Solicitud de Propuesta: Software de Gestión de Fuerza Laboral

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Gestión de Fuerza Laboral

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Objetivos del proyecto
3. Alcance del trabajo
4. Requisitos técnicos
5. Requisitos funcionales
6. Funciones de inteligencia artificial
7. Cualificaciones de los proveedores
8. Criterios de evaluación
9. Normas de presentación
10. Cronología

1. Introducción y antecedentes

[Nombre de la empresa] busca propuestas para una solución de software de gestión de mano de obra integral que optimice y agilice nuestras operaciones de mano de obra. Esta RFP describe nuestros requisitos para un sistema robusto que gestione la previsión de mano de obra, la programación, el seguimiento del tiempo y la asistencia, y otras funciones esenciales de gestión de la mano de obra.

2. Objetivos del proyecto

Los objetivos principales de este proyecto son implantar una solución integral de gestión del personal que:

• Optimiza la asignación y programación de la mano de obra
• Mejora la eficacia operativa
• Reduce los costes laborales
• Garantiza el cumplimiento de la legislación y la normativa laboral
• Mejora la experiencia y el compromiso de los empleados
• Proporciona información basada en datos para la toma de decisiones

3. Alcance del trabajo

El proveedor seleccionado será responsable de:

• Proporcionar una solución integral de software de gestión de personal
• Implantación e integración de la solución en los sistemas existentes
• Formación y documentación
• Ofrecer asistencia y mantenimiento continuos
• Garantizar la seguridad del sistema y la protección de datos

4. Requisitos técnicos

La solución debe proporcionar:

• Opción de implantación en la nube
• Compatibilidad con dispositivos móviles
• Compatibilidad con navegadores
• Capacidad de integración con los sistemas existentes
• Funciones de seguridad robustas
• Escalabilidad para el crecimiento futuro

5. Requisitos funcionales

5.1 Previsión de la mano de obra y planificación de la demanda

Consejo: Un sistema eficaz de previsión de mano de obra es crucial para optimizar la asignación de personal y controlar los costes. La solución debe aprovechar el análisis de datos históricos combinados con métricas en tiempo real para predecir con precisión las necesidades de personal. Las consideraciones clave incluyen la capacidad de gestionar variaciones estacionales, eventos especiales y patrones de negocio cambiantes.

5.2 Programación y gestión de turnos

Consejo: El sistema de programación de horarios debe equilibrar requisitos complejos, como la disponibilidad de los empleados, sus capacidades, la legislación laboral y las exigencias de la empresa. Busque soluciones que ofrezcan funciones de programación automatizadas y manuales, con resolución de conflictos integrada y ajustes en tiempo real.

5.3 Control de presencia

Consejo: El control preciso de los horarios y la asistencia es esencial para la exactitud de las nóminas y el cumplimiento de la legislación laboral. El sistema debe admitir varios métodos de captura del tiempo y proporcionar visibilidad en tiempo real de los patrones de asistencia.

5.4 Gestión de permisos y ausencias

Consejo: Un sistema integral de gestión de las vacaciones debe automatizar todo el ciclo de vida de las vacaciones, al tiempo que gestiona múltiples tipos de vacaciones y complejas reglas de acumulación. La solución debe cumplir la legislación laboral y las políticas de la empresa.

5.5 Gestión de habilidades y competencias

Consejo: Un sistema eficaz de gestión de competencias debe mantener una base de datos exhaustiva de las capacidades de los empleados y, al mismo tiempo, facilitar la programación y la planificación del desarrollo en función de las competencias. La solución debe ayudar a identificar las carencias de competencias y a realizar un seguimiento de las certificaciones.

5.6 Análisis e informes sobre el personal

Consejo: Las funciones avanzadas de análisis deben proporcionar información práctica a través de cuadros de mando personalizables e informes detallados. El sistema debe ofrecer opciones de generación de informes estándar y personalizados con capacidad de análisis de tendencias.

5.7 Portal de autoservicio del empleado

Consejo: El portal de autoservicio debe ofrecer una interfaz intuitiva y fácil de usar desde el móvil para que los empleados puedan gestionar los aspectos relacionados con su vida laboral. Céntrese en la facilidad de uso, garantizando al mismo tiempo un acceso seguro a la información personal.

