Solicitud de Propuesta: Automatización de cuentas por pagar

Solicitud de Propuesta Solución de Software de Automatización de Cuentas por Pagar

Índice

1. Introducción
2. Antecedentes de la empresa
3. Objetivos del proyecto
4. Requisitos técnicos
5. Requisitos funcionales
6. IA y funciones avanzadas
7. Implantación y asistencia
8. Información para proveedores
9. Precios y licencias
10. Criterios de evaluación
11. Directrices para la presentación de propuestas

1. Introducción

Buscamos propuestas para una solución de seguridad integral que combine protección de puntos finales y software de automatización de cuentas por pagar para mejorar nuestra infraestructura de ciberseguridad y agilizar nuestras operaciones financieras. Esta RFP describe nuestros requisitos para un sistema sólido que proteja los puntos finales de nuestra red y, al mismo tiempo, gestione eficazmente nuestros procesos de cuentas por pagar.

2. Antecedentes de la empresa

[Sección de datos de la empresa]

3. Objetivos del proyecto

• Implantar una solución centralizada de protección de puntos finales y automatización de puntos de acceso
• Mejorar la protección contra las amenazas persistentes avanzadas
• Racionalice los flujos de trabajo de las cuentas por pagar y reduzca el procesamiento manual
• Mejorar la visibilidad y el control de la seguridad y las operaciones financieras
• Garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector
• Consiga un ahorro de costes y un retorno de la inversión cuantificables

4. Requisitos técnicos

4.1 Control de dispositivos

• Gestionar la accesibilidad a la red de los usuarios en portátiles y dispositivos móviles
• Control granular de varios tipos de dispositivos
• Capacidad para crear y aplicar políticas de uso de dispositivos
• Supervisión y registro en tiempo real
• Detección y clasificación automáticas
• Funciones de cifrado para dispositivos extraíbles
• Integración con Active Directory
• Plantillas de políticas de control de dispositivos

5. Requisitos funcionales

5.1 Gestión de facturas

Consejo: El sistema de gestión de facturas constituye la base de su estrategia de automatización de las cuentas a pagar. Céntrese en la captura de facturas procedentes de múltiples canales de entrada, manteniendo al mismo tiempo la precisión y validación de los datos. A la hora de evaluar estas capacidades, tenga en cuenta el crecimiento del volumen de su organización, la diversidad de proveedores y los requisitos de cumplimiento. Un sistema sólido debe gestionar las excepciones con elegancia y proporcionar pistas de auditoría claras.

5.2 Correspondencia de pedidos

Consejo: La correspondencia de pedidos es fundamental para mantener la precisión y el control financieros. Un sistema eficaz debe gestionar varios escenarios de correspondencia, incluidas las entregas parciales, las variaciones de precio y las partidas múltiples. Tenga en cuenta cómo gestiona el sistema las excepciones, valida los totales y mantiene la conformidad, al tiempo que agiliza el proceso de correspondencia. La capacidad de gestionar situaciones complejas de correspondencia manteniendo al mismo tiempo altos índices de automatización es esencial.

5.3 Gestión de proveedores

Consejo: Una gestión eficaz de los proveedores agiliza la comunicación, reduce el tiempo de tramitación de las consultas y mejora las relaciones con los proveedores. Céntrese en las capacidades de autoservicio que capacitan a los proveedores al tiempo que mantienen la seguridad y el control. El sistema debe ofrecer una visión completa de las interacciones con los proveedores, las métricas de rendimiento y el estado de cumplimiento, al tiempo que facilita una comunicación y un intercambio de documentos eficientes.

5.4 Captura e impresión de documentos

Consejo: La captura de documentos sirve de puerta de entrada para todas las facturas entrantes y la documentación de apoyo. El sistema debe proporcionar una alta precisión en la extracción de datos, manteniendo al mismo tiempo la calidad de los documentos y la capacidad de búsqueda. Tenga en cuenta los requisitos de conformidad para la conservación de documentos, las necesidades de seguridad para la información confidencial y las capacidades de integración con los sistemas de gestión de documentos existentes.

5.5 Flujos de aprobación

Consejo: Los flujos de trabajo de aprobación deben equilibrar la eficiencia con el control. El sistema debe adaptarse a estructuras organizativas complejas y, al mismo tiempo, ser lo suficientemente flexible para gestionar excepciones y casos especiales. Tenga en cuenta la accesibilidad móvil, las capacidades de delegación y los escenarios de aprobación de emergencia. El motor de flujo de trabajo debe admitir reglas de enrutamiento simples y complejas, al tiempo que mantiene pistas de auditoría claras y documentación de cumplimiento.

5.6 Gestión de pagos

Consejo: Las capacidades de gestión de pagos afectan directamente al flujo de caja y a las relaciones con los proveedores. El sistema debe optimizar los plazos de pago, capturar los descuentos disponibles y evitar los pagos duplicados. Tenga en cuenta los requisitos de los pagos internacionales, los múltiples métodos de pago y las necesidades de integración bancaria. Concéntrese en las funciones de seguridad, la prevención del fraude y la capacidad de gestionar situaciones de pago complejas en distintas divisas y sistemas de pago.

