Solicitud de Propuesta: Software de Gestión de Proyectos de Capital

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Gestión de Proyectos de Capital

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Requisitos técnicos
3. Requisitos funcionales
4. IA y funciones avanzadas
5. Cualificaciones de los proveedores
6. Criterios de evaluación
7. Normas de presentación
8. Calendario e información de contacto

1.0 Introducción y antecedentes

1.1 Organización

[Nombre de la empresa] busca propuestas para una solución integral de software de gestión de proyectos de capital (CPMS) que mejore nuestras capacidades de gestión de proyectos. Esta solicitud de propuestas describe nuestros requisitos para un sistema sólido que gestione el ciclo de vida de los proyectos a gran escala y de capital intensivo dentro de nuestra organización.

1.2 Antecedentes de la organización

• Sector: [Su sector]
• Número de usuarios que necesitan acceso: [X]
• Número de proyectos simultáneos gestionados habitualmente: [X]
• Valor medio de la cartera de proyectos: [X]

1.3 Entorno actual

• Herramientas de gestión de proyectos existentes: [Enumere las herramientas actuales]
• Sistemas que requieren integración: [Enumere los sistemas]
• Retos actuales: [Enumerar los principales retos]

1.4 Objetivos del proyecto

Los principales objetivos de la implantación de una nueva solución de software de gestión de proyectos de capital son:

1. Gestión integral de proyectos y carteras
2. Mejorar los procesos de planificación y presupuestación del capital
3. Mejorar la gestión de costes y el seguimiento financiero
4. Optimizar la asignación y utilización de recursos
5. Reforzar la gestión de riesgos y los procesos de cumplimiento

1.5 Métricas clave del éxito

• Mejora del plazo de entrega del proyecto en un [X]%.
• Reducción de los sobrecostes del proyecto en un [X]%.
• Mejora de la utilización de recursos en un [X]%.
• Aumento de la visibilidad de la cartera en un [X]%.

2.0 Requisitos técnicos

2.1 Arquitectura e infraestructura del sistema

2.1.1 Arquitectura global del sistema

• Arquitectura escalable para proyectos a gran escala
• Capacidad multiusuario para la implantación en toda la empresa
• Alta disponibilidad (tiempo de actividad mínimo del 99,9%)
• Compatibilidad con arquitecturas distribuidas
• Presencia mundial de centros de datos
• Soporte multigeográfico
• Capacidad de cumplimiento regional

2.1.2 Optimización del rendimiento

• Capacidad de equilibrio de carga
• Integración de redes de distribución de contenidos
• Optimización del ancho de banda para archivos grandes
• Mecanismos inteligentes de almacenamiento en caché
• Optimización de recursos
• Gestión del tráfico

2.1.3 Copia de seguridad y recuperación

• Sistemas de copia de seguridad automatizados
• Capacidad de recuperación puntual
• Redundancia geográfica
• Verificación y pruebas de las copias de seguridad
• Objetivos de tiempo de recuperación (RTO)
• Objetivos de punto de recuperación (RPO)
• Funciones de continuidad de la actividad

2.2 Requisitos de integración

2.2.1 Integración del sistema

• Disponibilidad de la API REST
• Documentación completa sobre la API
• Protocolos de integración estándar
• Capacidades de integración personalizadas
• Procesamiento por lotes
• Sincronización de datos en tiempo real

2.2.2 Integración de terceros

• Integración del sistema ERP
• Integración de programas de contabilidad
• Integración del sistema de RRHH
• Sistemas de gestión de documentos
• Sistemas de correo electrónico y calendario
• Gestión de dispositivos móviles
• Modelado de información para la construcción (BIM)

2.3 Requisitos de seguridad

2.3.1 Control de acceso

• Control de acceso basado en funciones (RBAC)
• Autenticación multifactor
• Capacidad de inicio de sesión único (SSO)
• Restricciones de acceso basadas en IP
• Gestión de sesiones
• Aplicación de la política de contraseñas

2.3.2 Seguridad de los datos

• Cifrado de extremo a extremo
• Cifrado de datos en reposo
• Cifrado de datos en tránsito
• Sistema de gestión de claves
• Funciones de enmascaramiento de datos
• Protocolos seguros de transferencia de archivos

2.3.3 Conformidad

• Cumplimiento de SOC 2
• Certificación ISO 27001
• Cumplimiento del GDPR
• Cumplimiento específico del sector
• Auditorías de seguridad periódicas
• Herramientas de información sobre el cumplimiento

2.4 Requisitos de rendimiento

2.4.1 Rendimiento del sistema

• Soporte para [X] usuarios simultáneos
• Tiempo máximo de respuesta de [X] segundos
• Tiempo de carga de la página inferior a [X] segundos
• Generación de informes en [X] segundos
• Resultados de la búsqueda en [X] segundos
• Tiempo de respuesta de la API inferior a [X] ms

