Demande de Proposition: Logiciel de conseil pédagogique

Demande de proposition : Solution logicielle pour l’orientation académique

Table des matières

1. Introduction et contexte
2. Objectifs du projet
3. Champ d’application
4. Exigences techniques
5. Exigences fonctionnelles
6. Fonctionnalités basées sur l’IA
7. Qualifications des fournisseurs
8. Critères d’évaluation
9. Lignes directrices pour la soumission
10. Chronologie

1. Introduction et contexte

[Nom de l’entreprise] sollicite des propositions pour une solution logicielle complète de conseil universitaire afin d’améliorer nos services de soutien aux étudiants et d’améliorer les résultats scolaires. Cet appel d’offres décrit nos besoins pour un système robuste qui rationalisera le processus de conseil, facilitera les interactions entre les étudiants et les conseillers et exploitera les technologies modernes, y compris les capacités d’intelligence artificielle, pour favoriser la réussite des étudiants.

Environnement actuel

• Type d’institution : [Établissement d’enseignement supérieur]
• Population étudiante actuelle : [Nombre]
• Nombre de conseillers académiques : [Nombre]
• Systèmes existants : [Énumérer les systèmes pertinents actuels]

Aperçu du projet

Nous cherchons à mettre en œuvre une plateforme moderne de conseil académique qui s’intégrera à nos systèmes existants tout en fournissant des capacités améliorées pour le soutien, le suivi et l’engagement des étudiants.

2. Objectifs du projet

Les principaux objectifs de ce projet sont les suivants

1. Mettre en œuvre une plateforme centralisée de conseil académique qui rationalise le processus de conseil et améliore les résultats des étudiants.
2. Améliorer la communication et la collaboration entre étudiants et conseillers grâce à des outils numériques modernes
3. Tirer parti de l’IA et de l’analyse prédictive pour identifier et soutenir les élèves à risque.
4. Améliorer le suivi et les rapports sur les progrès des étudiants en vue de l’obtention d’un diplôme
5. Assurer une intégration transparente avec les systèmes et technologies existants sur le campus.
6. Augmenter les taux de rétention et de réussite des étudiants grâce à un soutien proactif en matière de conseil

3. L’étendue des travaux

3.1 Mise en œuvre du système central

• Installation et configuration du logiciel de conseil académique
• Intégration avec les systèmes d’information existants pour les étudiants et les technologies du campus
• Migration des données à partir des systèmes actuels
• Essais et validation des systèmes
• Formation et documentation des utilisateurs

3.2 Développement et personnalisation des fonctionnalités

• Configuration des exigences spécifiques à l’institution
• Développement de rapports et de tableaux de bord personnalisés
• Mise en œuvre de fonctions alimentées par l’IA
• Mise en place de systèmes d’alerte et d’intervention précoces

3.3 Soutien continu

• Assistance technique et maintenance
• Mises à jour régulières et correctifs de sécurité
• Optimisation continue du système
• Formation et assistance aux utilisateurs

4. Exigences techniques

4.1 Sécurité et confidentialité des données

• Certification de conformité FERPA
• Chiffrement de bout en bout des données au repos et en transit
• Mécanismes robustes d’authentification et d’autorisation des utilisateurs
• Audits et certifications de sécurité réguliers
• Procédures complètes de sauvegarde et de récupération des données
• Contrôles de la confidentialité des informations sensibles sur les étudiants
• Pistes d’audit détaillées pour tous les accès au système et toutes les modifications

4.2 Évolutivité et performances

• Options de déploiement basées sur l’informatique en nuage pour une mise à l’échelle facile
• Prise en charge d’une base d’utilisateurs croissante et de volumes de données de plus en plus importants
• Haute disponibilité avec un temps d’arrêt minimal
• Capacités d’équilibrage de la charge
• Outils de contrôle et d’optimisation des performances
• Contrôles réguliers de l’état du système
• Mise à l’échelle automatisée en fonction des habitudes d’utilisation

4.3 Accessibilité mobile

• Conception adaptée à tous les types d’appareils
• Applications mobiles natives pour iOS et Android
• Prise en charge des fonctionnalités hors ligne
• Capacités de notification push
• Interfaces optimisées pour les mobiles
• Conception conviviale
• Synchronisation des données mobiles
• Accès mobile sécurisé
• Gestion des appareils mobiles
• Compatibilité multiplateforme

4.4 Exigences d’intégration

• Intégration transparente avec les systèmes d’information des étudiants
• Intégration du système de gestion de l’apprentissage
• Connectivité de la plateforme d’aide financière
• Intégration du système de services d’orientation professionnelle
• Intégration du portail du campus
• Compatibilité avec des outils tiers
• Documentation et assistance relatives à l’API
• Synchronisation des données en temps réel
• Mise en œuvre de l’authentification unique
• Capacités de traitement par lots
• Développement d’une intégration personnalisée
• Surveillance de l’intégration et journalisation

