Solicitud de Propuesta: Software de gestión de admisiones y matriculación

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Gestión de Admisiones y Matrículas

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Objetivos del proyecto
3. Requisitos técnicos
4. Requisitos funcionales
5. Funciones basadas en IA
6. Requisitos de aplicación y asistencia
7. Cualificaciones de los proveedores
8. Criterios de evaluación
9. Normas de presentación
10. Cronología

1. Introducción y antecedentes

[Nombre de la organización] busca propuestas para una solución integral de software de gestión de admisiones e inscripciones diseñada para agilizar y mejorar todo nuestro proceso de admisiones e inscripciones de estudiantes. Este sistema servirá como piedra angular de nuestra iniciativa de transformación digital en la captación de estudiantes, admisiones y gestión de inscripciones.

1.1 Entorno actual

[Describa su proceso actual de admisión y matriculación, los sistemas que utiliza y los principales retos].

1.2 Objetivos del proyecto

• Modernizar y automatizar el proceso de admisión y matriculación
• Mejorar la experiencia y el compromiso de los solicitantes
• Mejorar la eficacia operativa en la tramitación de solicitudes
• Permitir la toma de decisiones basada en datos en la gestión de inscripciones
• Garantizar una integración perfecta con los sistemas existentes

2. Objetivos del proyecto

2.1 Objetivos principales

• Implantar una solución de gestión de admisiones moderna y ampliable
• Agilizar todo el proceso de solicitud y matriculación
• Mejorar la comunicación con los futuros estudiantes
• Mejorar las capacidades de análisis de datos y elaboración de informes
• Garantizar el cumplimiento de la normativa educativa
• Optimizar la utilización de los recursos

2.2 Criterios de éxito

• Reducción del tiempo de tramitación de las solicitudes
• Mayores índices de cumplimentación de solicitudes
• Mayor satisfacción de los solicitantes
• Mayor productividad del personal
• Mayor precisión y accesibilidad de los datos
• Integración satisfactoria del sistema

3. Requisitos técnicos

3.1 Seguridad de los datos y conformidad

• Cumplimiento de la FERPA
• Cifrado de datos en reposo y en tránsito
• Controles de acceso granulares
• Auditorías de seguridad periódicas
• Registros de auditoría exhaustivos
• Políticas de conservación de datos
• Procedimientos de respuesta a incidentes de seguridad

3.2 Capacidades de integración

• Sistemas de Información de Estudiantes (SIS)
• Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)
• Herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
• Sistemas de gestión de ayudas financieras
• Plataformas de gestión de antiguos alumnos
• Sistemas de autenticación de terceros
• Sistemas de procesamiento de pagos

3.3 Escalabilidad y rendimiento

• Capacidad para gestionar volúmenes de datos y cargas de usuarios cada vez mayores
• Métricas del tiempo de respuesta para diversas operaciones
• Capacidad de equilibrio de carga
• Herramientas de control del rendimiento
• Funciones de planificación de la capacidad
• Tramitación en hora punta
• Optimización de recursos

3.4 Copia de seguridad y recuperación de datos

• Procedimientos automatizados de copia de seguridad
• Plan de recuperación en caso de catástrofe
• Opciones de recuperación puntual
• Políticas de conservación de datos
• Procedimientos de verificación de copias de seguridad
• Objetivos de tiempo de recuperación
• Funciones de continuidad de la actividad

3.5 API y extensibilidad

• API bien documentadas para integraciones personalizadas
• Compatibilidad con plugins o extensiones de terceros
• Soporte de versiones de API
• Documentación para desarrolladores
• Herramientas de pruebas de integración
• Flujo de trabajo personalizado
• Capacidades de los webhooks

4. Requisitos funcionales

4.1 Tramitación de solicitudes

Consejo: La tramitación eficaz de las solicitudes requiere un sistema sólido que pueda gestionar diversos tipos de solicitudes, admitir múltiples formatos de documentos, mantener la integridad de los datos y ofrecer una experiencia fluida tanto a los solicitantes como a los administradores, garantizando al mismo tiempo la seguridad y el cumplimiento de las normas durante todo el proceso.

4.2 Seguimiento de los candidatos

Consejo: Un sistema de seguimiento exhaustivo debe combinar funciones de supervisión en tiempo real, actualizaciones de estado automatizadas y análisis detallados para proporcionar información sobre el embudo de admisiones y, al mismo tiempo, permitir la intervención proactiva y la toma de decisiones estratégicas durante todo el ciclo de vida de la solicitud.

