Solicitud de Propuesta: Software de gestión de relaciones con clientes en la construcción

Solicitud de Propuesta: Solución de Software CRM para Construcción

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Objetivos del proyecto
3. Requisitos técnicos
4. Requisitos funcionales
5. Funciones basadas en IA
6. Implantación y asistencia
7. Cualificaciones de los proveedores
8. Criterios de evaluación
9. Requisitos de conformidad
10. Normas de presentación
11. Preguntas y comunicaciones
12. Cronología

1. 1. Introducción y antecedentes

busca propuestas para una solución integral de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) del sector de la construcción. Esta solución especializada está diseñada para ayudar a las empresas de construcción a gestionar las relaciones con los clientes, agilizar la comunicación y mejorar la eficiencia de los proyectos. El sistema centralizará los datos de los clientes, hará un seguimiento de las interacciones del proyecto y automatizará los flujos de trabajo para mejorar la colaboración y la rentabilidad en el competitivo sector de la construcción.

Antecedentes de la organización

• [Breve descripción de su empresa de construcción]
• [Enfoque sectorial y especializaciones]
• [Tamaño actual de las operaciones y número de usuarios].
• [Cobertura geográfica]

Entorno actual

• [Descripción de los procesos actuales de CRM]
• [Sistemas y herramientas de software existentes]
• [Puntos débiles y retos que afrontar]

2. Objetivos del proyecto

Objetivos principales

1. Centralizar y organizar la información de clientes, proveedores y empleados
2. Seguimiento del historial de interacciones y registros de comunicación
3. Proporcionar una visión de 360 grados de las relaciones con los clientes
4. Mejorar las capacidades de gestión y seguimiento de proyectos
5. Agilizar los procesos de oferta y propuesta
6. Aprovechar las capacidades de la IA para mejorar la eficiencia

Objetivos específicos

• Reducir los gastos administrativos
• Mejorar el tiempo de respuesta a las licitaciones
• Aumentar la visibilidad del proyecto
• Mejorar la satisfacción del cliente
• Aplicar conocimientos basados en IA
• Optimizar la asignación de recursos

3. 3. Requisitos técnicos

3.1 Arquitectura del sistema

• Opciones de implantación en la nube o in situ
• Arquitectura escalable para adaptarse al crecimiento de la empresa
• Alto tiempo de actividad del sistema (99,9% o superior)
• Tiempos de respuesta rápidos para recuperar y procesar datos

3.2 Seguridad y privacidad de los datos

• Cifrado de datos robusto para información sensible
• Control de acceso basado en funciones
• Cumplimiento de la normativa específica del sector (por ejemplo, GDPR, CCPA)
• Autenticación multifactor

3.3 Rendimiento y fiabilidad

• Alto tiempo de actividad del sistema (99,9% o superior)
• Tiempos de respuesta rápidos para recuperar y procesar datos

3.4 Copia de seguridad y recuperación

• Copias de seguridad periódicas automatizadas
• Rápida recuperación en caso de catástrofe
• Múltiples opciones de retención de copias de seguridad
• Almacenamiento de copias de seguridad distribuido geográficamente
• Capacidad de recuperación puntual

3.5 API e integración

• API RESTful para integraciones de terceros
• Conectores prediseñados para los programas de construcción más habituales
• Capacidad de sincronización de datos

3.6 Compatibilidad móvil

• Aplicaciones móviles nativas para iOS y Android
• Diseño web adaptable para la accesibilidad entre dispositivos
• Funcionalidad offline con sincronización de datos

3.7 Capacidades de personalización

• Flujos de trabajo y procesos empresariales configurables
• Creación de campos personalizados y diseño de formularios

3.8 Autenticación de usuarios

• Autenticación multifactor
• Funciones de inicio de sesión único (SSO)

3.9 Motor de informes y análisis

• Herramientas de elaboración de informes personalizables
• Capacidad de visualización de datos en tiempo real

3.10 Funcionalidad offline

• Posibilidad de trabajar sin conexión con sincronización de datos al volver a conectarse.

4. 4. Requisitos funcionales

4.1 Gestión de contactos

Consejo: Es esencial que las empresas de construcción mantengan bases de datos completas de clientes, proveedores y miembros del equipo, al tiempo que garantizan el acceso en tiempo real a los historiales de interacción y permiten una comunicación eficaz entre todas las partes interesadas del proyecto, desde el personal de oficina hasta los equipos sobre el terreno.

4.2 Gestión de proyectos

Consejo: La gestión de proyectos de construcción exige un seguimiento sólido de múltiples proyectos simultáneos con plazos, necesidades de recursos y dependencias únicos, al tiempo que garantiza una coordinación eficaz entre los equipos de oficina, el personal de campo y los subcontratistas durante todo el ciclo de vida del proyecto.

4.3 Gestión de oportunidades y clientes potenciales

Consejo: La gestión de proyectos de construcción requiere un seguimiento sofisticado de las oportunidades a largo plazo a través de complejos procesos de licitación, teniendo en cuenta el tamaño del proyecto, los plazos y los recursos necesarios. El sistema debe admitir criterios de cualificación detallados y flujos de trabajo de propuestas en varias fases.

