Solicitud de Propuesta: Software de asesoramiento académico

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Asesoría Académica

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Objetivos del proyecto
3. Alcance del trabajo
4. Requisitos técnicos
5. Requisitos funcionales
6. Funciones basadas en IA
7. Cualificaciones de los proveedores
8. Criterios de evaluación
9. Normas de presentación
10. Cronología

1. 1. Introducción y antecedentes

[Nombre de la empresa] busca propuestas para una solución integral de software de asesoramiento académico que mejore nuestros servicios de apoyo a los estudiantes y los resultados académicos. Esta RFP describe nuestros requisitos para un sistema robusto que agilizará el proceso de asesoramiento, facilitará mejores interacciones estudiante-asesor, y aprovechar la tecnología moderna, incluyendo capacidades de IA para apoyar el éxito del estudiante.

Entorno actual

• Tipo de institución: [Institución de enseñanza superior]
• Población estudiantil actual: [Número]
• Número de asesores académicos: [Número]
• Sistemas existentes: [Enumere los sistemas actuales pertinentes]

Resumen del proyecto

Queremos implantar una plataforma moderna de asesoramiento académico que se integre con nuestros sistemas actuales y que, al mismo tiempo, ofrezca mayores posibilidades de apoyo, seguimiento y participación de los estudiantes.

2. Objetivos del proyecto

Los objetivos principales de este proyecto son:

1. Implantar una plataforma centralizada de asesoramiento académico que agilice el proceso de asesoramiento y mejore los resultados de los estudiantes.
2. Mejorar la comunicación y la colaboración entre estudiantes y asesores mediante modernas herramientas digitales
3. Aprovechar la IA y el análisis predictivo para identificar y apoyar a los estudiantes en riesgo
4. Mejorar el seguimiento y la información sobre el progreso de los estudiantes hacia la finalización de la titulación
5. Garantizar una integración perfecta con los sistemas y tecnologías existentes en el campus.
6. Aumentar los índices de permanencia y éxito de los estudiantes mediante un asesoramiento proactivo

3. 3. Alcance del trabajo

3.1 Implantación del sistema central

• Instalación y configuración del software de asesoramiento académico
• Integración con los sistemas de información estudiantil y las tecnologías del campus existentes
• Migración de datos desde los sistemas actuales
• Pruebas y validación del sistema
• Formación y documentación de los usuarios

3.2 Desarrollo y personalización de funciones

• Configuración de los requisitos específicos de la institución
• Desarrollo de informes y cuadros de mando personalizados
• Implementación de funciones basadas en IA
• Creación de sistemas de alerta precoz e intervención

3.3 Apoyo continuo

• Asistencia técnica y mantenimiento
• Actualizaciones periódicas y parches de seguridad
• Optimización continua del sistema
• Formación y asistencia al usuario

4. 4. Requisitos técnicos

4.1 Seguridad y privacidad de los datos

• Certificación de conformidad con FERPA
• Cifrado de extremo a extremo para datos en reposo y en tránsito
• Mecanismos sólidos de autenticación y autorización de usuarios
• Auditorías y certificaciones de seguridad periódicas
• Procedimientos exhaustivos de copia de seguridad y recuperación de datos
• Controles de privacidad para la información sensible de los estudiantes
• Registros de auditoría detallados de todos los accesos y cambios en el sistema

4.2 Escalabilidad y rendimiento

• Opciones de implantación basadas en la nube para facilitar la ampliación
• Apoyo a la creciente base de usuarios y al aumento del volumen de datos
• Alta disponibilidad con un tiempo de inactividad mínimo
• Capacidad de equilibrio de carga
• Herramientas de supervisión y optimización del rendimiento
• Comprobaciones periódicas del estado del sistema
• Escalado automático basado en patrones de uso

