Solicitud de Propuesta: Solución de software de contabilidad

Solicitud de Propuesta: Solución de Software de Contabilidad

Índice

1. Introducción
2. Tipos de software de contabilidad
3. Requisitos técnicos
4. Requisitos funcionales
5. Características de la IA
6. Implantación y asistencia
7. Precios y licencias
8. Criterios de evaluación de proveedores
9. Cronología

1. Introducción

El objetivo de esta solicitud de propuestas (RFP) es solicitar propuestas de proveedores cualificados para una solución integral de software de contabilidad que gestione las transacciones financieras, los gastos, los ingresos y los flujos de caja de nuestra organización. La solución debe automatizar varios procesos contables, incluidas las cuentas por pagar y por cobrar, los asientos contables, los libros mayores y los estados financieros para los procesos de contabilidad y finanzas, recursos humanos, procesamiento de nóminas, anualidades, inversiones y previsiones presupuestarias.

2. Tipos de software de contabilidad

El proveedor debe especificar a qué categoría pertenece su solución y explicar sus capacidades en cada área relevante:

• Programa de contabilidad de sobremesa
• Software de contabilidad en la nube
• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Programa de contabilidad para pequeñas empresas
• Software de contabilidad de código abierto
• Software de contabilidad específico del sector
• Software de facturación en línea
• Software de contabilidad para autónomos
• Software de contabilidad para organizaciones sin ánimo de lucro
• Aplicaciones móviles de contabilidad

3. 3. Requisitos técnicos

Requisitos del sistema

• Sistemas operativos compatibles (Windows 10/11, macOS, Linux)
• Velocidad mínima del procesador (2,4 GHz de doble núcleo)
• RAM mínima (se recomiendan 8 GB)
• Espacio mínimo en disco (5 GB libres)
• Requisitos de la base de datos (SQL Server 2016 o posterior)
• Navegadores compatibles
• Requisitos de la red
• Compatibilidad con dispositivos móviles
• Capacidad de integración
• Requisitos de seguridad
• Copias de seguridad y recuperación en caso de catástrofe
• Especificaciones de escalabilidad

Requisitos de integración

• Accesibilidad de la API
• Integración con terceros
• Importación y exportación de datos
• Opciones de integración personalizadas
• Sincronización en tiempo real
• Capacidad de procesamiento por lotes

Requisitos de seguridad

• Cifrado de datos en reposo y en tránsito
• Autenticación multifactor
• Control de acceso basado en funciones
• Registro de auditoría
• Certificaciones de conformidad
• Procedimientos de copia de seguridad y recuperación
• Protocolos de respuesta a incidentes
• Gestión de actualizaciones de seguridad

4. 4. Requisitos funcionales

4.1 Gestión del Libro Mayor

Consejo: El libro mayor es la base de su sistema contable, ya que sirve como repositorio central de todas las transacciones financieras. Un sistema sólido de gestión del libro mayor garantiza un registro financiero preciso, simplifica la conciliación y proporciona la base para todos los informes y análisis financieros.

4.2 Cuentas por cobrar y facturación

Consejo: La gestión eficaz de las cuentas por cobrar es crucial para mantener un flujo de caja saneado. El sistema debe automatizar todo el ciclo de cuentas por cobrar, desde la generación de facturas hasta el cobro de los pagos, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la precisión.

4.3 Cuentas a pagar

Consejo: Un sistema eficiente de cuentas por pagar agiliza los pagos a proveedores, optimiza el flujo de caja y garantiza el procesamiento puntual de los pagos, al tiempo que mantiene sólidas relaciones con los proveedores.

4.4 Información financiera

Consejo: Las completas funciones de elaboración de informes financieros son esenciales para la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de la normativa, ya que proporcionan informes estándar y personalizables que ofrecen una visión profunda del rendimiento financiero.

4.5 Conciliación bancaria

Consejo: La conciliación bancaria automatizada garantiza la exactitud de los registros financieros al tiempo que ahorra un tiempo considerable, agiliza el proceso de cotejo y pone de manifiesto las discrepancias para su rápida resolución.