4.5 Intégration des systèmes universitaires

• Intégration d’un système de gestion de l’apprentissage (Canvas, Blackboard, Moodle)
• Intégration du système d’information sur les étudiants (Banner, PeopleSoft, Workday Student)
• Gestion du calendrier académique
  • Prise en charge de plusieurs types de calendrier (semestre, trimestre, trimestre)
  • Configuration de l’année académique
  • Planification et suivi à terme
• Intégration du système d’aide financière
• Intégration du système de bibliothèque
• Intégration du système d’identification du campus
• Intégration du centre de test académique
• Intégration des outils de planification académique
• Intégration des services de tutorat
• Gestion des ressources académiques
• Intégration du catalogue des cours
• Intégration du système d’enregistrement
• Intégration du système d’audit des diplômes

4.6 Normes académiques et conformité

• Soutien aux exigences d’accréditation académique
• Application de la politique académique
• Calcul de la moyenne des notes
• Suivi des résultats académiques
• Évaluation des crédits de transfert
• Vérification des prérequis
• Gestion des équivalences de cours
• Suivi de l’intégrité académique
• Suivi des licences professionnelles
• Gestion des exigences de certification
• Conformité aux exigences du programme
• Gestion des pétitions académiques

4.7 Personnalisation et extensibilité

• Marque et personnalisation propres à l’institution
• Création et gestion de champs personnalisés
• Outils de personnalisation du flux de travail
• Fonctionnalité de création de rapports
• Options de personnalisation du tableau de bord
• Capacités de création de formulaires
• Création de règles personnalisées
• Personnalisation de l’interface en fonction des rôles
• Personnalisation de la terminologie
• Création d’évaluations personnalisées
• Configuration des politiques et des procédures
• Outils de conception de flux de travail automatisés
• Architecture de plugins pour l’extension des fonctionnalités
• Soutien au développement de plugins personnalisés
• Marché des plugins tiers
• API pour le développement de plugins personnalisés
• Validation de la sécurité des plugins
• Surveillance des performances des plugins
• Contrôle de version pour les plugins personnalisés
• Gestion des dépendances des plugins

5. Exigences fonctionnelles

5.1 Gestion du profil de l’étudiant

Conseil : Un système complet de gestion du profil de l’étudiant constitue la base d’un conseil académique efficace. Il doit fournir une vue à 360 degrés du parcours académique de chaque étudiant, permettant aux conseillers de prendre des décisions éclairées et de fournir une orientation personnalisée tout en préservant l’exactitude et la confidentialité des données.

5.2 Planification des cours et suivi des diplômes

Conseil : une fonctionnalité efficace de planification des cours et de suivi des diplômes permet aux étudiants et aux conseillers d’élaborer ensemble des parcours académiques, de suivre les progrès et de prendre des décisions éclairées sur le choix des cours, tout en garantissant l’alignement sur les exigences du diplôme et les objectifs académiques.

5.3 Programmation des rendez-vous

Conseil : Un système efficace de prise de rendez-vous rationalise l’interaction entre les étudiants et les conseillers, en réduisant les frais administratifs et en garantissant un accès rapide aux services de conseil, tout en maximisant la disponibilité des conseillers et l’engagement des étudiants.

5.4 Prise de notes et documentation

Conseil : des outils efficaces de prise de notes et de documentation permettent de conserver une trace complète des interactions avec les étudiants tout en facilitant la collaboration entre les conseillers et en respectant les normes de confidentialité et de sécurité appropriées.

5.5 Évaluation et planification de la carrière

Conseil : Des outils complets d’évaluation et de planification de carrière permettent d’aligner les choix académiques sur les objectifs professionnels, en donnant aux étudiants des indications utiles sur les carrières possibles tout en soutenant leur parcours de développement professionnel.

5.6 Outils de communication

Conseil : des outils de communication efficaces facilitent l’interaction entre les conseillers et les étudiants, permettant le partage d’informations et l’engagement en temps opportun tout en maintenant des normes professionnelles et des capacités de suivi.

5.7 Analyse prédictive et alerte précoce

Conseil : Les systèmes d’analyse prédictive et d’alerte précoce permettent d’identifier les élèves à risque avant que les problèmes ne s’aggravent, ce qui permet une intervention et un soutien proactifs tout en contrôlant l’efficacité des stratégies de soutien.

5.8 Analyse de la réussite des étudiants

Conseil : Des analyses complètes fournissent des informations sur les modèles de réussite des étudiants et l’efficacité institutionnelle, tout en permettant une prise de décision fondée sur des données et une amélioration continue des stratégies de conseil.

6. Fonctionnalités basées sur l’IA

6.1 IA conversationnelle et chatbot

Conseil : Les capacités avancées d’IA conversationnelle fournissent une assistance aux étudiants 24/7 tout en apprenant continuellement et en améliorant la précision des réponses grâce au traitement du langage naturel et aux technologies d’apprentissage automatique.

6.2 Création de contenu assistée par l’IA

Conseil : Les outils de création de contenu alimentés par l’IA améliorent la productivité des conseillers et l’efficacité de la communication tout en maintenant la cohérence et la personnalisation des interactions avec les étudiants.

