Solicitud de Propuesta: Software de Contabilidad para Construcción

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Contabilidad para Construcción

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Objetivos del proyecto
3. Alcance del trabajo
4. Requisitos técnicos
5. Requisitos funcionales
6. Funciones mejoradas con IA
7. Cualificaciones de los proveedores
8. Criterios de evaluación
9. Normas de presentación
10. Cronología

1. 1. Introducción y antecedentes

[Nombre de la empresa] busca propuestas para una solución integral de software de contabilidad de la construcción que mejore nuestras capacidades de gestión financiera. Esta solicitud de propuestas describe nuestros requisitos para un sistema sólido que agilice nuestros procesos contables específicos de la construcción, incluido el cálculo de costes de los trabajos, la contabilidad de los proyectos y la gestión del cumplimiento.

1.1 Antecedentes de la organización

• [Breve descripción de su empresa/organización].
• Sector: Construcción
• [Requisitos reglamentarios específicos de su organización].
• [Tamaño de la organización y escala de la infraestructura informática].

1.2 Configuración actual de la gestión financiera

• [Descripción de los sistemas contables actuales]
• [Resumen de las herramientas de gestión de proyectos existentes].
• [Resumen de los requisitos de integración]

1.3 Resumen del proyecto

La implantación de una nueva solución informática de contabilidad de la construcción tiene por objeto:

• Racionalizar los procesos de gestión financiera
• Mejorar la precisión del cálculo del coste de los trabajos
• Mejorar la gestión del cumplimiento
• Visibilidad financiera en tiempo real
• Integración con los sistemas existentes

1.4 Información de contacto

Si tiene preguntas sobre esta solicitud de propuestas, póngase en contacto con [Nombre de contacto] [Cargo] [Correo electrónico] [Teléfono].

2. Objetivos del proyecto

2.1 Objetivos principales

2.1.1 Implantación del sistema

• Implantar un sistema centralizado de contabilidad de la construcción
• Garantizar una integración perfecta con las herramientas existentes
• Establecer una gestión de datos segura y fiable
• Crear procesos estandarizados en todos los proyectos

2.1.2 Gestión financiera

• Aumentar la precisión en el cálculo del coste de los trabajos y la contabilidad de los proyectos
• Mejorar la gestión y previsión de la tesorería
• Agilizar los procesos de facturación y pago
• Reforzar los controles financieros y la capacidad de auditoría

2.1.3 Eficacia operativa

• Reducir la introducción y el tratamiento manual de datos
• Automatice las tareas contables rutinarias
• Mejorar la capacidad de elaboración de informes
• Acceso móvil a los datos financieros

2.2 Requisitos específicos

2.2.1 Contabilidad de proyectos

• Seguimiento y análisis de los costes de los trabajos
• Asignación de ingresos y costes específicos del proyecto
• Gestión de la facturación del progreso
• Seguimiento de las órdenes de modificación

2.2.2 Conformidad

• Cumplimiento de la normativa específica del sector
• Fiscalidad multiestatal
• Requisitos de las nóminas sindicales
• Informes medioambientales

2.2.3 Integración

• Conexión perfecta con los sistemas existentes
• Migración de datos desde las plataformas actuales
• Disponibilidad de API para integraciones personalizadas
• Integración de aplicaciones móviles

2.3 Métricas de éxito

2.3.1 Indicadores de resultados

• Tiempo de actividad y fiabilidad del sistema
• Velocidad y eficacia de procesamiento
• Índices de adopción de usuarios
• Mejora de la precisión de los datos

2.3.2 Impacto en las empresas

• Reducción del tiempo de tramitación
• Mayor visibilidad financiera
• Mejora de la gestión del cumplimiento
• Mayor eficacia operativa

3. 3. Alcance del trabajo

3.1 Resumen del proyecto

El proveedor seleccionado será responsable de:

3.1.1 Solución informática

• Implantación de un programa informático de contabilidad de la construcción
• Configuración de todos los módulos necesarios
• Integración con los sistemas existentes
• Migración de datos desde las plataformas actuales

3.1.2 Servicios de implantación

• Planificación y gestión de proyectos
• Configuración del sistema
• Formación y documentación de los usuarios
• Estabilización y apoyo a la puesta en marcha

3.1.3 Servicios de apoyo

• Asistencia técnica permanente
• Mantenimiento y actualizaciones del sistema
• Control del rendimiento
• Resolución de problemas

3.2 Descripción del entorno

3.2.1 Infraestructura actual

• Número de usuarios: [Especifique]
• Número de proyectos concurrentes: [Especifique]
• Volumen de transacciones: [Especifíquese]
• Tamaño de la base de datos: [Especifíquese]

