Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Gestión de Portafolio de Proyectos
Índice
- Introducción y antecedentes
- Objetivos del proyecto
- Requisitos técnicos
- Requisitos funcionales
- Características de la IA Requisitos
- Cualificaciones de los proveedores
- Criterios de evaluación
- Normas de presentación
- Cronología
1. 1. Introducción y antecedentes
[Nombre de la empresa] busca propuestas para una solución de software integral de gestión de carteras de proyectos (PPM) que mejore nuestras capacidades de gestión de proyectos y carteras. Esta RFP describe nuestros requisitos para un sistema robusto que nos permita gestionar eficientemente múltiples proyectos y programas, garantizando al mismo tiempo la alineación estratégica con los objetivos de la organización.
Entorno actual
[Describa su entorno actual de gestión de proyectos, incluyendo:]
- Número actual de proyectos y carteras
- Herramientas y sistemas existentes
- Número de usuarios/partes interesadas
- Retos o puntos débiles conocidos
Resumen del proyecto
Buscamos una solución PPM que proporcione:
- Funciones completas de gestión y supervisión de carteras
- Planificación y asignación avanzadas de recursos
- Apoyo a múltiples metodologías de gestión de proyectos
- Gestión integrada de riesgos
- Herramientas de gestión y análisis financiero
- Apoyo a la toma de decisiones y análisis basados en IA
2. Objetivos del proyecto
Los objetivos principales de este proyecto son:
- Implantar una solución PPM centralizada que permita una gestión eficaz de múltiples carteras y proyectos.
- Mejorar las capacidades de asignación de recursos y planificación de capacidades
- Mejorar los índices de éxito de los proyectos mediante un mejor seguimiento y control
- Permitir la toma de decisiones basada en datos mediante IA y análisis
- Agilizar la colaboración y la comunicación entre equipos de proyecto
- Garantizar la alineación estratégica de los proyectos con los objetivos de la organización.
3. 3. Requisitos técnicos
3.1 Arquitectura del sistema
La solución propuesta debe proporcionar:
- Opciones de implantación en la nube, in situ o híbrida
- Arquitectura escalable para gestionar un número creciente de proyectos y usuarios
- Accesibilidad móvil con diseño adaptable
- API abiertas para integraciones personalizadas
- Arquitectura basada en microservicios para mayor flexibilidad
- Opciones de despliegue compatibles con contenedores
3.2 Requisitos de seguridad
La solución debe incluir:
- Control de acceso basado en funciones
- Cifrado de datos en reposo y en tránsito
- Autenticación multifactor
- Funciones de inicio de sesión único (SSO)
- Auditorías de seguridad periódicas
- Cumplimiento de las normas del sector
- Registros de auditoría exhaustivos
- Gestión de sesiones y controles de tiempo de espera
- Restricciones de acceso basadas en IP
- Notificación y respuesta a incidentes de seguridad
3.3 Requisitos de rendimiento
El sistema debe mantener:
- Tiempo de respuesta inferior a 2 segundos para operaciones estándar
- Soporte para un mínimo de 500 usuarios simultáneos
- 99,9% de tiempo de actividad en horario laboral
- Control automático del rendimiento
- Capacidad de equilibrio de carga
- Utilización eficiente de los recursos
- Mecanismos de caché
- Funciones de optimización del rendimiento
3.4 Gestión de datos
Las capacidades requeridas incluyen:
- Copia de seguridad y recuperación automatizadas
- Soluciones de archivo de datos
- Políticas de conservación de datos
- Herramientas de mantenimiento de bases de datos
- Utilidades de migración de datos
- Gestión de datos maestros
- Controles de calidad de los datos
- Sistema de control de versiones
- Mantenimiento de registros de auditoría
- Comprobación de la integridad de los datos
3.5 Requisitos de integración
La solución debe ser compatible:
- Integración de la API REST
- Servicios web SOAP
- Integración basada en archivos
- Sincronización de datos en tiempo real
- Capacidad de procesamiento por lotes
- Herramientas y utilidades ETL
- Integración de sistemas de terceros
- Desarrollo de API personalizadas
- Supervisión de la integración
- Tratamiento de errores y registro
3.6 Despliegue y mantenimiento
Los requisitos incluyen:
- Capacidad de despliegue automatizado
- Gestión de la configuración
- Control de versiones
- Gestión medioambiental
- Gestión de parches
- Supervisión del sistema
- Copia de seguridad y recuperación
- Recuperación en caso de catástrofe
- Ajuste del rendimiento
- Planificación de capacidades
4. 4. Requisitos funcionales
4.1 Gestión de carteras y alineación estratégica
Consejo: La gestión eficaz de la cartera es la piedra angular del éxito en la ejecución de proyectos. Céntrese en funciones que ofrezcan una visibilidad completa, permitan la toma de decisiones estratégicas y garanticen la alineación entre los resultados de los proyectos y los objetivos de la organización en todos los niveles de gestión.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Definición de cartera |
Definir diferentes tipos de carteras y proyectos asociados |
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| |
Gestionar las dependencias entre carteras y proyectos |