4.3 Herramientas de comunicación

Consejo: Las herramientas modernas de comunicación en las admisiones deben ser compatibles con el alcance multicanal, los mensajes personalizados y los flujos de trabajo automatizados, al tiempo que mantienen la coherencia en todos los puntos de contacto y proporcionan análisis detallados de la participación para la mejora continua.

4.4 Programación y gestión de eventos

Consejo: los sistemas de gestión de eventos deben gestionar eficazmente múltiples tipos de eventos, admitir la programación tanto individual como en grupo, integrarse con los calendarios existentes y ofrecer funciones completas de seguimiento y elaboración de informes, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad necesaria para realizar cambios de última hora.

4.5 Nutrición de clientes potenciales

Consejo: Para que el proceso de captación de clientes potenciales sea eficaz, se requiere una automatización sofisticada combinada con estrategias de captación personalizadas, segmentación inteligente y entrega de contenidos dinámicos para guiar a los clientes potenciales a través del embudo de admisión, manteniendo al mismo tiempo conexiones significativas.

4.6 Toma de decisiones

Consejo: El proceso de toma de decisiones debe combinar herramientas de evaluación automatizadas con capacidades flexibles de revisión manual, garantizando una aplicación coherente de los criterios de admisión al tiempo que se admite el procesamiento por lotes y se mantiene el cumplimiento de las políticas institucionales.

4.7 Análisis e informes

Consejo: Las capacidades analíticas deben proporcionar información exhaustiva sobre todos los aspectos del proceso de admisión, combinando tendencias históricas con modelos predictivos para respaldar las decisiones basadas en datos, al tiempo que ofrecen cuadros de mando personalizables y funciones automatizadas de elaboración de informes.

4.8 Capacidades de integración

Consejo: Los marcos de integración deben permitir un flujo de datos fluido entre sistemas, ofrecer sólidas capacidades de API y mantener la integridad de los datos al tiempo que proporcionan opciones flexibles tanto para la sincronización en tiempo real como para el procesamiento por lotes en todo el ecosistema tecnológico.

4.9 Accesibilidad móvil

Consejo: las soluciones móviles deben ofrecer una experiencia totalmente receptiva en todos los dispositivos, manteniendo la paridad de funciones con las versiones de escritorio, al tiempo que garantizan la seguridad de y proporcionan capacidades offline para funciones clave en el proceso de flujo de trabajo de admisiones.

4.10 Formularios y gestión de documentos

Consejo: Los sistemas de gestión de documentos deben admitir diversos tipos de archivos, ofrecer sólidas funciones de búsqueda y mantener el control de versiones, al tiempo que garantizan un acceso seguro y el cumplimiento de las políticas de conservación durante todo el proceso del ciclo de vida de los documentos.

5. Funciones basadas en IA

5.1 Planificación inteligente de titulaciones

Consejo: La planificación de titulaciones impulsada por IA debe combinar los datos históricos de éxito de los estudiantes con los requisitos académicos actuales y las tendencias profesionales para crear itinerarios educativos personalizados a la vez que se adapta a los objetivos cambiantes de los estudiantes y a las demandas del mercado.

5.2 Generador de competencias

Consejo: El sistema de análisis de habilidades debe traducir con precisión los logros académicos en competencias relevantes para la industria, alineando los cursos con las demandas actuales del mercado y proporcionando al mismo tiempo información práctica para el desarrollo profesional y la planificación curricular.

5.3 Acciones de reclutamiento y admisión de Einstein Copilot

Consejo: El copiloto de IA debe ofrecer respuestas coherentes y adaptadas al contexto, al tiempo que aprende continuamente de las interacciones para mejorar la precisión y la personalización de las comunicaciones con los estudiantes en todos los procesos de captación y admisión.

5.4 Generador inteligente de preguntas

Consejo: El sistema de generación de preguntas debe adaptarse a los perfiles y respuestas individuales de los estudiantes, creando vías de evaluación personalizadas al tiempo que mantiene el rigor académico y proporciona información valiosa tanto para los asesores como para los estudiantes a lo largo del proceso de admisión.

5.5 Evaluación de ensayos basada en IA

Consejo: los algoritmos de evaluación de ensayos deben valorar múltiples dimensiones, como la relevancia del contenido, la calidad de la redacción y la originalidad, a la vez que proporcionan comentarios constructivos y mantienen la coherencia con las normas institucionales para la evaluación de ensayos de admisión.

5.6 Análisis de Sentimiento en Ensayos

Consejo: las herramientas de análisis del sentimiento deben evaluar el tono emocional y el contexto cultural, al tiempo que mantienen la sensibilidad hacia las diversas perspectivas y proporcionan información sobre las actitudes y los estilos de comunicación de los candidatos a través de sus materiales de solicitud.

