Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Gestión de Facturas
Índice
- Introducción
- Objetivos
- Requisitos técnicos
- Requisitos funcionales
- Capacidades avanzadas de IA y aprendizaje automático
- Asistencia y mantenimiento
- Información para proveedores
- Precios y licencias
- Criterios de evaluación
- Cronología
1. Introducción
El software de gestión de facturas es una herramienta especializada diseñada para automatizar y agilizar el proceso de gestión de facturas dentro de una organización. Gestiona todo el ciclo de vida de una factura, desde la recepción hasta el pago, digitalizando y automatizando diversas tareas.
2. Objetivos
Los principales objetivos de la implantación de un software de gestión de facturas son:
- Automatizar y agilizar la tramitación de facturas
- Reducir los errores manuales y el tiempo de procesamiento
- Mejorar la visibilidad de las operaciones financieras
- Mejorar las relaciones con los proveedores mediante pagos puntuales
- Garantizar el cumplimiento de la normativa financiera y las políticas internas
3. 3. Requisitos técnicos
3.1 Opciones de despliegue
- Ofrecer opciones de implantación en la nube (SaaS) y/o en las instalaciones
- Proporcione detalles sobre el alojamiento, los centros de datos y los procedimientos de copia de seguridad
3.2 Escalabilidad
- Apoyo a la tramitación de un gran volumen de facturas
- Capacidad para adaptarse al crecimiento de la empresa
3.3 Rendimiento
- Especifique los tiempos de respuesta del sistema y las velocidades de procesamiento
- Proporcione detalles sobre el tiempo de actividad y la disponibilidad del sistema
3.4 Migración de datos
- Ofrecer herramientas y servicios para migrar los datos de facturación existentes
- Importación de datos históricos de sistemas heredados
3.5 Conformidad y normas
- Cumplir las normas y reglamentos financieros pertinentes (por ejemplo, PCGA, NIIF).
- Proporcionar funciones para mantener pistas de auditoría y apoyar las auditorías financieras.
4. 4. Requisitos funcionales
4.1 Captura y extracción inteligente de datos
Consejo: El módulo de captura de datos sirve como punto de entrada para todo el procesamiento de facturas. La precisión del OCR y de la extracción de datos repercute directamente en la eficiencia del procesamiento posterior y en los índices de error. Tenga en cuenta los índices de precisión de los proveedores, los formatos de entrada admitidos y la capacidad de aprender de las correcciones. Las métricas clave deben incluir la precisión del reconocimiento, la velocidad de procesamiento y la flexibilidad del formato.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Captura inteligente de datos |
Capture y digitalice automáticamente facturas de diversas fuentes (correo electrónico, documentos escaneados, etc.) |
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Extraer datos relevantes como nombres de proveedores, números de factura, importes adeudados y números de pedido. |
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Admite la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer datos con precisión |
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Gestión de múltiples formatos y diseños de facturas |
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4.2 Tramitación de facturas y gestión del flujo de trabajo
Consejo: Las capacidades de gestión de flujos de trabajo determinan la eficacia con la que las facturas se mueven por su organización. Busque sistemas que ofrezcan tanto flujos de trabajo listos para usar como opciones de configuración personalizadas. Tenga en cuenta cómo gestiona el sistema las excepciones, las jerarquías de aprobación y las reglas de delegación.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Gestión del flujo de trabajo |
Proporcionar flujos de trabajo de aprobación personalizables |
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Remitir las facturas a los departamentos o responsables adecuados para su aprobación. |
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Permitir la consolidación o división de facturas según sea necesario |
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Marcar las facturas para una investigación posterior cuando sea necesario |
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Apoyo a los procesos de aprobación multinivel |
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4.3 Correspondencia de pedidos
Consejo: La conciliación a tres bandas es crucial para mantener el control financiero y evitar pagos duplicados o fraudulentos. Evalúe la capacidad del sistema para gestionar escenarios de casación complejos, entregas parciales y variaciones de precios. El nivel de automatización de la gestión de excepciones es especialmente importante para la eficacia.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Correspondencia de pedidos |
Cotejar las facturas con los correspondientes pedidos de compra y de venta. |
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Concilie automáticamente las facturas con los pedidos para identificar discrepancias. |
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Marcar facturas fraudulentas o precios incorrectos |
