Solicitud de Propuesta: Software de Gestión de Ofertas

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Gestión de Ofertas

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Antecedentes de la empresa
3. Objetivos del proyecto
4. Requisitos técnicos
5. Requisitos funcionales
6. Funciones basadas en IA
7. Asistencia y mantenimiento
8. Criterios de evaluación
9. Normas de presentación
10. Calendario e información de contacto

1. Introducción y antecedentes

[Nombre de la empresa] busca propuestas para una solución integral de software de gestión de licitaciones que agilice nuestro proceso de licitación de obras de construcción. Esta solución de software debe automatizar y mejorar nuestros procesos manuales de creación, presentación y gestión de propuestas de proyectos de construcción.

1.1 Antecedentes de la organización

[Inserte una breve descripción de su organización, incluyendo:

• Sectores y principales áreas de actividad
• Tamaño de la organización
• Infraestructura informática actual
• Requisitos reglamentarios pertinentes]

1.2 Entorno actual

[Describa su actual proceso de gestión de ofertas, incluyendo:

• Sistemas y herramientas existentes
• Retos y dificultades actuales
• Volumen de ofertas procesadas
• Número de usuarios que necesitarán acceso].

2. Antecedentes de la empresa

[Inserte aquí los antecedentes de su empresa, incluyendo:

• Resumen de la organización
• Enfoque sectorial
• Tamaño y alcance de las operaciones
• Proceso de licitación actual
• Requisitos de integración de los sistemas existentes].

3. Objetivos del proyecto

Los objetivos principales de este proyecto son:

• Mejorar la eficacia del proceso de creación y gestión de ofertas
• Mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas
• Aumente los índices de éxito de las ofertas mediante información basada en datos
• Garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector

4. Requisitos técnicos

4.1 Solución basada en la nube

• Infraestructura escalable en la nube para facilitar la accesibilidad y la colaboración a distancia
• Alta disponibilidad y optimización del rendimiento
• Almacenamiento y transmisión de datos seguros
• Arquitectura multiusuario
• Opciones de redundancia geográfica

4.2 Compatibilidad móvil

• Aplicaciones móviles nativas o diseño web responsive para dispositivos iOS y Android.
• Funcionalidad completa en plataformas móviles
• Capacidades offline
• Soporte de notificaciones push
• Interfaz de usuario optimizada para móviles

4.3 API y capacidades de integración

• API bien documentadas para una integración perfecta con los sistemas existentes
• Compatibilidad con protocolos estándar
• Arquitectura de API RESTful
• Documentación y asistencia sobre la API
• Entornos de pruebas de integración
• Código de muestra y ejemplos de integración
• Controles de seguridad para el acceso a la API

4.4 Seguridad y privacidad de los datos

• Cumplimiento de las normas del sector (por ejemplo, ISO 27001, GDPR)
• Auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas
• Cifrado de datos de extremo a extremo
• Autenticación multifactor
• Registro y supervisión de auditorías
• Políticas de conservación y archivo de datos
• Funciones de control de la privacidad
• Procedimientos de respuesta a incidentes de seguridad

4.5 Copias de seguridad y recuperación en caso de catástrofe

• Sistemas de copia de seguridad automatizados
• Plan integral de recuperación en caso de catástrofe
• Redundancia de datos
• Pruebas periódicas de las copias de seguridad
• Objetivos de tiempo de recuperación (RTO)
• Objetivos de punto de recuperación (RPO)
• Apoyo a la continuidad de la actividad

4.6 Rendimiento y escalabilidad

• Soporte para grandes volúmenes de usuarios
• Manejo de grandes conjuntos de datos
• Optimización del rendimiento
• Equilibrio de la carga
• Gestión de recursos
• Arquitectura escalable
• Herramientas de control del rendimiento

4.7 Personalización y configuración

• Capacidad de adaptación del flujo de trabajo
• Opciones de personalización del proceso
• Flexibilidad de configuración
• Creación de campos personalizados
• Configuración de reglas de negocio
• Personalización de la interfaz de usuario
• Opciones de integración

5. Requisitos funcionales

5.1 Creación y gestión de la RFP

Consejo: La creación y gestión eficaz de solicitudes de propuestas requiere un enfoque sistemático que combine plantillas personalizables, automatización del flujo de trabajo y capacidades de seguimiento detalladas. El sistema debe apoyar todo el ciclo de vida, desde el borrador inicial hasta la presentación final, manteniendo la coherencia y el cumplimiento durante todo el proceso.

5.2 Gestión de documentos

Consejo: Un sistema integral de gestión de documentos debe equilibrar la accesibilidad con la seguridad, ofreciendo un sólido control de versiones y eficaces capacidades de búsqueda, al tiempo que garantiza la integridad de los documentos. El sistema debe agilizar la colaboración en y, al mismo tiempo, mantener una pista de auditoría clara de todas las actividades y cambios realizados en los documentos.