5.7 Capacidades de integración

Consejo: Las capacidades de integración determinan lo bien que encaja la solución en su ecosistema tecnológico existente. El sistema debe ofrecer opciones de integración flexibles con sistemas ERP, bancos y otras plataformas financieras. Tenga en cuenta las necesidades de sincronización en tiempo real, los requisitos de gestión de errores y la capacidad de mantener la coherencia de los datos en todos los sistemas. Las capacidades de la API deben admitir escenarios de integración tanto estándar como personalizados.

5.8 Cumplimiento e informes

Consejo: Las capacidades de cumplimiento y elaboración de informes protegen a su organización de los riesgos normativos, al tiempo que proporcionan información para la mejora de los procesos. El sistema debe ser compatible con múltiples marcos normativos y proporcionar herramientas flexibles de elaboración de informes. Tenga en cuenta los requisitos de auditoría, las políticas de conservación de datos y la necesidad de informes estándar y personalizados. La capacidad de demostrar el cumplimiento mediante documentación y registros de auditoría exhaustivos es esencial.

5.9 Controles de acceso de usuarios

Consejo: Los controles de acceso robustos protegen los datos financieros confidenciales a la vez que permiten operaciones eficientes. El sistema debe proporcionar una configuración de permisos granular y admitir un control de acceso basado en funciones. Tenga en cuenta los requisitos de cumplimiento, la separación de funciones y la necesidad de mantener la seguridad al tiempo que se respalda la eficiencia operativa. Los métodos de autenticación deben ajustarse a las políticas de seguridad de su organización.

5.10 Escalabilidad

Consejo: La escalabilidad garantiza que su solución pueda crecer con su empresa manteniendo el rendimiento. El sistema debe gestionar volúmenes de transacciones y recuentos de usuarios crecientes sin degradación. Tenga en cuenta las necesidades de escalado vertical y horizontal, los requisitos de rendimiento durante los periodos punta y la capacidad de añadir nuevas funciones o módulos a medida que crece su organización.

6. IA y funciones avanzadas

6.1 Extracción inteligente de datos

Consejo: La extracción de datos mediante IA es fundamental para alcanzar altos niveles de automatización. El sistema debe mejorar continuamente su precisión mediante el aprendizaje automático al tiempo que maneja diversos formatos y diseños de documentos. Tenga en cuenta los índices de precisión de los distintos tipos de documentos, los requisitos de formación y la capacidad de gestionar excepciones. La solución debe demostrar mejoras cuantificables en la precisión de la extracción a lo largo del tiempo.

6.2 Cotejo avanzado de facturas

Consejo: Las capacidades de cotejo inteligente deben ir más allá de las simples comparaciones uno a uno para manejar escenarios complejos y excepciones. El sistema debe aprender de las comparaciones y correcciones históricas para mejorar la precisión. Tenga en cuenta cómo gestiona el sistema las coincidencias parciales, las variaciones de precios y las partidas múltiples, al tiempo que mantiene altos niveles de automatización y precisión.

6.3 Análisis predictivo

Consejo: Los análisis avanzados deben proporcionar información práctica para la optimización del flujo de caja y la reducción de costes. El sistema debe aprovechar los datos históricos para predecir patrones e identificar oportunidades. Tenga en cuenta la precisión de las predicciones de , la relevancia de los datos para su negocio y la capacidad de actuar sobre la información proporcionada mediante intervenciones automatizadas o manuales.

6.4 Detección y prevención del fraude

Consejo: La detección del fraude basada en IA debe identificar patrones sospechosos y anomalías que los sistemas tradicionales basados en reglas podrían pasar por alto. El sistema debe combinar el aprendizaje automático con reglas personalizables para ofrecer una protección completa. Considere el equilibrio entre la precisión de la detección y los falsos positivos, así como la necesidad de herramientas de investigación rápidas y pistas de auditoría.

6.5 Enrutamiento automático de aprobaciones

Consejo: El enrutamiento basado en IA debe optimizar los flujos de trabajo de aprobación teniendo en cuenta la carga de trabajo, la experiencia y los patrones históricos. El sistema debe aprender continuamente de las decisiones de enrutamiento y sus resultados para mejorar la eficiencia. Considere el equilibrio entre la automatización y la supervisión humana, especialmente para las transacciones de alto valor o inusuales.

6.6 Procesamiento del lenguaje natural

Consejo: las funciones de PNL mejoran la funcionalidad de búsqueda y la extracción de datos, al tiempo que permiten interacciones más naturales con el usuario. El sistema debe comprender el contexto y la intención en varios idiomas y tipos de documentos. Tenga en cuenta la precisión del procesamiento lingüístico, la gama de idiomas compatibles y la capacidad de manejar terminología específica del sector.

6.7 Gestión de proveedores y evaluación de riesgos

Consejo: La gestión de proveedores impulsada por IA debe proporcionar una visión completa de las relaciones y los riesgos de los proveedores. El sistema debe combinar datos históricos de rendimiento con información externa para evaluar y predecir el comportamiento de los proveedores. Tenga en cuenta la profundidad del análisis, la relevancia de los indicadores de riesgo y la capacidad de tomar medidas proactivas basadas en la información.