4.4 Gestión de documentos

Consejo: La gestión de documentos de construcción debe gestionar diversos tipos de archivos, como permisos, contratos y planos, garantizando al mismo tiempo el control de versiones y la posibilidad de compartirlos de forma segura. El sistema debe permitir la recuperación rápida y la colaboración en tiempo real entre los equipos del proyecto.

4.5 Estimación y presupuesto

Consejo: La estimación de la construcción requiere cálculos precisos de los costes de material, las necesidades de mano de obra y los plazos del proyecto. El sistema debe permitir desgloses detallados de los costes, conservar los datos históricos como referencia y realizar ajustes rápidos en función de los cambios en las especificaciones.

4.6 Herramientas de comunicación

Consejo: Las herramientas de comunicación para la construcción deben salvar las distancias entre los equipos de oficina y los de campo, manteniendo al mismo tiempo pistas de auditoría claras. El sistema debe admitir múltiples canales de comunicación y permitir actualizaciones en tiempo real entre las distintas partes interesadas del proyecto.

4.7 Informes y análisis

Consejo: Los informes de construcción deben ofrecer información sobre el rendimiento de los proyectos, la utilización de los recursos y las métricas financieras, al tiempo que permiten generar informes personalizados para las distintas partes interesadas. El sistema debe permitir tanto una visión general de alto nivel como análisis detallados.

4.8 Accesibilidad móvil

Consejo: El acceso móvil para la construcción debe permitir a los equipos de campo trabajar en condiciones de red variables y, al mismo tiempo, actualizar los datos y acceder a los documentos en tiempo real. El sistema debe ofrecer capacidades offline y funciones de sincronización para una comunicación fluida entre la obra y la oficina.

4.9 Capacidades de integración

Consejo: La integración del software de construcción debe conectar varias herramientas y plataformas manteniendo la integridad de los datos y la eficiencia del flujo de trabajo. El sistema debe ofrecer API sólidas y conectores preconstruidos para una integración perfecta con el software de construcción existente.

4.10 Funciones de automatización

Consejo: La automatización de los procesos de construcción debe agilizar las tareas repetitivas manteniendo la precisión y el cumplimiento. El sistema debe admitir la automatización del flujo de trabajo con controles de supervisión y registros de auditoría adecuados para los puntos de decisión críticos.

5. Funciones basadas en IA

5.1 Análisis predictivo

Consejo: El análisis predictivo de la construcción debe analizar los datos históricos del proyecto para prever plazos, costes y riesgos, teniendo en cuenta los factores estacionales, la disponibilidad de recursos y las condiciones del mercado para permitir la toma de decisiones proactiva y la mitigación de riesgos.

5.2 Automatización inteligente del flujo de trabajo

Consejo: La automatización del flujo de trabajo de la construcción debe adaptarse a las complejidades del proyecto, al tiempo que aprende de las experiencias y los resultados anteriores. El sistema debe optimizar los procesos analizando patrones de ejecución de proyectos y utilización de recursos en múltiples proyectos.

5.3 Generación de propuestas mejorada por IA

Consejo: La generación de propuestas de construcción debe aprovechar los datos históricos de licitaciones y los patrones de éxito para crear propuestas competitivas y precisas. El sistema debe analizar los resultados de proyectos anteriores, las condiciones del mercado y las preferencias del cliente para optimizar las estrategias de licitación.

5.4 Puntuación inteligente de clientes potenciales

Consejo: La puntuación de los proyectos de construcción debe evaluar las oportunidades en función del tamaño del proyecto, los plazos, la disponibilidad de recursos y los factores históricos de éxito. El sistema debe adaptar continuamente los modelos de puntuación en función de los resultados del proyecto y las condiciones del mercado.

5.5 Tratamiento automatizado de documentos

Consejo: El procesamiento de documentos de construcción debe manejar diversos tipos de documentos, como planos, permisos y contratos, manteniendo la precisión en la extracción de información. El sistema debe reconocer la terminología y los formatos específicos de la construcción.

5.6 Chatbots con IA

Consejo: Los chatbots de construcción deben entender la terminología específica del sector y proporcionar información precisa sobre proyectos, ofertas y recursos. El sistema debe gestionar consultas complejas y saber cuándo derivar los problemas a miembros humanos del equipo.

5.7 IA generativa para el diseño

Consejo: La IA del diseño de construcción debe generar conceptos preliminares teniendo en cuenta los códigos de construcción, las limitaciones del emplazamiento y los requisitos del proyecto. El sistema debe aprovechar los diseños anteriores que hayan tenido éxito y adaptarse a las nuevas especificaciones del proyecto.