4.3 Accesibilidad móvil

• Diseño adaptable a todo tipo de dispositivos
• Aplicaciones móviles nativas para iOS y Android
• Funcionalidad offline
• Capacidades de notificación push
• Interfaces optimizadas para móviles
• Diseño agradable al tacto
• Sincronización de datos móviles
• Acceso móvil seguro
• Gestión de dispositivos móviles
• Compatibilidad multiplataforma

4.4 Requisitos de integración

• Perfecta integración con los sistemas de información estudiantil
• Integración del sistema de gestión del aprendizaje
• Conectividad de la plataforma de ayuda financiera
• Integración del sistema de servicios profesionales
• Integración del portal del campus
• Compatibilidad con herramientas de terceros
• Documentación y asistencia sobre la API
• Sincronización de datos en tiempo real
• Inicio de sesión único
• Capacidad de procesamiento por lotes
• Desarrollo de integraciones personalizadas
• Supervisión y registro de la integración

4.5 Integración de sistemas académicos

• Integración de sistemas de gestión del aprendizaje (Canvas, Blackboard, Moodle)
• Integración del sistema de información estudiantil (Banner, PeopleSoft, Workday Student)
• Gestión del calendario académico
  • Soporte para múltiples tipos de calendario (semestral, trimestral, trimestral)
  • Configuración del año académico
  • Planificación y seguimiento por plazos
• Integración del sistema de ayuda financiera
• Integración del sistema de bibliotecas
• Integración del sistema de identificación del campus
• Integración del Centro de Pruebas Académicas
• Integración de herramientas de planificación académica
• Integración de los servicios de tutoría
• Gestión de recursos académicos
• Integración del catálogo de cursos
• Integración del sistema de registro
• Integración del sistema de auditoría de títulos

4.6 Normas académicas y cumplimiento

• Apoyo a los requisitos de acreditación académica
• Aplicación de la política académica
• Cálculo de la nota media
• Seguimiento de la situación académica
• Evaluación de los créditos transferidos
• Verificación previa
• Gestión de equivalencias de cursos
• Seguimiento de la integridad académica
• Seguimiento de las licencias profesionales
• Gestión de los requisitos de certificación
• Cumplimiento de los requisitos del programa
• Gestión de peticiones académicas

4.7 Personalización y extensibilidad

• Marca y personalización específicas de la institución
• Creación y gestión de campos personalizados
• Herramientas de personalización del flujo de trabajo
• Funcionalidad del generador de informes
• Opciones de personalización del cuadro de mandos
• Funciones de creación de formularios
• Creación de reglas personalizadas
• Personalización de la interfaz basada en funciones
• Personalización de la terminología
• Creación de evaluaciones personalizadas
• Configuración de políticas y procedimientos
• Herramientas automatizadas de diseño de flujos de trabajo
• Arquitectura de plugins para ampliar la funcionalidad
• Asistencia para el desarrollo de plugins personalizados
• Mercado de plugins de terceros
• API para el desarrollo de plugins personalizados
• Validación de seguridad de plugins
• Control del rendimiento de los plugins
• Control de versiones para plugins personalizados
• Gestión de dependencias de plugins

5. 5. Requisitos funcionales

5.1 Gestión del perfil del estudiante

Consejo: Un sistema integral de gestión del perfil del estudiante sirve de base para un asesoramiento académico eficaz. Debe proporcionar una visión de 360 grados de la trayectoria académica de cada estudiante, lo que permite a los asesores tomar decisiones informadas y proporcionar orientación personalizada, manteniendo al mismo tiempo la precisión y la privacidad de los datos.

5.2 Planificación de cursos y seguimiento de titulaciones

Sugerencia: La planificación eficaz de los cursos y la funcionalidad de seguimiento de las titulaciones permite a los estudiantes y asesores trazar en colaboración itinerarios académicos, supervisar el progreso y tomar decisiones informadas sobre la selección de cursos, garantizando al mismo tiempo la alineación con los requisitos de la titulación y los objetivos académicos.