2.4.2 Escalabilidad

• Capacidad de escalado horizontal
• Soporte de escalado vertical
• Funciones de autoescalado
• Equilibrio de la carga
• Control del rendimiento
• Optimización de recursos

2.5 Requisitos de la interfaz de usuario

2.5.1 Interfaz general

• Navegación intuitiva
• Patrones de diseño coherentes
• Diseño adaptable
• Cuadros de mando personalizables
• Cumplimiento de las normas de accesibilidad
• Soporte multilingüe

2.5.2 Interfaz móvil

• Aplicaciones móviles nativas
• Diseño web adaptable
• Capacidades offline
• Notificaciones push
• Interfaz táctil optimizada
• Sincronización de datos móviles

3.0 Requisitos funcionales

3.1 Gestión de proyectos y carteras

Consejo: Concéntrese en evaluar la fluidez con la que la solución gestiona varios proyectos simultáneamente, a la vez que proporciona información y controles claros a nivel de cartera. Busque funciones que soporten tanto la gestión de carteras de alto nivel como la ejecución detallada de proyectos.

3.2 Planificación y presupuestación del capital

Consejo: evalúe la capacidad del sistema para gestionar flujos de trabajo financieros complejos, centrándose en los procesos de aprobación y la precisión de las herramientas presupuestarias. Considera lo bien que integra la planificación financiera con la ejecución del proyecto.

3.3 Gestión de costes y seguimiento financiero

Consejo: Busque sólidas funciones de seguimiento de costes en tiempo real y una integración perfecta con los sistemas contables. La solución debe proporcionar una visibilidad clara del rendimiento financiero en todas las fases del proyecto.

3.4 Gestión de recursos

Consejo: Evalúe la eficacia con la que el sistema optimiza la asignación de recursos entre proyectos al tiempo que mantiene una visibilidad clara de las competencias y la disponibilidad. Céntrese en herramientas que respalden las decisiones estratégicas y tácticas sobre recursos.

3.5 Gestión de riesgos

Consejo: Concéntrese en la capacidad del sistema para identificar, evaluar y hacer un seguimiento de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Busque funciones de alerta proactiva y capacidades completas de seguimiento de la mitigación.

3.6 Gestión de documentos

Consejo: evalúe la capacidad del sistema para gestionar flujos de trabajo de documentos complejos, manteniendo al mismo tiempo el control de versiones y la seguridad. Considere las capacidades de integración con los sistemas de gestión de documentos existentes.

3.7 Gestión de adquisiciones y contratos

Consejo: Evalúe las capacidades del sistema para gestionar el ciclo de vida completo de la contratación, desde la selección del proveedor hasta el cierre del contrato. Céntrese en las funciones de automatización que agilizan los procesos de contratación manteniendo la conformidad.

3.8 Gestión de órdenes de trabajo

Consejo: Busque funciones que permitan la creación, el seguimiento y el cierre eficaces de las órdenes de trabajo y que, al mismo tiempo, se integren con los sistemas de gestión de recursos y programación. Tenga en cuenta los requisitos de flujo de trabajo específicos del sector.

3.9 Informes y análisis

Consejo: evalúe la profundidad y flexibilidad de las herramientas de elaboración de informes, centrándose en las capacidades en tiempo real y las opciones de personalización. Considere en qué medida los análisis apoyan la toma de decisiones estratégicas.

3.10 Colaboración y comunicación

Consejo: Céntrese en herramientas que faciliten la colaboración eficaz en equipo, manteniendo al mismo tiempo el contexto y la documentación del proyecto. Ten en cuenta en qué medida las funciones facilitan la comunicación tanto interna como externa con las partes interesadas.

3.11 Cumplimiento y gestión de la normativa

Consejo: evalúe la eficacia con la que el sistema ayuda a mantener el cumplimiento de las normativas del sector al tiempo que proporciona documentación y pistas de auditoría claras. Tenga en cuenta la flexibilidad para adaptarse a los cambios en los requisitos normativos.

4.0 IA y funciones avanzadas

4.1 Análisis predictivo basado en IA

Consejo: evalúe cómo la IA mejora las capacidades de previsión de proyectos y evaluación de riesgos. Busque funciones que demuestren un claro valor en los procesos de toma de decisiones a través de información basada en datos.

4.2 Procesamiento del lenguaje natural

Consejo: Céntrese en cómo las funciones de PNL mejoran la eficacia de la documentación y la comunicación. Tenga en cuenta la precisión y la utilidad de las funciones automatizadas de generación y análisis de contenidos.

4.3 Optimización de recursos basada en IA

Consejo: evalúe cómo la IA mejora las decisiones de asignación de recursos y la utilización. Busque funciones que demuestren mejoras cuantificables en la eficiencia de los recursos y los resultados de los proyectos.