6.8 Chatbots inteligentes

Consejo: Los chatbots basados en IA deben proporcionar un autoservicio eficiente y reducir la carga de trabajo del personal de AP. El sistema debe gestionar eficazmente las consultas rutinarias y derivar sin problemas los problemas complejos a operadores humanos. Tenga en cuenta la gama de consultas admitidas, las capacidades lingüísticas y la integración con los canales de comunicación existentes.

6.9 Optimización del proceso

Consejo: La mejora continua de los procesos a través del análisis de IA debe identificar oportunidades de aumento de la eficiencia y reducción de costes. El sistema debe ofrecer recomendaciones prácticas basadas en datos operativos y en las mejores prácticas del sector. Tenga en cuenta la aplicabilidad práctica de las sugerencias y la capacidad de medir las mejoras.

6.10 Reconciliación inteligente

Consejo: La conciliación basada en IA debe automatizar el cotejo de transacciones en varios sistemas y gestionar las excepciones de forma inteligente. El sistema debe aprender de las conciliaciones históricas para mejorar la precisión y reducir la intervención manual. Tenga en cuenta la complejidad de sus necesidades de conciliación, el volumen de transacciones y los requisitos de precisión.

7. Aplicación y apoyo

7.1 Metodología de aplicación

• Plan y calendario detallados del proyecto
• Estrategia de migración de datos
• Enfoque de la configuración
• Metodología de las pruebas
• Planificación de la puesta en marcha
• Apoyo posterior a la aplicación
• Procedimientos de gestión de cambios
• Estrategias de reducción de riesgos

7.2 Formación y documentación

• Programas de formación de usuarios
• Formación de administradores
• Requisitos de documentación
• Expectativas de transferencia de conocimientos
• Apoyo a la formación continua
• Personalización del material de formación
• Videotutoriales y guías
• Programas de certificación

7.3 Servicios de apoyo

• Horario y disponibilidad de la asistencia
• Requisitos de tiempo de respuesta
• Procedimientos de escalada de problemas
• Canales de asistencia
• Acuerdos de nivel de servicio
• Procesos de resolución de problemas
• Programas de mantenimiento periódico
• Protocolos de apoyo en caso de emergencia

8. Información sobre proveedores

Información necesaria:

• Historia y antecedentes de la empresa
• Información sobre estabilidad financiera
• Referencias de aplicaciones similares
• Estructura y cualificaciones del equipo del proyecto
• Hoja de ruta del producto
• Innovación e inversiones en I+D
• Asociaciones industriales
• Certificaciones de seguridad
• Métricas de éxito del cliente
• Capacidad de asistencia mundial

9. Precios y licencias

9.1 Modelo de fijación de precios

• Licencias de software
• Costes de aplicación
• Costes de formación
• Gastos de apoyo
• Descuentos por volumen
• Costes adicionales del módulo
• Gastos de personalización
• Costes de integración
• Requisitos de infraestructura

9.2 Condiciones de pago

• Calendario de pagos
• Hitos de pago
• Opciones de pago anticipado
• Condiciones de renovación
• Créditos del acuerdo de nivel de servicio
• Cláusulas penales
• Condiciones de protección de precios
• Opciones de duración del contrato

10. Criterios de evaluación

Las propuestas se evaluarán en función de

• Capacidad técnica (25%)
• Ajuste funcional (25%)
• Enfoque de aplicación (15%)
• Experiencia con proveedores (15%)
• Coste y rentabilidad (20%)

Entre los factores específicos de evaluación se incluyen:

• Solución completa
• Arquitectura técnica
• Capacidades de seguridad
• Capacidad de integración
• Metodología de aplicación
• Estructura de apoyo
• Enfoque de la formación
• Rentabilidad
• Estabilidad del proveedor
• Potencial de innovación

11. Directrices para la presentación de propuestas

11.1 Calendario

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Decisión de selección: [Fecha]
• Fecha de inicio del proyecto: [Fecha]

11.2 Requisitos de presentación

Las propuestas deben seguir esta estructura:

1. Resumen ejecutivo
2. Antecedentes de la empresa
3. Solución técnica
4. Solución funcional
5. Enfoque de aplicación
6. Servicios de apoyo
7. Precios
8. Referencias
9. Formularios obligatorios
10. Información adicional

11.3 Formato de presentación

• Presentación electrónica obligatoria
• Preferiblemente en formato PDF
• Tamaño máximo del archivo: 20 MB
• Secciones claramente marcadas
• Índice requerido
• Números de página necesarios
• Resumen ejecutivo limitado a 5 páginas
• Respuesta técnica limitada a 50 páginas
• Apéndices según sea necesario

11.4 Información de contacto

Contacto principal: [Nombre] Cargo: [Cargo] Correo electrónico: [Correo electrónico] Teléfono: [Teléfono] Dirección: [Dirección]

Contacto secundario: [Nombre] Cargo: [Cargo] Email: [Correo electrónico] Teléfono: [Teléfono]