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Admite la correspondencia tripartita (pedido, recibo y factura) |
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4.4 Procesamiento y seguimiento de los pagos
Consejo: Las capacidades de procesamiento de pagos deben admitir múltiples métodos de pago y divisas, manteniendo al mismo tiempo un estricto control del flujo de caja. Tenga en cuenta la capacidad del sistema para gestionar situaciones de pago complejas, como pagos parciales y pagos por lotes. La integración con los sistemas bancarios es crucial.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Procesamiento de pagos |
Sincronización con las cuentas de la empresa para facilitar los pagos electrónicos |
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Admite múltiples métodos de pago (por ejemplo, tarjetas de crédito, plataformas en línea) |
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Manejo de varias divisas e idiomas |
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Seguimiento de diferentes tipos de pagos, incluidos depósitos y pagos parciales |
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Aplicar varios pagos a una factura o un pago a varias facturas |
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Supervisar las fechas de vencimiento y los pagos atrasados de las facturas AR y AP. |
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4.5 Almacenamiento y recuperación de documentos
Consejo: Las soluciones de almacenamiento de documentos deben equilibrar la accesibilidad con la seguridad, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos de conformidad. Tenga en cuenta factores como la capacidad de almacenamiento, la velocidad de recuperación y la gestión de la política de retención. El sistema debe satisfacer tanto las necesidades operativas a corto plazo como los requisitos de archivo a largo plazo.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Almacenamiento de documentos |
Almacenar archivos de facturas junto con el historial de aprobaciones y pagos |
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Facilite el acceso a los documentos almacenados para auditorías y cumplimiento de normativas |
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Ofrecer opciones de almacenamiento en la nube o in situ |
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Garantizar el archivo seguro y a largo plazo de los datos de las facturas |
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4.6 Informes y análisis
Consejo: Las sólidas funciones de elaboración de informes proporcionan visibilidad sobre el rendimiento de los procesos y la situación financiera. Busque sistemas que ofrezcan tanto informes estándar como análisis personalizables. Los cuadros de mando en tiempo real y las funciones de desglose son esenciales para una gestión financiera eficaz.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Informes |
Generación de informes y análisis financieros |
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Seguimiento de las facturas pendientes y control de los vencimientos |
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Proporcionar información sobre los ciclos de pago y la morosidad |
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Ofrecer opciones de informes personalizables para las distintas partes interesadas |
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Visualización en tiempo real de las métricas clave en el panel de control |
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4.7 Capacidades de integración
Consejo: las capacidades de integración determinan lo bien que funcionará el sistema con su pila tecnológica existente. Evalúe tanto los conectores estándar como la flexibilidad de la API. Tenga en cuenta las futuras necesidades de integración y el historial del proveedor con integraciones similares.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Integración |
Integración con otros sistemas financieros (por ejemplo, ERP, software de contabilidad) |
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Extraer facturas de otros sistemas informáticos |
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Proporcionar acceso a la API para integraciones personalizadas |
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Apoyo a la integración con programas informáticos de adquisición y facturación |
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4.8 Accesibilidad móvil
Consejo: Las capacidades móviles son cada vez más importantes para mantener la eficiencia de los procesos, especialmente para las aprobaciones y autorizaciones de pago. Tenga en cuenta la experiencia del usuario en distintos dispositivos y las medidas de seguridad para el acceso móvil.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Acceso móvil |
Ofrecer una aplicación móvil para ver y aprobar facturas a distancia |
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Permita a los gestores revisar y aprobar pagos sobre la marcha |
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Captura y carga móvil de documentos |
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4.9 Seguridad y control de acceso