4.4 Programación automatizada y gestión de tareas

Consejo: Concéntrese en cómo la IA mejora la optimización del calendario y la priorización de tareas. Tenga en cuenta la capacidad del sistema para adaptarse a las condiciones cambiantes del proyecto, manteniendo al mismo tiempo una utilización óptima de los recursos.

4.5 Control de la sostenibilidad y el cumplimiento

Consejo: Evalúe cómo la IA ayuda a controlar y mejorar la sostenibilidad de los proyectos al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa. Busque funciones que ofrezcan información práctica para reducir el impacto medioambiental.

4.6 Integración de IoT

Consejo: evalúe la eficacia con la que el sistema integra y analiza los datos de IoT para mejorar la supervisión del proyecto y la toma de decisiones. Tenga en cuenta la escalabilidad y las capacidades de procesamiento en tiempo real.

4.7 Mejora del apoyo a la toma de decisiones

Consejo: Céntrese en cómo los conocimientos basados en la IA respaldan la toma de decisiones estratégicas y operativas. Tenga en cuenta la calidad y la capacidad de actuación de las recomendaciones proporcionadas por el sistema.

4.8 Inteligencia de equipo

Consejo: Evalúe cómo las funciones de IA ayudan a la dinámica de equipo y a la optimización del rendimiento. Busque herramientas que le ayuden a identificar y abordar proactivamente los retos relacionados con el equipo.

4.9 Gestión autónoma de proyectos

Consejo: Evalúe el nivel de automatización de las tareas rutinarias de gestión de proyectos y la capacidad del sistema para funcionar con una intervención humana mínima manteniendo la precisión y el control.

5.0 Cualificación de los proveedores

5.1 Perfil y experiencia de la empresa

1. Requisitos organizativos
   • Mínimo 5 años de experiencia en soluciones CPMS
   • Implantaciones de escala similar completadas con éxito
   • Estabilidad financiera y modelo empresarial sostenible
   • Fuerte presencia en el sector de la gestión de proyectos de capital
2. Posición del sector
   • Reconocimiento de las principales empresas de análisis
   • Premios y galardones del sector
   • Cuota de mercado en los sectores pertinentes
   • Casos prácticos publicados

5.2 Asociación e infraestructura de apoyo

1. Asociaciones tecnológicas
   • Alianzas estratégicas con los principales proveedores de tecnología
   • Asociaciones para la integración
   • Certificaciones de plataformas en nube
   • Pertenencia a asociaciones sectoriales
2. Capacidades de apoyo
   • Asistencia mundial disponible 24 horas al día, 7 días a la semana
   • Múltiples niveles de asistencia
   • Equipo de asistencia especializado
   • Garantías de tiempo de respuesta

5.3 Aplicación e innovación

1. Metodología de aplicación
   • Marco de aplicación probado
   • Enfoque de gestión del cambio
   • Programas de formación
   • Métodos de transferencia de conocimientos
2. Innovación y desarrollo
   • Porcentaje de inversión en I+D
   • Calendario de publicación regular
   • Programa de pruebas beta
   • Claridad de la futura hoja de ruta

6.0 Criterios de evaluación

6.1 Capacidad de solución (40%)

1. Características completas
   • Arquitectura técnica
   • Requisitos funcionales
   • Capacidades de IA
   • Funciones de integración
2. Plataforma tecnológica
   • Escalabilidad
   • Rendimiento
   • Seguridad
   • Innovación

6.2 Enfoque de aplicación (20%)

1. Metodología
   • Gestión de proyectos
   • Reducción de riesgos
   • Garantía de calidad
   • Gestión del cambio

6.3 Capacidad de los proveedores (20%)

1. Experiencia
   • Experiencia en el sector
   • Clientes de referencia
   • Infraestructura de apoyo
   • Historial de innovación

6,4 Coste (20%)

1. Coste total de propiedad
   • Gastos de licencia
   • Costes de aplicación
   • Gastos de mantenimiento
   • Costes de formación

7.0 Normas de presentación

7.1 Requisitos de la propuesta

1. Resumen ejecutivo
2. Antecedentes de la empresa
3. Solución propuesta
4. Enfoque de aplicación
5. Plan de asistencia y mantenimiento
6. Precios detallados
7. Referencias de clientes
8. Ejemplos de informes y capturas de pantalla

7.2 Requisitos de formato

• Formato PDF
• Máximo 50 páginas
• Fuente de 12 puntos
• Márgenes de 1 pulgada

8.0 Calendario e información de contacto

8.1 Fechas clave

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Anuncio de la lista de finalistas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Selección final: [Fecha]
• Inicio del proyecto: [Fecha]

8.2 Información de contacto

Todas las consultas relativas a esta solicitud de propuestas deben dirigirse a:

[Nombre] [Cargo] [Correo electrónico] [Teléfono]

Las propuestas deberán enviarse por vía electrónica a [Dirección de correo electrónico]