5.3 Convocatoria y presentación de ofertas

Consejo: El proceso de invitación y presentación de ofertas debe proporcionar una experiencia fluida tanto a los equipos internos como a las partes interesadas externas. El sistema debe incorporar notificaciones automáticas, formatos de presentación estandarizados y funciones de seguimiento exhaustivas para garantizar la transparencia y la eficiencia.

5.4 Seguimiento del cumplimiento

Consejo: Un seguimiento eficaz del cumplimiento de la normativa requiere sistemas de verificación automatizados combinados con amplias capacidades de elaboración de informes. El sistema debe supervisar de forma proactiva el estado de cumplimiento, señalar posibles problemas y mantener registros de auditoría detallados de todas las actividades y certificaciones relacionadas con el cumplimiento.

5.5 Comparación y evaluación de ofertas

Consejo: El sistema de comparación y evaluación de ofertas debe proporcionar herramientas de visualización intuitivas junto con capacidades analíticas detalladas. Debe admitir tanto comparaciones generales de alto nivel como análisis granulares de los componentes de la oferta, manteniendo al mismo tiempo la precisión y coherencia de los datos.

5.6 Informes y análisis

Consejo: Las funciones de elaboración de informes integrales deben combinar el acceso a los datos en tiempo real con opciones de visualización flexibles y plantillas de informes personalizables. El sistema debe satisfacer tanto las necesidades de elaboración de informes estándar como las de análisis avanzados, garantizando al mismo tiempo la precisión de los datos y la obtención de información significativa.

5.7 Herramientas de colaboración

Consejo: Las funciones de colaboración deben facilitar una comunicación fluida y el intercambio de documentos, manteniendo al mismo tiempo el control de versiones y los protocolos de seguridad. El sistema debe permitir la colaboración en tiempo real con las partes interesadas, tanto internas como externas, mediante interfaces intuitivas y herramientas de comunicación integradas.

5.8 Capacidades de integración

Consejo: Las capacidades de integración deben garantizar un flujo de datos sin fisuras entre los sistemas, manteniendo al mismo tiempo la integridad de los datos y los protocolos de seguridad. El sistema debe ser compatible tanto con las necesidades actuales de integración como con los requisitos futuros de escalabilidad mediante API normalizadas y mecanismos sólidos de intercambio de datos.

5.9 Funciones de automatización

Consejo: Las funciones de automatización deben agilizar las tareas rutinarias, manteniendo al mismo tiempo el control y la supervisión necesarios. El sistema debe equilibrar el aumento de la eficiencia mediante la automatización con puntos de intervención humana adecuados y pistas de auditoría exhaustivas para todos los procesos automatizados.

5.10 Gestión del cumplimiento

Consejo: Las funciones de gestión de la conformidad deben garantizar el cumplimiento tanto de las normativas del sector como de las políticas internas, al tiempo que proporcionan pistas de auditoría exhaustivas. El sistema debe automatizar la supervisión del cumplimiento y, al mismo tiempo, mantener la flexibilidad para adaptarse a la evolución de los requisitos normativos.

5.11 Seguridad y control de acceso

Consejo: Las funciones de seguridad deben proporcionar una protección sólida, manteniendo al mismo tiempo la usabilidad y accesibilidad del sistema. El sistema debe implementar múltiples capas de controles de seguridad al tiempo que garantiza procesos eficientes de autenticación y autorización de usuarios, tanto internos como externos.

5.12 Escalabilidad

Consejo: las características de escalabilidad deben abordar tanto las necesidades operativas actuales como los requisitos de crecimiento futuro. El sistema debe mantener los niveles de rendimiento al tiempo que gestiona el aumento de la carga, admite usuarios adicionales y da cabida a requisitos de funcionalidad ampliados.

6. Funciones basadas en IA

6.1 Análisis y resumen de documentos

Consejo: El análisis de documentos impulsado por IA debe combinar una extracción precisa del contenido con capacidades de resumen inteligente. El sistema debe aprovechar el aprendizaje automático para mejorar la precisión del análisis a lo largo del tiempo, al tiempo que mantiene la coherencia en el procesamiento de documentos y la extracción de información.

6.2 Generación de propuestas

Consejo: La generación de propuestas basada en IA debe combinar los patrones históricos de éxito con los requisitos actuales del proyecto, manteniendo al mismo tiempo la coherencia con las normas de la organización. El sistema debe ofrecer sugerencias de contenido inteligentes y, al mismo tiempo, permitir el perfeccionamiento y la personalización manuales.

6.3 Análisis predictivo

Consejo: Las capacidades de análisis predictivo deben combinar el análisis de los datos históricos de las ofertas con las condiciones actuales del mercado para proporcionar información procesable. El sistema debe ofrecer evaluaciones claras de las probabilidades y, al mismo tiempo, mantener la transparencia de los factores que influyen en las predicciones.

6.4 Detección automatizada de paquetes de ofertas

Consejo: La detección de paquetes de ofertas mediante IA debe identificar y clasificar con precisión los componentes a partir de los planos de construcción, garantizando al mismo tiempo la coherencia con las normas del sector . El sistema debe permitir el cálculo automatizado de cantidades y la verificación manual.