5.8 Gestión del cumplimiento

Consejo: El sistema de gestión del cumplimiento debe automatizar el cumplimiento de la legislación laboral y, al mismo tiempo, mantener registros de auditoría detallados. Busque motores de reglas integrados que puedan gestionar múltiples jurisdicciones y actualizarse automáticamente con los cambios en la normativa.

5.9 Capacidades de integración

Consejo: El marco de integración debe proporcionar una conectividad sin fisuras con los sistemas de RRHH, nóminas y empresariales existentes, manteniendo al mismo tiempo la integridad y la seguridad de los datos. Busque API estandarizadas y sólidas capacidades de sincronización de datos.

5.10 Personalización y escalabilidad

Consejo: El sistema debe ofrecer amplias opciones de personalización para adaptarse a procesos empresariales específicos, manteniendo al mismo tiempo la capacidad de escalar con el crecimiento de la organización. Concéntrese en la flexibilidad de la configuración y el rendimiento bajo carga.

6. Funciones de inteligencia artificial

6.1 Análisis predictivo y previsión

Consejo: Los análisis predictivos basados en IA deben aprovechar los algoritmos de aprendizaje automático para mejorar la precisión de las previsiones a lo largo del tiempo. El sistema debe tener en cuenta múltiples variables, como patrones históricos, tendencias estacionales y factores externos.

6.2 Programación automatizada

Consejo: La programación basada en IA debe optimizar la asignación de mano de obra teniendo en cuenta múltiples restricciones, como las preferencias de los empleados, sus habilidades y los requisitos de la empresa. El sistema debe aprender continuamente de los patrones de programación.

6.3 Asignación de tareas y control del rendimiento

Consejo: La asignación de tareas basada en IA debe optimizar la distribución del trabajo en función de las habilidades, la carga de trabajo y el historial de rendimiento. El sistema debe proporcionar información inteligente sobre los patrones de rendimiento.

6.4 Compromiso de los empleados y autoservicio

Consejo: Las funciones de IA en el autoservicio deben mejorar la experiencia del usuario mediante asistencia inteligente y personalización. El sistema debe aprender de las interacciones del usuario para ofrecer respuestas más pertinentes.

6.5 Cumplimiento y gestión de riesgos

Consejo: La supervisión del cumplimiento impulsada por IA debe identificar automáticamente posibles infracciones y riesgos antes de que se produzcan. El sistema debe aprender de los patrones de cumplimiento para proporcionar alertas proactivas.

6.6 Integración con los programas de bienestar

Consejo: Las funciones de bienestar basadas en IA deben supervisar los indicadores de estrés de la plantilla y los patrones de compromiso para identificar posibles riesgos de agotamiento, manteniendo al mismo tiempo las normas de privacidad adecuadas.

7. Cualificación de los proveedores

Los vendedores deben proporcionar:

• Historial de la empresa y experiencia en gestión de personal
• Base de clientes actual y referencias
• Metodología de aplicación y capacidades de apoyo
• Hoja de ruta y planes de desarrollo de productos
• Documentación sobre estabilidad financiera
• Programas de formación y apoyo
• Certificaciones de seguridad y documentación de conformidad

8. Criterios de evaluación

Las propuestas se evaluarán en función de

• La solución es completa y funcional
• IA y capacidades tecnológicas avanzadas
• Capacidad de integración
• Interfaz y experiencia de usuario
• Enfoque de aplicación
• Apoyo y formación
• Coste y rentabilidad
• Experiencia y estabilidad de los proveedores

9. Normas de presentación

Las propuestas deben incluir:

• Descripción detallada de la solución con todas las características necesarias
• Especificaciones técnicas y arquitectura
• Plan y calendario de aplicación
• Estructura de precios que incluye:
  • Gastos de licencia
  • Tasas de ejecución
  • Costes de formación
  • Cuotas de apoyo continuado
• Formación y asistencia
• Un mínimo de tres referencias de clientes
• Antecedentes y cualificaciones de la empresa
• Ejemplos de informes y pantallas de cuadros de mando
• Documentación sobre la API y capacidades de integración
• Documentación sobre seguridad y conformidad

10. Cronología

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [Fechas]
• Decisión de selección: [Fecha]
• Inicio del proyecto: [Fecha]

Información de contacto: [Nombre de contacto] [Dirección de correo electrónico] [Número de teléfono]