3.2.2 Requisitos de integración

• Software de gestión de proyectos
• Sistemas de estimación
• Sistemas de gestión de documentos
• Aplicaciones móviles

3.2.3 Base de usuarios

• Personal contable
• Jefes de proyecto
• Supervisores de campo
• Dirección ejecutiva

3.3 Resultados

3.3.1 Programas informáticos

• Módulos básicos de contabilidad
• Funciones específicas del sector
• Aplicaciones móviles
• Herramientas de información

3.3.2 Documentación

• Documentación del sistema
• Manuales de usuario
• Material de formación
• Procedimientos de apoyo

3.3.3 Servicios

• Servicios de aplicación
• Programas de formación
• Asistencia técnica
• Servicios de mantenimiento

4. 4. Requisitos técnicos

4.1 Arquitectura del sistema

4.1.1 Solución basada en la nube

• Acceso web a todas las funciones
• Arquitectura de alta disponibilidad
• Infraestructura ampliable
• Capacidad de equilibrio de carga
• Redundancia geográfica
• Sincronización de datos en tiempo real

4.1.2 Requisitos de rendimiento

• Tiempo de respuesta < 3 segundos para operaciones estándar
• Soporte para un mínimo de 100 usuarios simultáneos
• 99,9% de disponibilidad del sistema
• Sistemas de copia de seguridad automatizados
• Capacidad de recuperación en caso de catástrofe

4.2 Requisitos de seguridad

4.2.1 Control de acceso

• Autenticación multifactor
• Control de acceso basado en funciones
• Inicio de sesión único
• Aplicación de la política de contraseñas
• Gestión de sesiones
• Registro de actividades

4.2.2 Seguridad de los datos

• Cifrado de extremo a extremo
• Transmisión segura de datos
• Auditorías de seguridad periódicas
• Cumplimiento de las normas del sector
• Controles de privacidad de datos
• Sistemas de copia de seguridad seguros

4.3 Capacidades de integración

4.3.1 Requisitos de la API

• Arquitectura de API RESTful
• Documentación API
• Mecanismos de autenticación
• Controles de limitación de velocidad
• Tratamiento de errores
• Control de versiones

4.3.2 Integración de sistemas

• Software de gestión de proyectos
• Sistemas de gestión de documentos
• Aplicaciones móviles
• Aplicaciones de terceros
• Integración de sistemas heredados
• Integración de dispositivos IoT

4.4 Capacidades móviles

4.4.1 Aplicaciones móviles

• Aplicaciones nativas para iOS y Android
• Diseño web adaptable
• Capacidades offline
• Notificaciones push
• Gestión de dispositivos móviles
• Compatibilidad con Touch ID/Face ID

4.4.2 Funciones móviles

• Captura de datos sobre el terreno
• Acceso a los documentos
• Flujos de aprobación
• Seguimiento de gastos
• Entrada de tiempo
• Carga de fotos/documentos

4.5 Copia de seguridad y recuperación

4.5.1 Requisitos de las copias de seguridad

• Copias de seguridad diarias automatizadas
• Múltiples ubicaciones de copia de seguridad
• Recuperación puntual
• Políticas de conservación de datos
• Verificación de copias de seguridad
• Pruebas de recuperación

4.5.2 Recuperación en caso de catástrofe

• Objetivos de tiempo de recuperación (RTO)
• Objetivos de punto de recuperación (RPO)
• Planificación de la continuidad de la actividad
• Procedimientos de conmutación por error
• Protocolos de acceso de emergencia
• Documentación de recuperación

4.6 Control del rendimiento

4.6.1 Supervisión del sistema

• Control del rendimiento en tiempo real
• Seguimiento de la utilización de recursos
• Registro e informes de errores
• Análisis de uso
• Métricas de rendimiento
• Planificación de capacidades

4.6.2 Presentación de informes

• Informes sobre el estado del sistema
• Tendencias de rendimiento
• Estadísticas de uso
• Informes sobre incidentes de seguridad
• Registros de auditoría
• Informes de conformidad

5. 5. Requisitos funcionales

5.1 Libro mayor

Consejo: Un sólido sistema de contabilidad general constituye la columna vertebral de la contabilidad de la construcción, ya que requiere una integración perfecta con la gestión de proyectos, exhaustivos registros de auditoría y capacidades flexibles de generación de informes, al tiempo que mantiene el cumplimiento de las normas del sector y admite operaciones multiempresa.