Consejo: las funciones de seguridad deben proteger los datos financieros confidenciales y, al mismo tiempo, permitir un acceso adecuado. Tenga en cuenta los requisitos de cumplimiento, las capacidades de auditoría y la granularidad de los controles de acceso. El cifrado de datos y los registros de auditoría son componentes esenciales.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Seguridad |
Implantar medidas de seguridad sólidas para proteger los datos financieros sensibles |
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Proporcionar controles de acceso de usuario personalizables |
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Garantizar el cifrado de datos y el cumplimiento de la normativa pertinente. |
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Soporte de registros de auditoría para todas las actividades del sistema |
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4.10 Alertas y notificaciones automáticas
Consejo: los sistemas de notificación eficaces mantienen los procesos en marcha alertando a las partes pertinentes de las acciones necesarias. Considere las opciones de personalización, los canales de entrega y las capacidades de escalado. El sistema debe admitir tanto notificaciones rutinarias como excepcionales.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Alertas |
Envíe recordatorios automáticos para las aprobaciones pendientes |
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Avisar a los usuarios de los próximos vencimientos o retrasos en los pagos |
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Notificar a las partes interesadas el estado de tramitación de las facturas |
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5. Capacidades avanzadas de IA y aprendizaje automático
5.1 Procesamiento del lenguaje natural (PLN)
Consejo: las capacidades de PLN mejoran la interacción con el usuario y la precisión de la extracción de datos. Tenga en cuenta la capacidad del sistema para comprender el contexto, manejar la terminología específica del sector y aprender de las interacciones del usuario.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| PNL |
Permitir a los usuarios interactuar con el sistema utilizando un lenguaje conversacional. |
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Mejorar la capacidad de comprensión y respuesta a las consultas en lenguaje natural |
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Facilitar la comunicación entre los sistemas de IA y los usuarios |
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5.2 Aprendizaje automático avanzado para el reconocimiento
Consejo: las capacidades de ML deben mejorar continuamente la precisión del sistema a lo largo del tiempo. Evalúe la curva de aprendizaje, los requisitos de formación y la adaptación a nuevos formatos de documentos. Tenga en cuenta la capacidad del sistema para gestionar excepciones y casos extremos.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Reconocimiento ML |
Mejorar el reconocimiento de diversos formatos de factura |
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Adaptarse a las variaciones de las estructuras de facturación a lo largo del tiempo |
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Mejorar continuamente la precisión de la extracción de datos |
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5.3 Análisis predictivos basados en IA
Consejo: Las capacidades predictivas pueden mejorar significativamente la planificación financiera y la gestión del flujo de caja. Busque sistemas que puedan aprender de patrones históricos y proporcionar información práctica.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Análisis predictivo |
Prever con mayor precisión las necesidades de tesorería |
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Identificar tendencias en los comportamientos de pago |
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Sugerir condiciones de pago óptimas para los distintos segmentos de clientes |
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5.4 Detección inteligente del fraude
Consejo: La detección del fraude basada en IA debe combinar el reconocimiento de patrones con el aprendizaje continuo para identificar patrones de fraude tanto conocidos como emergentes. Tenga en cuenta la tasa de falsos positivos y la capacidad del sistema para adaptarse a nuevos esquemas de fraude.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Detección de fraudes |
Utilizar la IA para analizar datos históricos de facturas válidas y fraudulentas |
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Señale posibles actividades fraudulentas o anomalías para su revisión |
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Aprender y actualizar continuamente los patrones de detección del fraude |
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5.5 Soporte multilingüe automatizado
Consejo: La compatibilidad lingüística es crucial para las operaciones globales. Evalúe la precisión en distintos idiomas y la capacidad del sistema para gestionar el formato y los requisitos específicos de cada idioma.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Multilingüe |
Procesamiento de facturas en varios idiomas mediante técnicas de PNL |