5.3 Programación de citas

Consejo: Un sistema eficaz de programación de citas agiliza la interacción entre los estudiantes y los asesores, reduciendo los gastos administrativos y garantizando el acceso puntual a los servicios de asesoramiento, al tiempo que maximiza la disponibilidad de los asesores y la participación de los estudiantes.

5.4 Toma de notas y documentación

Consejo: unas herramientas eficaces de toma de notas y documentación garantizan un registro exhaustivo de las interacciones de los estudiantes, al tiempo que facilitan la colaboración entre asesores y mantienen unas normas de privacidad y seguridad adecuadas.

5.5 Evaluación y planificación profesional

Consejo: Las herramientas integrales de evaluación y planificación de la carrera ayudan a alinear las opciones académicas con los objetivos profesionales, proporcionando a los estudiantes una visión significativa de las posibles trayectorias profesionales al tiempo que apoyan su viaje de desarrollo profesional.

5.6 Herramientas de comunicación

Consejo: las herramientas de comunicación eficaces facilitan una interacción fluida entre asesores y estudiantes, permitiendo compartir información y compromiso de forma oportuna a la vez que se mantienen los estándares profesionales y las capacidades de seguimiento.

5.7 Análisis predictivo y alerta temprana

Consejo: Los análisis predictivos y los sistemas de alerta temprana ayudan a identificar a los estudiantes en riesgo antes de que los problemas se agraven, lo que permite una intervención y un apoyo proactivos al tiempo que se supervisa la eficacia de las estrategias de apoyo.

5.8 Análisis del éxito de los estudiantes

Consejo: Los análisis exhaustivos proporcionan información sobre los patrones de éxito de los estudiantes y la eficacia institucional, al tiempo que permiten la toma de decisiones basada en datos y la mejora continua de las estrategias de asesoramiento.

6. Funciones basadas en IA

6.1 IA conversacional y chatbot

Consejo: Las capacidades avanzadas de IA conversacional proporcionan asistencia a los estudiantes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, al tiempo que aprenden continuamente y mejoran la precisión de las respuestas mediante el procesamiento del lenguaje natural y las tecnologías de aprendizaje automático.

6.2 Creación de contenidos asistida por IA

Consejo: Las herramientas de creación de contenidos basadas en IA mejoran la productividad de los asesores y la eficacia de la comunicación, al tiempo que mantienen la coherencia y la personalización en las interacciones con los estudiantes.

6.3 Análisis predictivo y aprendizaje automático

Consejo: Los análisis predictivos avanzados y las capacidades de aprendizaje automático permiten ofrecer un apoyo proactivo a los estudiantes mediante la detección temprana de riesgos y recomendaciones de intervención personalizadas basadas en análisis exhaustivos de datos.

6.4 Copiloto de IA para asesores

Consejo: La funcionalidad de copiloto de IA aumenta las capacidades de los asesores al proporcionar información, sugerencias y automatización en tiempo real, al tiempo que mantiene el toque humano en el asesoramiento académico.

6.5 Aprendizaje adaptativo y personalización

Consejo: Las capacidades de aprendizaje adaptativo proporcionan experiencias educativas personalizadas mediante el análisis continuo del rendimiento de los alumnos y el ajuste de las recomendaciones en función de los patrones y objetivos de aprendizaje individuales.