5.2 Cálculo del coste del trabajo

Consejo: La funcionalidad de cálculo de costes de los trabajos debe proporcionar visibilidad en tiempo real de los costes del proyecto, permitir un seguimiento preciso de los gastos de mano de obra, materiales y equipos, a la vez que soporta un análisis detallado del rendimiento del proyecto y facilita la toma de decisiones informadas mediante el análisis de desviaciones.

6. Funciones mejoradas con IA

Consejo: Las funciones de Inteligencia Artificial mejoran los procesos de contabilidad de la construcción a través del procesamiento automatizado de datos, el análisis inteligente y las capacidades predictivas, mejorando la precisión y la eficiencia al tiempo que reducen el esfuerzo manual y proporcionan información avanzada para la toma de decisiones.

7. 7. Cualificación de los proveedores

7.1 Perfil de la empresa

7.1.1 Requisitos empresariales

• Mínimo 5 años de experiencia en software de construcción
• Experiencia demostrada en el sector de la construcción
• Estabilidad financiera y modelo empresarial sostenible
• Presencia activa en el mercado de la tecnología de la construcción

7.1.2 Posición en el mercado

• Líder reconocido en software de construcción
• Sólida base de clientes en sectores similares
• Premios y reconocimientos del sector
• Opiniones y clasificaciones positivas de los analistas

7.2 Conocimientos técnicos

7.2.1 Capacidades de desarrollo

• Equipo de desarrollo especializado
• Actualizaciones y mejoras periódicas de los productos
• Hoja de ruta clara del producto
• Innovación en soluciones tecnológicas

7.2.2 Experiencia de aplicación

• Metodología de aplicación probada
• Equipo de implantación experimentado
• Implantaciones exitosas a escala similar
• Conocimiento de las mejores prácticas del sector de la construcción

7.3 Servicios de apoyo

7.3.1 Asistencia técnica

• Asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana
• Múltiples canales de asistencia
• SLA de tiempo de respuesta definidos
• Procedimientos de escalada

7.3.2 Servicios de formación

• Amplios programas de formación
• Múltiples métodos de formación
• Materiales y recursos de formación
• Apoyo a la formación continua

7.4 Referencias

7.4.1 Referencias de clientes

• Un mínimo de tres referencias de clientes
• Industria y tamaño similares
• Aplicaciones recientes
• Clientes de larga duración

7.4.2 Casos prácticos

• Casos prácticos detallados de aplicación
• Métricas de éxito y resultados
• Ejemplos de resolución de retos
• Demostraciones de ROI

7.5 Red de asociaciones

7.5.1 Socios tecnológicos

• Asociaciones tecnológicas estratégicas
• Red de socios integradores
• Pertenencia a asociaciones sectoriales
• Colaboraciones en investigación y desarrollo

7.5.2 Red de apoyo

• Presencia local de apoyo
• Socios de aplicación
• Socios de formación
• Red de consultoría

8. 8. Criterios de evaluación

8.1 Evaluación técnica (30%)

8.1.1 Arquitectura del sistema

• Capacidad de infraestructura en nube
• Rendimiento del sistema
• Medidas de seguridad
• Capacidad de integración
• Funcionalidad móvil
• Potencial de escalabilidad

8.1.2 Pila tecnológica

• Plataforma tecnológica moderna
• Marco de desarrollo
• Arquitectura de bases de datos
• Funciones API
• Desarrollo móvil

8.2 Evaluación funcional (30%)

8.2.1 Características principales

• Funcionalidad del libro mayor
• Funciones de cálculo del coste de los trabajos
• Características de la nómina de la construcción
• Facturación y compras
• Informes y análisis

8.2.2 Características específicas del sector

• Flujos de trabajo específicos de la construcción
• Funciones de conformidad industrial
• Integración de la gestión de proyectos
• Gestión de documentos
• Capacidades de campo móviles

8.3 Evaluación de proveedores (20%)

8.3.1 Estabilidad de la empresa

• Salud financiera
• Presencia en el mercado
• Experiencia en el sector
• Trayectoria de crecimiento
• Base de clientes

8.3.2 Capacidades de apoyo

• Estructura de asistencia técnica
• Programas de formación
• Metodología de aplicación
• Disponibilidad de recursos
• Red de socios

8.4 Análisis de costes (20%)

8.4.1 Costes directos

• Licencias de software
• Servicios de aplicación
• Costes de formación
• Asistencia y mantenimiento
• Requisitos de hardware

8.4.2 Costes indirectos

• Recursos internos necesarios
• Costes de integración
• Necesidades de personalización
• Costes operativos corrientes
• Costes de actualización

