Solicitud de Propuesta: Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado

Solicitud de Propuesta Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS)

Índice

1. Introducción y antecedentes
2. Objetivos del proyecto
3. Alcance del trabajo
4. Requisitos técnicos
5. Requisitos funcionales
6. Funciones avanzadas basadas en IA
7. Cualificaciones de los proveedores
8. Normas de presentación
9. Cronología

1. Introducción y antecedentes

[Nombre de la empresa] solicita propuestas para un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) integral que optimice nuestras operaciones de gestión y mantenimiento de activos. Esta RFP describe nuestros requisitos para un sistema robusto que ayudará a rastrear y gestionar los activos fijos, herramientas y equipos utilizados en nuestras operaciones diarias.

Usuarios principales

• Fabricantes
• Minoristas
• Proveedores de servicios de mantenimiento

Propósito

El objetivo principal es optimizar el uso y la productividad de los activos en las distintas fases de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su enajenación.

2. Objetivos del proyecto

1. Gestión del ciclo de vida de los activos
   • Seguimiento y gestión de diversos tipos de activos en múltiples ubicaciones
   • Mantener una información y un historial completos de los activos
   • Optimizar el ciclo de vida de los activos desde su adquisición hasta su enajenación
2. Optimización del mantenimiento
   • Agilice la gestión de las órdenes de trabajo
   • Aplicar una programación eficaz del mantenimiento preventivo
   • Reducir el tiempo de inactividad de los equipos
3. Eficiencia de los recursos
   • Optimizar la gestión del inventario
   • Mejorar la asignación de recursos
   • Aumentar la productividad de los trabajadores
4. Toma de decisiones basada en datos
   • Genere informes y análisis exhaustivos
   • Supervisar los indicadores clave de rendimiento
   • Apoyar la planificación estratégica

3. Alcance del trabajo

Aplicación de las funciones básicas

1. Sistema de gestión de activos
2. Gestión de órdenes de trabajo
3. Programación del mantenimiento preventivo
4. Gestión de existencias
5. Gestión de recursos
6. Informes y análisis
7. Accesibilidad móvil
8. Gestión del cumplimiento
9. Servicios de integración
10. Gestión de garantías y contratos

Implementación de funciones avanzadas de IA

1. Mantenimiento predictivo
2. Generación de procedimientos con IA
3. Detección de anomalías
4. Integración de notas de voz
5. Reconocimiento de patrones
6. Optimización de recursos
7. Procesamiento del lenguaje natural

Componentes adicionales

1. Gestión de la energía
2. Gestión de la seguridad
3. Gestión multisede
4. Gestión de documentos
5. Gestión de proveedores
6. Seguimiento de centros de coste
7. Seguimiento de la sostenibilidad

4. Requisitos técnicos

Arquitectura del sistema

• Accesibilidad de los navegadores web
• Aplicación móvil con modo offline
• Sincronización automática en segundo plano
• Arquitectura SaaS
• Accesibilidad a la nube
• Acceso nominativo seguro por usuario
• Tasa de disponibilidad superior al 99,99

Requisitos de seguridad

• Control de acceso basado en funciones
• Autenticación multifactor
• Transmisión segura de datos
• Cifrado en reposo y en tránsito
• Auditorías de seguridad periódicas
• Cumplimiento de las normas de seguridad del sector

Requisitos de integración

• Disponibilidad de la API
• Compatibilidad con protocolos de integración estándar
• Importación y exportación de datos
• Sincronización en tiempo real
• Tratamiento de errores y registro
• Integración con los sistemas empresariales existentes

Requisitos para móviles

• Aplicaciones nativas para iOS y Android
• Funcionalidad offline
• Sincronización automática
• Notificaciones push
• Escaneado de código de barras/código QR
• Localización GPS

Gestión de datos

• Capacidad de migración de datos mediante archivos de formato abierto
• Copias de seguridad periódicas automatizadas
• Políticas de conservación de datos
• Mantenimiento de registros de auditoría
• Procedimientos de recuperación de datos
• Conservación de datos históricos

5. Requisitos funcionales

5.1 Gestión de activos

Consejo: La gestión de activos es la base de cualquier sistema de GMAO. Asegúrese de que la solución permite realizar un seguimiento de todos los tipos de activos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición hasta la eliminación, al tiempo que mantiene registros históricos detallados y admite actualizaciones de estado en tiempo real.

5.2 Gestión de órdenes de trabajo

Consejo: Una gestión eficaz de las órdenes de trabajo agiliza las operaciones de mantenimiento y garantiza la correcta ejecución de las tareas. El sistema debe soportar el flujo de trabajo completo, desde la presentación de la solicitud hasta su finalización, con un seguimiento y una rendición de cuentas claros en cada etapa.

5.3 Mantenimiento preventivo

Consejo: Las funciones de mantenimiento preventivo deberían ayudar a las organizaciones a pasar de estrategias de mantenimiento reactivas a proactivas. Busque funciones de programación sólidas y la capacidad de activar el mantenimiento en función del tiempo y de las métricas de uso.

5.4 Gestión de existencias

Consejo: La gestión eficaz del inventario es crucial para mantener unos niveles óptimos de piezas de repuesto y minimizar los retrasos en el mantenimiento. El sistema debe proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, al tiempo que automatiza los procesos de reordenación y mantiene las relaciones pieza-activo.

