaires

11.3 Format de soumission

• Soumission électronique requise
• Format PDF de préférence
• Taille maximale du fichier : 20MB
• Des sections clairement identifiées
• Table des matières obligatoire
• Numéros de page requis
• Résumé limité à 5 pages
• Réponse technique limitée à 50 pages
• Annexes si nécessaire

11.4 Informations de contact

Contact principal : [Nom] Titre : [Titre] Email : [Courriel] Téléphone : [Téléphone] Adresse : [Adresse]

Contact secondaire : [Nom] Titre : [Titre] Email : [Courriel] Téléphone : [Téléphone]