6.3 Analyse prédictive et apprentissage automatique

Conseil : Les capacités avancées d’analyse prédictive et d’apprentissage automatique permettent un soutien proactif aux étudiants grâce à la détection précoce des risques et à des recommandations d’intervention personnalisées basées sur une analyse complète des données.

6.4 Co-pilote IA pour les conseillers

Conseil : La fonctionnalité de copilote d’IA renforce les capacités des conseillers en leur fournissant des informations en temps réel, des suggestions et une automatisation, tout en maintenant la touche humaine dans le conseil académique.

6.5 Apprentissage adaptatif et personnalisation

Conseil : Les capacités d’apprentissage adaptatif offrent des expériences éducatives personnalisées en analysant en permanence les performances de l’élève et en ajustant les recommandations en fonction des schémas et des objectifs d’apprentissage individuels.

7. Qualifications des fournisseurs

7.1 Expérience et expertise

• Au moins 5 ans d’expérience dans la fourniture de solutions logicielles de conseil académique
• Expertise démontrée dans le domaine des technologies éducatives
• Expérience de mise en œuvre réussie dans des institutions similaires
• Expérience de l’IA et de l’apprentissage automatique dans des contextes éducatifs.
• Capacité avérée de déploiement et de soutien à grande échelle

7.2 Capacités techniques

• Fortes capacités de développement et de personnalisation
• Expérience solide en matière de mise en œuvre de la sécurité
• Expertise éprouvée en matière d’intégration avec les principaux systèmes éducatifs
• Expérience de la gestion de l’infrastructure en nuage
• Capacités de développement mobile

7.3 Infrastructure de soutien

• Support technique disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
• Des programmes de formation complets
• Gestion de compte dédiée
• Protocoles d’entretien et de mise à jour réguliers
• Planification de la reprise après sinistre et de la continuité des activités

7.4 Stabilité de l’entreprise

• Une situation financière solide
• Trajectoire de croissance durable
• Une feuille de route claire pour le produit
• Investissement dans la recherche et le développement
• Équipe de direction stable

7.5 Position de l’industrie

• Réputation positive dans l’enseignement supérieur
• De solides références clients
• Certifications et partenariats avec l’industrie
• Participation active à la communauté des technologies éducatives
• Reconnaissance par les analystes du secteur

8. Critères d’évaluation

8.1 Mérite technique (25%)

• Architecture et design
• Sécurité et conformité
• Capacités d’intégration
• Performance et évolutivité
• Fonctionnalité mobile
• Innovation technique

8.2 Expérience utilisateur et conception d’interfaces (25%)

• Intuitivité de l’interface
• Respect de l’accessibilité
• Réactivité mobile
• Efficacité de la navigation
• Courbe d’apprentissage
• Mesures de la satisfaction des utilisateurs

8.3 Qualifications des fournisseurs (20%)

• Expérience et expertise
• Références clients
• Infrastructure de soutien
• Stabilité financière
• Expérience en matière d’innovation

8.4 Approche de la mise en œuvre (10%)

• Méthodologie du projet
• Calendrier et étapes
• Approche de la formation
• Gestion des risques
• Gestion du changement

8.5 Mise en œuvre éthique de l’IA (10 %)

• Transparence dans la prise de décision en matière d’IA
• Mesures de prévention des préjugés
• Protection de la vie privée
• Utilisation éthique des données
• Équité des recommandations automatisées

8.6 Coût et retour sur investissement (10%)

• Coût total de possession
• Structure des prix
• Rapport qualité-prix
• Potentiel de retour sur investissement
• Conditions de paiement

9. Lignes directrices pour la soumission

Les propositions doivent comprendre

9.1 Documentation requise

1. Résumé
2. Description détaillée de la solution
3. Spécifications techniques
4. Plan de mise en œuvre
5. Plan de formation et de soutien
6. Structure des prix
7. Profil de l’entreprise
8. Références clients
9. Exemples de rapports et de captures d’écran
10. Accords de niveau de service

9.2 Exigences en matière de format

• Format PDF
• Une organisation claire des sections
• Table des matières
• Numéros de page
• Maximum 100 pages
• Taille de police 11 ou plus

9.3 Processus de soumission

• Soumission électronique requise
• Date limite : [Date et heure]
• Envoyer à : [Adresse électronique]
• Date limite de dépôt des questions : [Date]
• Format de la réponse : Fichier PDF unique

10. Calendrier

10.1 Calendrier de l’appel d’offres

• Date de publication de l’appel d’offres : [Date]
• Date limite pour les questions : [Date]
• Réponses aux questions : [Date]
• Date d’échéance de la proposition : [Date]
• Fin de l’évaluation initiale : [Date]
• Présentations des fournisseurs : [Fourchette de dates]
• Sélection finale : [Date]
• Négociation du contrat : [Période]
• Lancement du projet : [Date]

10.2 Calendrier de mise en œuvre

• Phase 1 : Planification et mise en place – [Calendrier]
• Phase 2 : Déploiement initial – [Calendrier]
• Phase 3 : Mise en œuvre complète – [Calendrier]
• Phase 4 : Formation et transfert – [Calendrier]
• Phase 5 : Soutien après la mise en œuvre – [Calendrier]

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