8.5 Metodología de puntuación

8.5.1 Escala de puntuación

• 5 = Supera los requisitos
• 4 = Cumple todos los requisitos
• 3 = Cumple la mayoría de los requisitos
• 2 = Cumple parcialmente los requisitos
• 1 = No cumple los requisitos

8.5.2 Proceso de evaluación

• Examen inicial
• Evaluación detallada
• Presentaciones de proveedores
• Comprobación de referencias
• Puntuación final

9. 9. Normas de presentación

9.1 Estructura de la propuesta

9.1.1 Resumen ejecutivo

• Presentación de la empresa
• Resumen de la solución
• Diferenciadores clave
• Enfoque de aplicación
• Propuesta de valor

9.1.2 Propuesta técnica

• Descripción detallada de la solución
• Especificaciones técnicas
• Capacidad de integración
• Medidas de seguridad
• Metodología de aplicación

9.1.3 Propuesta funcional

• Respuesta característica por característica
• Capacidades específicas del sector
• Opciones de personalización
• Capacidades móviles
• Funciones de información

9.1.4 Plan de apoyo

• Calendario de aplicación
• Enfoque de la formación
• Servicios de apoyo
• Procedimientos de mantenimiento
• Política de actualizaciones

9.2 Documentación requerida

9.2.1 Información sobre la empresa

• Perfil de la empresa
• Estados financieros
• Referencias
• Casos prácticos
• Biografías de los equipos

9.2.2 Información sobre el producto

• Documentación del producto
• Especificaciones técnicas
• Documentación de seguridad
• Documentación API
• Detalles de la aplicación móvil

9.3 Formato de presentación

9.3.1 Requisitos de entrega

• Presentación electrónica obligatoria
• Formato PDF
• Copia de seguridad en unidad USB
• Cuatro ejemplares impresos
• Original firmado

9.3.2 Organización

• Índice
• Fichas de sección
• Números de página
• Apéndices
• Material de apoyo

9.4 Preguntas y aclaraciones

9.4.1 Proceso de comunicación

• Envíe sus preguntas por correo electrónico
• Utilice la plantilla proporcionada
• Consulte la sección RFP
• Incluir información de contacto
• Respetar los plazos

9.4.2 Distribución de las respuestas

• Preguntas recopiladas
• Respuestas distribuidas
• Adendas publicadas
• Actualizaciones
• Reuniones aclaratorias

10. Cronología

10.1 Calendario de la RFP

10.1.1 Fechas clave

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Respuesta a las preguntas: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Notificación de preselección: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Selección final: [Fecha]
• Adjudicación del contrato: [Fecha]

10.1.2 Hitos de la aplicación

• Inicio del proyecto: [Fecha]
• Revisión de requisitos: [Fecha]
• Configuración del sistema: [Fecha]
• Migración de datos: [Fecha]
• Formación de usuarios: [Fecha]
• Pruebas de aceptación del usuario: [Fecha]
• Listo: [Fecha]
• Revisión posterior a la implementación: [Fecha]

10.2 Calendario de presentación

10.2.1 Actividades previas a la presentación de propuestas

• Plazo de respuesta: [Fecha]
• Conferencia previa a la propuesta: [Fecha]
• Visitas in situ: [intervalo de fechas]
• Fecha límite para las preguntas técnicas: [Fecha]
• Aclaración de requisitos: [Fecha]

10.2.2 Periodo de evaluación

• Revisión técnica: [intervalo de fechas]
• Revisión funcional: [Intervalo de fechas]
• Demostraciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Comprobaciones de referencia: [Intervalo de fechas]
• Evaluación final: [Intervalo de fechas]

10.3 Calendario de aplicación

10.3.1 Fase 1

• Planificación del proyecto: [Duración]
• Configuración del sistema: [Duración]
• Configuración del núcleo: [Duración]
• Formación inicial: [Duración]

10.3.2 Fase 2

• Migración de datos: [Duración]
• Desarrollo de la integración: [Duración]
• Pruebas de aceptación del usuario: [Duración]
• Despliegue en producción: [Duración]

10.4 Después de la aplicación

10.4.1 Apoyo a la transición

• Configuración del equipo de apoyo: [Duración]
• Transferencia de conocimientos: [Duración]
• Entrega de documentación: [Duración]
• Activación del Help Desk: [Duración]

10.4.2 Cierre del proyecto

• Estabilización del sistema: [Duración]
• Aceptación final: [Duración]
• Revisión del proyecto: [Duración]
• Inicio del periodo de garantía: [Fecha]