7. 7. Cualificación de los proveedores

7.1 Experiencia y conocimientos

• Experiencia mínima de 5 años en soluciones informáticas de asesoramiento académico
• Experiencia demostrada en tecnología educativa
• Historial de implantaciones con éxito en instituciones similares
• Experiencia con IA y aprendizaje automático en contextos educativos
• Capacidad demostrada de despliegue y apoyo a gran escala

7.2 Capacidades técnicas

• Gran capacidad de desarrollo y personalización
• Sólida experiencia en implantación de seguridad
• Experiencia demostrada en integración con los principales sistemas educativos
• Experiencia en gestión de infraestructuras en la nube
• Capacidades de desarrollo móvil

7.3 Infraestructura de apoyo

• Asistencia técnica disponible 24 horas al día, 7 días a la semana
• Amplios programas de formación
• Gestión exclusiva de cuentas
• Protocolos periódicos de mantenimiento y actualización
• Recuperación en caso de catástrofe y planificación de la continuidad de la actividad

7.4 Estabilidad de la empresa

• Sólida posición financiera
• Trayectoria de crecimiento sostenible
• Hoja de ruta clara del producto
• Inversión en investigación y desarrollo
• Equipo directivo estable

7.5 Posición del sector

• Reputación positiva en la enseñanza superior
• Referencias sólidas de clientes
• Certificaciones y asociaciones industriales
• Participación activa en la comunidad de tecnología educativa
• Reconocimiento de los analistas del sector

8. 8. Criterios de evaluación

8.1 Mérito técnico (25%)

• Arquitectura y diseño
• Seguridad y conformidad
• Capacidad de integración
• Rendimiento y escalabilidad
• Funcionalidad móvil
• Innovación técnica

8.2 Experiencia del usuario y diseño de interfaces (25%)

• Intuitividad de la interfaz
• Cumplimiento de las normas de accesibilidad
• Capacidad de respuesta móvil
• Eficacia de la navegación
• Curva de aprendizaje
• Métricas de satisfacción de los usuarios

8.3 Cualificación de los proveedores (20%)

• Experiencia y conocimientos
• Referencias de clientes
• Infraestructura de apoyo
• Estabilidad financiera
• Historial de innovación

8.4 Enfoque de aplicación (10%)

• Metodología del proyecto
• Calendario e hitos
• Enfoque de la formación
• Gestión de riesgos
• Gestión del cambio

8.5 Aplicación ética de la IA (10%)

• Transparencia en la toma de decisiones sobre IA
• Medidas de prevención de sesgos
• Protección de la intimidad
• Uso ético de los datos
• Equidad en las recomendaciones automatizadas

8.6 Coste y rentabilidad (10%)

• Coste total de propiedad
• Estructura de precios
• Relación calidad-precio
• Potencial ROI
• Condiciones de pago

9. 9. Normas de presentación

Las propuestas deben incluir:

9.1 Documentación requerida

1. Resumen ejecutivo
2. Descripción detallada de la solución
3. Especificaciones técnicas
4. Plan de aplicación
5. Plan de formación y apoyo
6. Estructura de precios
7. Perfil de la empresa
8. Referencias de clientes
9. Ejemplos de informes y capturas de pantalla
10. Acuerdos de nivel de servicio

9.2 Requisitos de formato

• Formato PDF
• Organización clara de las secciones
• Índice
• Números de página
• Máximo 100 páginas
• Tamaño de fuente 11 o superior

9.3 Proceso de presentación

• Presentación electrónica obligatoria
• Plazo: [Fecha y hora].
• Enviar a: [Dirección de correo electrónico]
• Plazo para preguntas: [Fecha]
• Formato de la respuesta: Un único archivo PDF

10. Cronología

10.1 Calendario de la RFP

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Respuestas a las preguntas: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Evaluación inicial completada: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Selección final: [Fecha]
• Negociación del contrato: [Intervalo de fechas]
• Inicio del proyecto: [Fecha]

10.2 Calendario de aplicación

• Fase 1: Planificación y puesta en marcha – [Plazo].
• Fase 2: Despliegue inicial – [Calendario]
• Fase 3: Plena aplicación – [Plazo].
• Fase 4: Formación y traspaso – [Plazo].
• Fase 5: Apoyo posterior a la implantación – [Plazo].

Envíe todas las propuestas y consultas a [Nombre de contacto] [Cargo] [Dirección de correo electrónico] [Número de teléfono].