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Traduzca y extraiga automáticamente datos de facturas en varios idiomas |
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5.6 Manejo de excepciones basado en IA
Consejo: La gestión automatizada de excepciones puede reducir significativamente la intervención manual. Considere la capacidad del sistema para aprender de resoluciones anteriores y sugerir acciones apropiadas.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Gestión de excepciones |
Identificar y clasificar automáticamente las excepciones |
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Sugerir resoluciones basadas en datos históricos y patrones |
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Aprender de las intervenciones manuales para mejorar la manipulación en el futuro |
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5.7 Clasificación inteligente de documentos
Consejo: Una clasificación precisa de los documentos agiliza el enrutamiento y el procesamiento. Evalúe la capacidad del sistema para gestionar distintos tipos de documentos y adaptarse a nuevas categorías.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Clasificación de documentos |
Categorizar automáticamente distintos tipos de documentos financieros |
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Remitir documentos a los departamentos o flujos de trabajo de aprobación adecuados |
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5.8 Aprendizaje y mejora continuos
Consejo: la capacidad del sistema para aprender y mejorar con el tiempo es crucial para el retorno de la inversión a largo plazo. Tenga en cuenta tanto la capacidad de aprendizaje automático como la facilidad para incorporar los comentarios de los usuarios.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Aprendizaje continuo |
Adaptarse a los cambios en los formatos de las facturas, la normativa y los procesos empresariales |
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Mejorar la precisión y la eficacia a lo largo del tiempo en función de las interacciones y correcciones de los usuarios. |
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5.9 Integración con la automatización inteligente de procesos (IPA)
Consejo: la integración de IPA amplía la automatización más allá del procesamiento básico. Considere la amplitud de las posibilidades de automatización y la facilidad de configuración de los flujos de trabajo automatizados.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Integración IPA |
Combine la IA con la automatización robótica de procesos (RPA) para optimizar los procesos de principio a fin |
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Automatice flujos de trabajo complejos más allá del simple procesamiento de facturas |
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6. Apoyo y mantenimiento
6.1 Atención al cliente
- Describa los canales de asistencia disponibles (teléfono, correo electrónico, chat)
- Especifique las horas de asistencia y los tiempos de respuesta
6.2 Formación e incorporación
- Facilite detalles sobre los programas de formación de usuarios
- Ofrecer recursos para administradores de sistemas y usuarios finales
6.3 Actualizaciones y mejoras
- Describa la frecuencia y el proceso de actualización del software
- Explicar cómo se gestionan y aplican las actualizaciones del sistema
7. Información sobre el vendedor
7.1 Perfil de la empresa
- Proporcionar una visión general de la empresa, incluidos los años de actividad y la estabilidad financiera.
- Enumere la experiencia pertinente en el suministro de soluciones de gestión de facturas
7.2 Referencias de clientes
- Proporcionar referencias de clientes de sectores o tamaños similares
- Incluir estudios de casos que demuestren implantaciones con éxito
7.3 Metodología de aplicación
- Describa el enfoque para implantar el software
- Facilite un calendario estimado de aplicación
8. Precios y licencias
8.1 Modelo de fijación de precios
- Describa la estructura de precios (por ejemplo, por usuario, por factura, precios escalonados)
- Detalle los costes únicos y las cuotas periódicas
8.2 Condiciones de la licencia
- Explicar el modelo de licencia y las posibles restricciones
- Describa las opciones para añadir usuarios o módulos en el futuro
9. Criterios de evaluación
La evaluación de los proveedores se basará en los siguientes criterios:
- Integridad de la solución en cuanto al cumplimiento de los requisitos funcionales y técnicos.
- Capacidades avanzadas de IA y aprendizaje automático
- Facilidad de uso y diseño de la interfaz de usuario
- Capacidad de integración con los sistemas existentes
- Escalabilidad y rendimiento
- Asistencia al cliente y ofertas de formación
- Coste total de propiedad
- Experiencia y reputación del vendedor en el mercado
10. Cronología
- Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
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- Fecha límite de presentación de propuestas: [Fecha]
- Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
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- Inicio del proyecto: [Fecha]
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