4.6 Soporte multidivisa

Consejo: La funcionalidad multidivisa es crucial para las empresas que operan en todo el mundo y gestionan todos los aspectos de las transacciones en moneda extranjera, desde las operaciones diarias hasta los informes financieros.

4.7 Gestión fiscal

Consejo: Las completas funciones de gestión fiscal garantizan el cumplimiento de las distintas normativas fiscales, al tiempo que automatizan los procesos de cálculo, recaudación y elaboración de informes en distintas jurisdicciones.

4.8 Presupuestos y previsiones

Consejo: Unas herramientas eficaces de presupuestación y previsión permiten a las organizaciones planificar estrategias financieras, realizar un seguimiento de los resultados con respecto a los objetivos y tomar decisiones basadas en datos para el crecimiento futuro.

4.9 Gestión de activos

Consejo: La completa funcionalidad de gestión de activos realiza un seguimiento del ciclo de vida completo de los activos de la empresa, garantizando cálculos de depreciación precisos y una utilización óptima de los activos.

4.10 Gestión de existencias

Consejo: Una gestión eficaz del inventario es crucial para mantener niveles óptimos de existencias, controlar los costes y garantizar la puntualidad de los suministros, minimizando al mismo tiempo el capital circulante inmovilizado en el inventario.

4.11 Procesamiento de nóminas

Consejo: El procesamiento integral de las nóminas garantiza el pago preciso y puntual de los empleados, al tiempo que mantiene el cumplimiento de la normativa fiscal y la legislación laboral.

4.12 Soporte multi-entidad

Consejo: El soporte multi-entidad permite una gestión eficiente de múltiples unidades de negocio, manteniendo al mismo tiempo las capacidades de separación y consolidación apropiadas.

4.13 Pista de auditoría

Consejo: Un sistema completo de seguimiento de auditoría mantiene la transparencia y la responsabilidad mediante el seguimiento de todos los cambios en el sistema y las acciones de los usuarios, proporcionando un historial completo con fines de auditoría.

4.14 Capacidades de integración

Consejo: Las sólidas capacidades de integración garantizan un flujo de datos fluido entre varios sistemas empresariales, mejorando la eficiencia y manteniendo la coherencia de los datos en toda la organización.

4.15 Seguridad y control de acceso

Consejo: Unas medidas de seguridad exhaustivas protegen los datos financieros confidenciales al tiempo que garantizan unos niveles de acceso adecuados para las distintas funciones de los usuarios.

4.16 Gestión de documentos

Consejo: Una gestión eficaz de los documentos agiliza el almacenamiento, la recuperación y la organización de los documentos financieros, al tiempo que mantiene la seguridad y la accesibilidad.

4.17 Plan de cuentas personalizable

Consejo: Una estructura flexible del plan de cuentas permite la personalización para satisfacer las necesidades específicas de la industria, manteniendo al mismo tiempo la claridad organizativa y la eficiencia en la presentación de informes.

4.18 Alimentación bancaria automatizada

Consejo: La integración de feeds bancarios en tiempo real automatiza la importación y categorización de transacciones, reduciendo la introducción manual de datos y mejorando la precisión de los registros financieros.

4.19 Operaciones recurrentes

Consejo: La automatización de los procesos financieros recurrentes reduce el esfuerzo manual y garantiza la coherencia en el procesamiento de las transacciones periódicas.

4.20 Cuadros de mando financieros

Consejo: Los cuadros de mando financieros personalizables ofrecen visibilidad en tiempo real de las principales métricas financieras, lo que permite tomar decisiones y supervisar el rendimiento con rapidez.

5. Características de la IA

5.1 Análisis predictivo basado en IA

Consejo: El análisis predictivo avanzado aprovecha el aprendizaje automático para predecir tendencias financieras e identificar oportunidades, lo que permite una toma de decisiones y una planificación estratégica proactivas.

5.2 Procesamiento del lenguaje natural

Consejo: las funciones de PNL permiten una interacción intuitiva con los datos financieros mediante consultas conversacionales y la generación automática de informes, lo que hace que los análisis financieros complejos sean accesibles para todos los usuarios.

5.3 Detección de anomalías

Consejo: La detección de anomalías basada en IA identifica automáticamente patrones inusuales y posibles fraudes, mejorando la seguridad y reduciendo los riesgos financieros.