6.5 Búsqueda inteligente de subcontratistas

Consejo: El sistema de selección de subcontratistas debe evaluar múltiples factores, como los resultados anteriores, la capacidad actual y las áreas de especialización, para sugerir una selección óptima. El sistema debe mantener la equidad en la selección al tiempo que garantiza el cumplimiento de los requisitos.

6.6 Creación automatizada de ITB

Consejo: El sistema automatizado de creación de ITB debe generar documentos estandarizados pero personalizables que mantengan la coherencia en todas las licitaciones. El sistema debe incorporar los requisitos específicos del proyecto y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento de las normas de la organización.

6.7 Identificación de riesgos

Consejo: La identificación de riesgos basada en IA debe combinar el análisis de datos históricos con los detalles actuales del proyecto para identificar posibles problemas en una fase temprana del proceso. El sistema debe proporcionar evaluaciones de riesgos claras con estrategias de mitigación recomendadas.

6.8 Integración de la realidad aumentada

Consejo: Las capacidades de RA deben mejorar la visualización y presentación de ofertas sin dejar de ser prácticas tanto para usuarios técnicos como no técnicos. El sistema debe permitir sesiones de visualización colaborativas y garantizar la compatibilidad con distintos dispositivos.

6.9 Procesamiento del lenguaje natural

Consejo: las funciones de PLN deben interpretar con precisión la terminología específica de la construcción y ofrecer respuestas pertinentes en varios idiomas. El sistema debe comprender las consultas específicas del contexto y mejorar continuamente gracias a las interacciones de los usuarios.

6.10 Gestión automatizada de tareas

Consejo: La gestión de tareas basada en IA debe optimizar la eficiencia del flujo de trabajo al tiempo que mantiene una responsabilidad y un seguimiento claros. El sistema debe distribuir las tareas de forma inteligente teniendo en cuenta la capacidad del equipo y las prioridades del proyecto.

6.11 Optimización de contenidos

Consejo: La optimización de contenidos mediante IA debe analizar las ofertas anteriores que hayan tenido éxito para sugerir mejoras al tiempo que se adapta a los requisitos actuales del proyecto. El sistema debe proporcionar recomendaciones prácticas, manteniendo la autenticidad y relevancia de la propuesta.

6.12 Control de conformidad

Consejo: La comprobación automatizada del cumplimiento debe verificar tanto los requisitos reglamentarios como las normas internas a lo largo de todo el proceso de desarrollo de la propuesta. El sistema debe proporcionar una supervisión del cumplimiento en tiempo real con informes claros de los problemas.

7. Apoyo y mantenimiento

7.1 Formación e incorporación

• Amplio programa de formación para administradores y usuarios finales
• Opciones de formación presencial y a distancia
• Videotutoriales y material de autoaprendizaje
• Base de conocimientos y documentación
• Entorno “sandbox” para practicar
• Sesiones periódicas de reciclaje
• Programas de formación de formadores

7.2 Asistencia técnica

• Asistencia técnica disponible 24 horas al día, 7 días a la semana
• Múltiples canales de asistencia (teléfono, correo electrónico, chat)
• Equipo de asistencia especializado
• Sistema de seguimiento de incidencias
• Procedimientos de escalada
• Garantías de tiempo de respuesta

7.3 Actualizaciones y mejoras

• Actualizaciones periódicas del software
• Mejoras de las funciones
• Parches de seguridad
• Control de versiones
• Notificaciones de actualización
• Tiempo de inactividad mínimo durante las actualizaciones

7.4 Acuerdo de nivel de servicio (SLA)

• Tiempo de actividad del sistema garantizado
• Compromisos de tiempo de respuesta
• Plazos de resolución
• Métricas de rendimiento
• Cláusulas penales
• Revisiones periódicas del servicio

8. Criterios de evaluación

Las propuestas se evaluarán en función de

• Funcionalidad y exhaustividad
• Capacidades técnicas
• Experiencia de usuario y diseño de interfaces
• Capacidad de integración
• Características e innovación de la IA
• Seguridad y conformidad
• Experiencia y estabilidad de los proveedores
• Coste total de propiedad
• Calendario de aplicación
• Capacidades de formación y apoyo

9. Normas de presentación

Por favor, indíquelo:

• Descripción detallada de la solución
• Documentación sobre arquitectura técnica
• Metodología de aplicación
• Calendario del proyecto
• Plan de formación y apoyo
• Estructura de precios
• Perfil de la empresa
• Referencias de clientes
• Ejemplos de informes y capturas de pantalla
• Documentación de seguridad

10. Calendario e información de contacto

Fechas clave:

• Fecha de publicación de la RFP: [Insertar fecha]
• Preguntas Plazo: [Insertar fecha]
• Plazo de presentación de propuestas: [Insertar fecha].
• Presentaciones de proveedores: [Insertar intervalo de fechas]
• Selección final: [Insertar fecha]
• Inicio del proyecto: [Insertar fecha]

Información de contacto: Para preguntas o aclaraciones relativas a esta RFP, póngase en contacto con: [Nombre] [Cargo] [Correo electrónico] [Teléfono].