5.8 Optimización de la cadena de suministro

Consejo: La gestión de la cadena de suministro de la construcción debe predecir las necesidades de material al tiempo que supervisa las condiciones del mercado y las posibles perturbaciones. El sistema debe analizar el rendimiento de los proveedores, los plazos de entrega y los costes para optimizar las estrategias de aprovisionamiento.

5.9 Asignación de recursos basada en IA

Consejo: La asignación de recursos de construcción debe equilibrar las necesidades de equipos, materiales y personal en múltiples proyectos, teniendo en cuenta al mismo tiempo las limitaciones y prioridades de programación. El sistema debe optimizar la distribución de recursos para maximizar la eficiencia.

5.10 Mantenimiento predictivo

Consejo: El mantenimiento de los equipos de construcción debe predecir los fallos potenciales y optimizar los programas de mantenimiento teniendo en cuenta los plazos del proyecto y los patrones de utilización de los equipos. El sistema debe minimizar el tiempo de inactividad y los costes de mantenimiento.

5.11 Gestión de la seguridad mejorada con IA

Consejo: La gestión de la seguridad en la construcción debe analizar las condiciones de la obra, el comportamiento de los trabajadores y los datos históricos de incidentes para prevenir accidentes y garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad. El sistema debe proporcionar alertas y recomendaciones en tiempo real.

5.12 Informes automatizados

Consejo: Los informes de construcción deben proporcionar información exhaustiva al tiempo que mantienen la claridad para las diferentes partes interesadas. El sistema debe generar y distribuir automáticamente informes personalizados con métricas y visualizaciones relevantes.

6. Aplicación y apoyo

6.1 Migración de datos

• Servicios integrales de migración de datos desde sistemas heredados
• Procesos de limpieza y validación de datos
• Posibilidad de revertir la migración
• Documentación detallada sobre la asignación de datos

6.2 Formación e incorporación

• Amplios programas de formación de usuarios
• Formación para administradores y usuarios avanzados
• Documentación y material de formación
• Recursos de apoyo permanente

6.3 Asistencia técnica

• Asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de múltiples canales
• Acuerdo de nivel de servicio (SLA) con tiempos de respuesta definidos
• Procedimientos de escalada
• Mantenimiento y actualizaciones periódicas

6.4 Actualizaciones y mantenimiento

• Actualizaciones periódicas de software y gestión de parches
• Tiempo de inactividad mínimo durante las actualizaciones
• Notificaciones y calendarios de actualización claros
• Entorno de pruebas para las actualizaciones

6.5 Servicios de personalización

• Servicios profesionales de desarrollo a medida
• Soporte para integraciones específicas de clientes
• Elaboración de informes personalizados
• Personalización del flujo de trabajo

7. 7. Cualificación de los proveedores

7.1 Experiencia y conocimientos

• Experiencia demostrada en software de construcción
• Mínimo 5 años en implantación de CRM
• Experiencia en el sector de la construcción
• Capacidades de IA y automatización

7.2 Asistencia y servicios

• Asistencia técnica disponible 24 horas al día, 7 días a la semana
• Amplios programas de formación
• Servicios de aplicación
• Actualizaciones y mantenimiento periódicos

7.3 Estabilidad de la empresa

• Pruebas de estabilidad financiera
• Historial de inversión en I+D
• Trayectoria de crecimiento
• Tasa de retención de clientes

8. Requisitos de conformidad

8.1 Normas del sector

• Cumplimiento de la normativa del sector de la construcción
• Capacidad de elaboración de informes OSHA
• Seguimiento del cumplimiento del código de edificación
• Control del cumplimiento de la normativa medioambiental

8.2 Normas de protección de datos

• Cumplimiento del GDPR para proyectos internacionales
• Cumplimiento de la CCPA
• Requisitos de soberanía de datos
• Capacidad de evaluación del impacto sobre la privacidad

8.3 Normas de seguridad

• Certificación SOC 2 Tipo II
• Cumplimiento de la norma ISO 27001
• Auditorías de seguridad periódicas
• Informes de pruebas de penetración

9. 9. Normas de presentación

9.1 Formato de la propuesta

• Formato PDF
• Máximo 100 páginas
• Fuente de 12 puntos
• Secciones claramente etiquetadas
• Resumen ejecutivo

9.2 Contenido obligatorio

• Perfil de la empresa
• Detalles técnicos de la solución
• Enfoque de aplicación
• Planes de formación y apoyo
• Estructura de precios
• Referencias de clientes

10. Preguntas y comunicaciones

10.1 Proceso de preguntas y respuestas

• Envíe sus preguntas a [email].
• Plazo para preguntas: [Fecha]
• Distribución de respuestas a todos los licitadores
• Sin contactos directos con los proveedores

10.2 Conferencia previa a la propuesta

• Fecha: [Date]
• Hora: [Hora]
• Ubicación/Vínculo virtual: [Detalles]
• Fecha límite de inscripción: [Fecha]

11. Cronología

11.1 Fechas clave

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Selección del proveedor: [Fecha]
• Inicio del proyecto: [Fecha]

Información de contacto

Envíe sus propuestas a [Datos de contacto]