5.4 Control del cumplimiento

Consejo: La supervisión del cumplimiento mejorada por IA garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos mediante comprobaciones y actualizaciones automatizadas, reduciendo los riesgos y los costes de cumplimiento.

5.5 Extracción inteligente de datos

Sugerencia: Las funciones avanzadas de OCR y aprendizaje automático extraen y procesan automáticamente datos financieros de varios documentos, lo que reduce la introducción manual y mejora la precisión.

5.6 Auditoría asistida por IA

Consejo: Las herramientas de auditoría impulsadas por IA automatizan las tareas rutinarias de auditoría al tiempo que identifican las áreas de alto riesgo, lo que mejora significativamente la eficiencia y la eficacia de la auditoría.

5.7 Inteligencia Artificial personalizada

Consejo: La información personalizada basada en IA ofrece recomendaciones y análisis a medida basados en datos específicos de la empresa y tendencias del sector.

5.8 Comunicación con el cliente basada en IA

Consejo: Las herramientas de comunicación automatizada mejoran las interacciones con los clientes mediante la programación inteligente, el seguimiento y los mensajes personalizados.

5.9 Aprendizaje continuo

Sugerencia: los algoritmos de mejora automática se adaptan al comportamiento de los usuarios y a los nuevos patrones de datos, lo que garantiza una optimización continua del sistema y una mayor precisión.

5.10 Planificación financiera basada en IA

Consejo: Las herramientas avanzadas de planificación y análisis financiero aprovechan la IA para realizar previsiones y modelos de escenarios más precisos.

5.11 Consultas PNL avanzadas

Consejo: el sofisticado procesamiento del lenguaje natural gestiona consultas financieras complejas y genera análisis detallados.

5.12 Gestión fiscal basada en IA

Consejo: Las funciones inteligentes de gestión fiscal automatizan el cumplimiento y optimizan la planificación fiscal.

5.13 Minería de procesos

Consejo: El análisis de los procesos contables basado en IA identifica ineficiencias y sugiere mejoras.

5.14 Ciberseguridad de la IA

Consejo: La detección y prevención avanzadas de amenazas mediante algoritmos de IA protegen los datos financieros.

5.15 Gobernanza de los datos financieros

Consejo: Las herramientas basadas en IA mantienen la calidad de los datos y la conformidad en todo el sistema financiero.

5.16 IA explicable

Consejo: los procesos transparentes de toma de decisiones de IA proporcionan explicaciones claras a efectos de auditoría y cumplimiento.

5.17 Informes de sostenibilidad

Sugerencia: Seguimiento e información de métricas medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) basados en IA.

6. Aplicación y apoyo

• Servicios de instalación y configuración
• Servicios de migración de datos
• Programa de formación e incorporación
• Disponibilidad de asistencia técnica
• Actualizaciones periódicas y programa de mantenimiento
• Acuerdos de nivel de servicio
• Apoyo a los procedimientos de escalada
• Base de conocimientos y documentación

7. Precios y licencias

Proporcionar precios detallados para:

• Licencias de software (suscripción/perpetua)
• Servicios de aplicación
• Servicios de formación
• Servicios de apoyo
• Módulos/características adicionales
• Descuentos por volumen
• Condiciones de pago
• Condiciones de renovación

8. Criterios de evaluación de proveedores

Las propuestas se evaluarán en función de

• Capacidades y características de la solución (35%)
• Arquitectura técnica y seguridad (20%)
• Enfoque de aplicación (15%)
• Experiencia y estabilidad de los proveedores (10%)
• Servicios de apoyo (10%)
• Coste total de propiedad (10%)

9. Cronología

• Fecha de publicación de la RFP: [Fecha]
• Preguntas Plazo: [Fecha]
• Fecha límite para la presentación de propuestas: [Fecha]
• Presentaciones de proveedores: [intervalo de fechas]
• Selección del proveedor: [Fecha]
• Inicio del proyecto: [Fecha]

10. Instrucciones de presentación

Envíe sus propuestas y dirija sus preguntas a [Nombre] [Cargo] [Correo electrónico] [Teléfono].