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|
| |
Supervisar los resultados empresariales de todos los tipos de cartera |
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| Optimización de la cartera |
Proporcionar herramientas para la optimización de carteras |
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| |
Gestión integral del ciclo de vida |
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| |
Análisis de escenarios hipotéticos para la toma de decisiones |
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|
| Ciclo de vida de la cartera |
Gestión integral del ciclo de vida |
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| |
Seguimiento de las fases de la cartera |
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| |
Supervisión del estado del ciclo de vida |
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|
| Alineación estratégica |
Herramientas para alinear los proyectos con los objetivos de la organización |
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|
| |
Características para identificar y mantener una combinación óptima de carteras |
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| |
Herramientas de equilibrio y optimización de carteras |
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| |
Seguimiento y medición de objetivos estratégicos |
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| |
Métricas de alineación con los objetivos empresariales |
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|
4.2 Planificación y asignación de recursos
Consejo: Las capacidades de gestión de recursos repercuten directamente en el éxito del proyecto y en la eficiencia de la organización. Asegúrese de que la solución ofrece herramientas sólidas para la asignación, el seguimiento y la optimización de recursos, al tiempo que mantiene una visibilidad clara de la disponibilidad y la utilización de los recursos.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Asignación de recursos |
Asignar recursos entre varias carteras |
|
|
| |
Permitir la reasignación de recursos en función de los cambios |
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| |
Apoyar la asignación por prioridades |
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| |
Programación dinámica de recursos |
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| Planificación de la capacidad |
Planificar la capacidad |
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| |
Determinar la disponibilidad de recursos |
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| |
Previsión de la utilización de recursos |
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| |
Supervisión del umbral de capacidad |
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| Gestión de la carga de trabajo |
Capacidad para equilibrar la carga de trabajo |
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| |
Optimización de la capacidad de los equipos |
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| |
Resolución de conflictos sobre recursos |
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|
| |
Prevención de la deslocalización |
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| Gestión de competencias |
Seguimiento y gestión de las competencias |
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| |
Adecuación de la capacidad de los recursos |
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| |
Análisis de las carencias de competencias |
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| |
Identificación de las necesidades de formación |
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4.3 Gestión de proyectos y riesgos
Consejo: Las capacidades integrales de gestión de proyectos y riesgos garantizan el éxito en la entrega de proyectos y la mitigación de riesgos. Busque funciones compatibles con diversas metodologías que ofrezcan herramientas sólidas de identificación, evaluación y mitigación de riesgos.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Apoyo metodológico |
Apoyo a la metodología ágil |
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| |
Apoyo a la metodología Waterfall |
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| |
Apoyo a los enfoques híbridos |
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| |
Marcos metodológicos personalizables |
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| Gestión de tareas |
Creación y asignación de tareas |
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| |
Seguimiento del progreso |
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| |
Gestión de plazos |
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| |
Seguimiento de hitos |
|
|
| Consolidación de la cartera |
Consolidación de las tareas del proyecto |
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| |
Consolidación de plazos |
|
|
| |
Consolidación de recursos por cartera |
|
|
| |
Vistas de tareas entre proyectos |
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| Gestión de riesgos |
Identificación de riesgos a nivel de proyecto |
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Identificación de riesgos a nivel de cartera |
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| |