5.7 Detección de patrones y anomalías

Consejo: Los sistemas de detección deben identificar tanto patrones positivos como problemas potenciales en las solicitudes, utilizando algoritmos avanzados para señalar incoherencias al tiempo que mantienen la precisión y proporcionan información procesable para la revisión del personal de admisiones.

5.8 Análisis predictivo

Consejo: Los modelos predictivos deben aprovechar los datos históricos y las tendencias actuales para prever los patrones de matriculación y el éxito de los estudiantes, proporcionando información práctica para la planificación estratégica y adaptándose al mismo tiempo a las condiciones cambiantes del mercado.

5.9 Inteligencia artificial conversacional

Consejo: El bot de IA debe proporcionar respuestas precisas y contextualmente relevantes a la vez que mantiene el flujo natural de la conversación y aprende continuamente de las interacciones para mejorar la calidad del servicio y las métricas de satisfacción del usuario.

5.10 Generación de informes asistida por IA

Consejo: Los sistemas de generación de informes deben combinar el análisis de datos con el procesamiento del lenguaje natural para crear informes claros y procesables que respalden la toma de decisiones en todos los niveles de la organización, al tiempo que mantienen la coherencia y la precisión.

6. Requisitos de aplicación y apoyo

6.1 Servicios de implantación

• Gestión de proyectos
• Asistencia para la migración de datos
• Configuración del sistema
• Apoyo a la integración
• Pruebas y validación
• Pruebas de aceptación del usuario
• Despliegue de la producción
• Apoyo posterior al despliegue

6.2 Requisitos de formación

• Formación de usuarios administrativos
• Formación de usuarios finales
• Documentación sobre formación
• Acceso a la base de conocimientos
• Recursos de formación continua
• Programas de formación de formadores
• Tutoriales en vídeo
• Sistema de ayuda en línea

6.3 Servicios de apoyo

• Asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana
• Acuerdos de nivel de servicio
• Sistema de seguimiento de incidencias
• Mantenimiento regular
• Actualizaciones del sistema
• Ayuda de emergencia
• Procedimientos de escalada
• Control del rendimiento

7. Cualificación de los proveedores

7.1 Perfil de la empresa

• Años de actividad
• Pruebas de estabilidad financiera
• Aplicaciones similares
• Referencias de clientes
• Cualificaciones del equipo
• Certificaciones del sector
• Capacidades de desarrollo
• Infraestructura de apoyo

7.2 Conocimientos técnicos

• Experiencia en enseñanza superior
• Capacidades AI/ML
• Experiencia en integración
• Certificaciones de seguridad
• Plan de desarrollo
• Historial de innovación
• Cualificaciones del personal técnico
• Ecosistema de socios

8. Criterios de evaluación

8.1 Solución técnica (40%)

• Completitud de las características
• Arquitectura técnica
• Capacidad de integración
• Funcionalidad de la IA
• Medidas de seguridad
• Métricas de rendimiento
• Potencial de escalabilidad
• Capacidades móviles

8.2 Enfoque de aplicación (25%)

• Metodología del proyecto
• Viabilidad temporal
• Asignación de recursos
• Gestión de riesgos
• Gestión del cambio
• Enfoque de la formación
• Estrategia de pruebas
• Garantía de calidad

8.3 Cualificación de los proveedores (20%)

• Experiencia en el sector
• Conocimientos técnicos
• Referencias de clientes
• Capacidades de apoyo
• Estabilidad financiera
• Potencial de innovación
• Cualificaciones del equipo
• Red de asociaciones

8,4 Coste (15%)

• Coste total de propiedad
• Estructura de precios
• Relación calidad-precio
• Costes opcionales
• Condiciones de pago
• Cuotas de mantenimiento
• Costes de formación
• Gastos de apoyo

9. Normas de presentación

9.1 Formato de la propuesta

• Resumen ejecutivo
• Solución técnica
• Enfoque de aplicación
• Equipo y cualificaciones
• Precios
• Referencias
• Documentación de muestra
• Calendario del proyecto

9.2 Documentación requerida

• Especificaciones técnicas detalladas
• Calendario de aplicación
• Plan de formación
• Procedimientos de apoyo
• Documentación de seguridad
• Ejemplos de informes
• Referencias de clientes
• Estados financieros

10. Cronología

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Decisión de selección: [Fecha]
• Inicio del proyecto: [Fecha]
• Inicio de la aplicación: [Fecha]
• Fecha prevista de entrada en funcionamiento

Información de contacto

Para preguntas y presentación de propuestas:

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