5.5 Gestión de los recursos

Consejo: La gestión de recursos debe optimizar la asignación de recursos tanto humanos como materiales, garantizando una utilización eficaz al tiempo que se mantiene una adecuación de las competencias y un seguimiento de la disponibilidad.

5.6 Informes y análisis

Consejo: Las capacidades integrales de generación de informes y análisis deben proporcionar información procesable a través de paneles personalizables e informes detallados, lo que permite la toma de decisiones basada en datos en todas las operaciones de mantenimiento.

5.7 Accesibilidad móvil

Consejo: La funcionalidad móvil debe proporcionar a los técnicos de campo acceso completo a la información y las herramientas necesarias, soportando operaciones tanto en línea como fuera de línea con capacidades de sincronización sin fisuras.

5.8 Gestión de la conformidad

Consejo: Las funciones de gestión de la conformidad deben garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos al tiempo que automatizan los procesos de seguimiento de la conformidad, gestión de la certificación y elaboración de informes.

5.9 Capacidades de integración

Consejo: Las capacidades de integración deben permitir un intercambio de datos fluido con los sistemas empresariales existentes y, al mismo tiempo, proporcionar API flexibles para integraciones personalizadas y futuras incorporaciones de sistemas.

5.10 Gestión de garantías y contratos

Consejo: La gestión de garantías y contratos debe proporcionar un seguimiento exhaustivo de toda la información sobre garantías y acuerdos de servicio, al tiempo que alerta automáticamente a los usuarios sobre el estado de la cobertura durante la planificación del mantenimiento.

5.11 Gestión de usuarios y seguridad

Consejo: La gestión de usuarios y las funciones de seguridad deben proporcionar un control granular sobre el acceso al sistema, manteniendo al mismo tiempo una autenticación segura y registros de auditoría completos de todas las acciones de los usuarios.

6. Funciones avanzadas basadas en IA

6.1 Mantenimiento predictivo

Consejo: El mantenimiento predictivo que utiliza IA debe aprovechar tanto los datos históricos como las entradas de sensores en tiempo real para pronosticar fallas potenciales antes de que ocurran, lo que permite la planificación proactiva del mantenimiento y la reducción del tiempo de inactividad inesperado.

6.2 Generación de procedimientos con IA

Consejo: La generación de procedimientos mediante IA debe agilizar la creación y optimización de los procedimientos de mantenimiento aprendiendo de los patrones de éxito históricos e incorporando las mejores prácticas del sector.

6.3 Detección de anomalías mediante IA

Consejo: La detección de anomalías debería identificar patrones inusuales en los datos de funcionamiento y mantenimiento de los equipos, ayudando a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en fallos críticos.

6.4 Notas de voz con IA

Consejo: La funcionalidad de notas de voz debe proporcionar una conversión precisa de voz a texto, al tiempo que mantiene el conocimiento del contexto para la terminología específica de mantenimiento, lo que permite la documentación manos libres para los técnicos sobre el terreno.

6.5 Aprendizaje automático para el reconocimiento de patrones

Consejo: Las capacidades de reconocimiento de patrones deben analizar continuamente los datos de los equipos para identificar correlaciones entre las condiciones de funcionamiento, las actividades de mantenimiento y el rendimiento de los equipos, permitiendo un mantenimiento predictivo cada vez más preciso.

6.6 Aprendizaje y mejora continuos

Consejo: El sistema debe demostrar su capacidad de mejora continua aprendiendo de los resultados del mantenimiento y de los comentarios de los usuarios, y perfeccionando periódicamente sus predicciones y recomendaciones para mejorar su precisión.

6.7 Asignación de recursos basada en IA

Consejo: La asignación de recursos debe optimizar la utilización de la mano de obra y los equipos teniendo en cuenta múltiples factores, como las competencias, la ubicación, la carga de trabajo y los niveles de prioridad, para maximizar la eficacia y minimizar el tiempo de inactividad.

6.8 Procesamiento del lenguaje natural

Consejo: las capacidades de PLN deben procesar y categorizar eficazmente las solicitudes de mantenimiento y la documentación, extrayendo información clave para automatizar los procesos de flujo de trabajo y mejorar la capacidad de búsqueda.

7. Cualificación de los proveedores

1. Perfil de la empresa
   • Años en el sector de la GMAO
   • Presencia en el mercado
   • Estabilidad financiera
   • Plan de desarrollo
2. Experiencia y conocimientos
   • Aplicaciones similares
   • Experiencia en el sector
   • Capacidades técnicas
   • Infraestructura de apoyo
3. Referencias
   • Un mínimo de tres referencias de clientes
   • Aplicaciones industriales similares
   • Alcance y resultados del proyecto

8. Normas de presentación

Las propuestas deben incluir:

1. Resumen ejecutivo
2. Descripción de la solución técnica
3. Metodología de aplicación
4. Calendario del proyecto
5. Estructura del equipo
6. Plan de formación
7. Plan de apoyo
8. Precios detallados
9. Referencias de clientes
10. Ejemplos de informes y documentación

9. Cronología

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Selección del proveedor: [Fecha]
• Inicio del proyecto: [Fecha]

Envíe sus propuestas a [Información de contacto]

[Fin del documento de solicitud de propuestas]