Planificación de estrategias de mitigación de riesgos |
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|
| |
Análisis del impacto del riesgo |
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4.4 Gestión financiera
Consejo: Las capacidades de gestión financiera son esenciales para el seguimiento y la optimización de las inversiones en proyectos. La solución debe proporcionar herramientas completas para la presupuestación, el seguimiento de costes y el análisis financiero, al tiempo que garantiza unas capacidades precisas de elaboración de informes y previsiones.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Gestión presupuestaria |
Creación y seguimiento de presupuestos |
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| |
Gestión de costes en todos los proyectos |
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| |
Gestión de costes en todas las carteras |
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| |
Seguimiento del presupuesto frente a la realidad |
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| Análisis financiero |
Capacidad de análisis financiero |
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|
| |
Funciones de previsión |
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|
| |
Herramientas de análisis del ROI |
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|
| |
Análisis coste-beneficio |
|
|
| Financiación de carteras |
Planificación financiera de la cartera |
|
|
| |
Optimización de la cartera |
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|
| |
Seguimiento de los resultados financieros |
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|
| |
Seguimiento de la imputación de costes |
|
|
4.5 Colaboración y comunicación
Consejo: Unas funciones de colaboración eficaces son cruciales para la coordinación del equipo y la participación de las partes interesadas. La solución debe ofrecer herramientas completas para la gestión de documentos, la comunicación en tiempo real y la interacción con las partes interesadas en todas las fases del proyecto.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Gestión de documentos |
Capacidad para compartir documentos |
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|
| |
Control de versiones |
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|
| |
Gestión del flujo de trabajo documental |
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| |
Control de acceso y permisos |
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|
| Herramientas de comunicación |
Funciones de comunicación en tiempo real |
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| |
Espacios de colaboración en equipo |
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|
| |
Foros de debate |
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| |
Sistema de notificación |
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|
| Gestión de las partes interesadas |
Seguimiento del compromiso de las partes interesadas |
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| |
Gestión de la comunicación |
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|
| |
Recogida de comentarios |
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|
| |
Herramientas de evaluación de impacto |
|
|
4.6 Informes y análisis
Consejo: Las funciones completas de informes y análisis proporcionan información crucial para la toma de decisiones. Céntrese en funciones que ofrezcan cuadros de mando personalizables, visualización de datos en tiempo real y opciones de elaboración de informes flexibles para las distintas necesidades de las partes interesadas.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Funciones del cuadro de mandos |
Cuadros de mando personalizables |
|
|
| |
Actualización de datos en tiempo real |
|
|
| |
Visualizaciones interactivas |
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| |
Vistas basadas en funciones |
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|
| Informes estándar |
Plantillas de informes predefinidas |
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|
| |
Informes de situación del proyecto |
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|
| |
Informes de rendimiento de la cartera |
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|
| |
Informes de utilización de recursos |
|
|
| Funciones analíticas |
Análisis de resultados |
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|
| |
Análisis de tendencias |
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|
| |
Análisis predictivo |
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| |
Análisis de hipótesis |
|
|
5. Requisitos de las características de la IA
5.1 Planificación y análisis con IA
Consejo: Las capacidades avanzadas de IA transforman la planificación y el análisis de proyectos mediante el procesamiento inteligente de datos. Asegúrese de que la solución ofrece potentes herramientas analíticas que aprovechan los datos históricos para generar información práctica y mejorar la precisión en la toma de decisiones.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Análisis histórico |
Capacidad para analizar datos históricos de proyectos |
|
|
| |
Reconocimiento de patrones en la ejecución de proyectos |
|
|
| |
Análisis de tendencias y previsiones |
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|
| |
Predicción de resultados |
|
|
| Generación de escenarios |
Generar posibles escenarios futuros |
|
|
| |
Análisis de variables complejas |
|
|
| |
Modelización de la evaluación de impacto |
|
|
| |
Modelización de escenarios de riesgo |
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|
| Análisis estratégico |
Evaluar el impacto en los objetivos empresariales |
|
|
| |
Recomendaciones para la alineación estratégica |
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|
| |
Sugerencias para optimizar el ROI |
|
|
| |
Propuestas de optimización de recursos |
|
|
5.2 Gestión de recursos y riesgos basada en la IA
Consejo: La gestión de recursos y riesgos basada en IA revoluciona el modo en que las organizaciones asignan recursos y gestionan riesgos. Busque funciones que ofrezcan una optimización inteligente de los recursos y capacidades proactivas de identificación de riesgos.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Análisis de recursos |
Analizar los requisitos del proyecto |
|
|
| |
Evaluación de las competencias del equipo |
|
|
| |
Recomendaciones para optimizar los recursos |
|
|
| |
Previsión de capacidad |
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|
| Evaluación de riesgos |
Análisis histórico de patrones de riesgo |
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| |
Capacidad de predicción de riesgos |
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|
| |
Sugerencias automatizadas para mitigar los riesgos |
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|
| |
Sistema de alerta rápida |
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|
| Impacto del cambio |
Predicción del impacto del cambio |
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|
| |
Análisis del efecto dominó |
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|
| |
Recomendaciones de mitigación |
|
|
| |
Sugerencias de reasignación de recursos |
|
|
5.3 Chatbots de IA y asistencia virtual
Consejo: Las herramientas de comunicación potenciadas por IA mejoran la experiencia del usuario y proporcionan asistencia inmediata. La solución debe ofrecer chatbots inteligentes y asistentes virtuales que agilicen la comunicación y proporcionen acceso instantáneo a la información del proyecto.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Capacidades de chatbot |
Capacidad de respuesta inteligente |
|
|
| |
Resolución rápida de consultas |
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| |
Asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana |
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| |
Procesamiento del lenguaje natural |
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|
| Asistencia virtual |
Apoyo a la automatización de tareas |
|
|
| |
Asistencia en la programación de reuniones |
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|
| |
Recuperación de documentos |
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| |
Orientación del proceso |
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|
| Asistencia al usuario |
Ayuda contextual |
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| |
Preguntas frecuentes y base de conocimientos |
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|
| |
Asistencia a la formación |
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|
| |
Apoyo a la incorporación de usuarios |
|
|
5.4 Análisis de sentimientos y gestión de equipos
Consejo: Los análisis de equipos basados en IA proporcionan información crucial sobre la dinámica del equipo y la salud del proyecto. Céntrate en funciones que supervisen eficazmente la colaboración en equipo, detecten posibles problemas y sugieran mejoras para el rendimiento del equipo.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Análisis de la comunicación |
Seguimiento de la comunicación en equipo |
|
|
| |
Reconocimiento de patrones |
|
|
| |
Análisis de las interacciones |
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|
| |
Eficacia del canal |
|
|
| Seguimiento del sentimiento |
Supervisión del sentimiento en tiempo real |
|
|
| |
Evaluación de la moral |
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| |
Métricas de satisfacción del equipo |
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|
| |
Indicadores de alerta rápida |
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|
| Dinámica de equipo |
Eficacia de la colaboración |
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| |
Métricas de rendimiento del equipo |
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| |
Análisis del compromiso |
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| |
Control del equilibrio de la carga de trabajo |
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5.5 Informes y documentación automatizados
Consejo: La automatización de la IA transforma los procesos de elaboración de informes al eliminar el esfuerzo manual y mejorar la precisión. Asegúrese de que la solución ofrezca funciones completas de elaboración de informes automatizados con funciones inteligentes de análisis y visualización de datos.
| Requisito |
Subrequisito |
S/N |
Notas |
| Generación de informes |
Informes de estado generados por IA |
|
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| |
Plantillas de informes personalizadas |
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| |
Recopilación automática de datos |
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| |
Informes en tiempo real |
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| Documentación |
Creación automatizada de documentación |
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| |
Control de versiones |
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| |
Sugerencias de contenido |
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| |
Control de calidad |
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| Analítica |
Recopilación de métricas de rendimiento |
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Identificación de tendencias |
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| |
Detección de anomalías |
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| |
Análisis predictivo |
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|
6. 6. Cualificación de los proveedores
Cada vendedor debe demostrar las siguientes cualificaciones:
6.1 Perfil de la empresa
- Años de experiencia en el desarrollo de software PPM
- Estabilidad financiera y presencia en el mercado
- Tamaño de la base de clientes
- Presencia geográfica
- Premios y reconocimientos del sector
- Referencias de aplicaciones similares
6.2 Conocimientos técnicos
- Cualificaciones del equipo de desarrollo
- Experiencia en equipos de ejecución
- Capacidades del equipo de asistencia
- Experiencia en IA/ML
- Experiencia en integración
- Certificaciones de seguridad
6.3 Capacidades de apoyo
- Asistencia técnica 24 horas al día, 7 días a la semana
- Apoyo a la aplicación
- Programas de formación
- Calidad de la documentación
- Comunidad de usuarios
- Base de conocimientos
- Tiempos de respuesta del servicio de asistencia
- Procedimientos de escalada
6.4 Metodología de aplicación
- Enfoque de gestión de proyectos
- Marco de aplicación
- Metodología de gestión del cambio
- Enfoque de la gestión de riesgos
- Procesos de control de calidad
- Procedimientos de ensayo
- Metodología de la formación
- Apoyo posterior a la aplicación
7. 7. Criterios de evaluación
Las propuestas se evaluarán en función de los siguientes criterios:
7.1 Solución técnica (30%)
- Arquitectura y escalabilidad
- Elementos de seguridad
- Capacidad de rendimiento
- Capacidad de integración
- Accesibilidad móvil
- Innovación técnica
7.2 Capacidades funcionales (25%)
- Funciones de gestión de carteras
- Capacidad de gestión de proyectos
- Gestión de recursos
- Informes y análisis
- Herramientas de colaboración
- Gestión financiera
7.3 Capacidades de IA (15%)
- Completitud de las características de la IA
- Innovación en la aplicación de la IA
- Precisión y fiabilidad de la IA
- Transparencia del modelo de IA
- Integración de funciones de IA
- Seguridad y privacidad de la IA
7.4 Cualificación de los proveedores (15%)
- Estabilidad de la empresa
- Conocimientos técnicos
- Experiencia en el sector
- Referencias de clientes
- Capacidades de apoyo
- Metodología de aplicación
7.5 Coste y valor (15%)
- Coste total de propiedad
- Modelo de precios
- Relación calidad-precio
- Potencial ROI
- Costes adicionales
- Condiciones de pago
8. 8. Normas de presentación
Los vendedores deberán presentar propuestas que incluyan:
8.1 Documentación requerida
- Resumen ejecutivo
- Antecedentes de la empresa
- Descripción de la solución técnica
- Resumen de capacidades funcionales
- AI Características Documentación
- Enfoque de aplicación
- Plan de asistencia y mantenimiento
- Estructura de precios
- Referencias de clientes
- Ejemplos de informes y capturas de pantalla
8.2 Formato de presentación
- Envío electrónico en formato PDF
- Máximo 100 páginas
- Organización clara de las secciones
- Índice
- Resumen ejecutivo
- Respuestas detalladas a todos los requisitos
- Documentación de apoyo en apéndices
8.3 Proceso de presentación
- Enviar a: [Dirección de correo electrónico]
- Plazo: [Fecha y hora].
- Plazo para preguntas: [Fecha]
- Formato de respuesta: [Especificaciones]
- Número de ejemplares: [Número]
9. Cronología
El proyecto seguirá este calendario:
- Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
- Preguntas Plazo: [Fecha]
- Respuestas a las preguntas: [Fecha]
- Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
- Evaluación inicial: [Intervalo de fechas]
- Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
- Selección del proveedor: [Fecha]
- Negociación del contrato: [Intervalo de fechas]
- Inicio del proyecto: [Fecha]
Información de contacto
Si tiene preguntas sobre esta solicitud de propuestas, póngase en contacto con
[Nombre] [Cargo] [Correo electrónico] [Teléfono]
Nota: Todas las preguntas deben enviarse por escrito al contacto arriba indicado. Las respuestas se comunicarán a todos los proveedores.
